Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο

Tutorials του Outlook - Γρήγορα μέρη

Εάν πρέπει να πληκτρολογήσετε τα ίδια κομμάτια κειμένου, να εισαγάγετε τα ίδια γραφικά σε νέα σύνταξη, απάντηση ή προώθηση μηνυμάτων στο Outlook, πώς θα διευκολύνετε την επαναλαμβανόμενη εργασία; Σε σύγκριση με την επανπληκτρολόγηση του ίδιου περιεχομένου κάθε φορά, το Outlook παρέχει μια εκπληκτική λειτουργία Γρήγορων ανταλλακτικών για να μας βοηθήσει να επαναχρησιμοποιήσουμε εύκολα τυχόν κομμάτια κειμένου, γραφικών, συμβόλων σε ένα σώμα σύνταξης μηνύματος.

Πίνακας Περιεχομένων

Note: Οι μέθοδοι που παρουσιάζονται σε αυτήν τη σελίδα ισχύουν για το πρόγραμμα επιφάνειας εργασίας Microsoft Outlook 2019 στα Windows 10. Και οι οδηγίες ενδέχεται να διαφέρουν σημαντικά ή ελαφρώς ανάλογα με την έκδοση του Microsoft Outlook και τα περιβάλλοντα των Windows.


1. Τι είναι τα Quick Parts;

Η Γρήγορα εξαρτήματα χαρακτηριστικό είναι μια βιβλιοθήκη περιεχομένου που μπορείτε να εισάγετε τακτικά στο σώμα του μηνύματος, όπως κομμάτια κειμένου, γραφικά, σύμβολα κ.λπ. Γρήγορα εξαρτήματα βιβλιοθήκη, μπορείτε να επαναχρησιμοποιήσετε γρήγορα όλα τα στοιχεία που είναι αποθηκευμένα σε αυτήν στο σώμα του μηνύματός σας αμέσως.

Τα στοιχεία που είναι αποθηκευμένα στη βιβλιοθήκη Quick Parts ορίζονται ως δομικά στοιχεία από το Microsoft Office και το AutoText είναι ένας τύπος δομικών στοιχείων που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ξανά.


2. Τοποθεσίες Quick Parts

2.1 Θέση της δυνατότητας Quick Parts

Στα νέα παράθυρα σύνταξης, απάντησης ή προώθησης μηνυμάτων, το Γρήγορα εξαρτήματα χαρακτηριστικό εντοπίζει στο Κείμενο ομάδα για το Κύριο θέμα Tab.

2.2 Θέση του αρχείου Quick Parts

Όπως γνωρίζουμε, τα στοιχεία της συλλογής γρήγορων ανταλλακτικών αποθηκεύονται σε ένα αρχείο που ονομάζεται ως NormalEmail.dotm. ο NormalEmail.dotm Το αρχείο αποθηκεύεται στην ακόλουθη διαδρομή φακέλου:
% APPDATA% \ Microsoft \ Πρότυπα

Ανοίξτε έναν φάκελο, επικολλήστε τη διαδρομή του φακέλου στο Διεύθυνση πλαίσιο και πατήστε το εισάγετε κλειδί. Τότε θα πάρετε το NormalEmail.dotm αρχείο στον φάκελο ανοίγματος.

Συμβουλές: Όταν επικολλήσουμε τη διαδρομή φακέλου στο Διεύθυνση πλαίσιο και πατήστε το εισάγετε κλειδί, το % APPDATA% \ Microsoft \ Πρότυπα θα αλλάξει αυτόματα σε C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.


3. Δημιουργήστε μια νέα καταχώρηση Quick Parts

Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε μια νέα καταχώρηση Quick Parts κατά τη σύνταξη νέων, την απάντηση ή την προώθηση μηνυμάτων στο Outlook.

1. Στο νέο παράθυρο σύνταξης, απάντησης ή προώθησης μηνύματος, επιλέξτε το κομμάτι κειμένου που θα αποθηκεύσετε ως καταχώριση Quick Parts στο σώμα του μηνύματος.

2. Κλίκ Κύριο θέμα > Γρήγορα εξαρτήματα > Αποθήκευση επιλογής στη Γρήγορη συλλογή μερών.

3. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέου δομικού μπλοκ, παρακαλούμε:
(1) Πληκτρολογήστε ένα όνομα στο Όνομα κουτί;
(2) Καθορίστε μια κατηγορία από το κατηγορία αναπτυσσόμενη λίστα;
(3) Πληκτρολογήστε λέξεις περιγραφής για αυτήν τη νέα καταχώρηση στο Περιγραφή κουτί;
(4) Επιλέξτε ένα μοντέλο ένθετου από το Επιλογές Αναπτυσσόμενη λίστα.

Συμβουλές:
(1) Μπορείτε να προσθέσετε τη νέα καταχώρηση Quick Parts σε μια νέα κατηγορία: Κάντε κλικ στο κατηγορία , επιλέξτε Δημιουργία νέας κατηγορίας από την αναπτυσσόμενη λίστα και, στη συνέχεια, δημιουργήστε μια νέα κατηγορία στο νέο αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου.

(2) Υπάρχουν τρία μοντέλα ένθετων στο Επιλογές αναπτυσσόμενη λίστα:
A. Εισαγάγετε μόνο περιεχόμενο: Εισαγάγετε την καθορισμένη καταχώρηση Quick Parts στον κέρσορα στο σώμα του μηνύματος.
B. Εισαγάγετε περιεχόμενο στη δική του παράγραφο: Εισαγάγετε την καθορισμένη καταχώρηση Quick Parts σε ξεχωριστή παράγραφο.
C. Εισαγάγετε περιεχόμενο στη δική του σελίδα: Η καθορισμένη καταχώρηση Quick Parts φαίνεται να έχει εισαχθεί σε ξεχωριστή παράγραφο στο σώμα του μηνύματος. Ωστόσο, στην προεπισκόπηση εκτύπωσης (Αρχεία > ), θα δείτε ότι παραμένει σε ξεχωριστή σελίδα.

4. Κάντε κλικ στο OK κουμπί στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέου μπλοκ δόμησης.

Στη συνέχεια, το επιλεγμένο κομμάτι κειμένου ή αντικείμενα αποθηκεύεται ως καταχώρηση Γρήγορων τμημάτων στο Outlook.


4. Εισαγάγετε μια καταχώρηση Quick Parts στο σώμα του μηνύματος

Οι καταχωρήσεις Quick Parts μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν σε σώματα μηνυμάτων εύκολα κάνοντας κλικ μόνο.

4.1 Εισαγάγετε μια καταχώρηση Quick Parts

Στα νέα παράθυρα σύνταξης, απάντησης ή προώθησης μηνύματος, τοποθετήστε τον κέρσορα στο σώμα του μηνύματος όπου θα εισαγάγετε μια καταχώρηση Γρήγορων εξαρτημάτων και κάντε κλικ Κύριο θέμα > Γρήγορα εξαρτήματακαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καθορισμένη καταχώρηση Quick Part από το αναπτυσσόμενο μενού.

Στη συνέχεια, η καθορισμένη καταχώρηση Quick Part εισάγεται στη θέση του δρομέα ή νέα παράγραφος/σελίδα δίπλα στη θέση του δρομέα.

Εναλλακτικά, στο Γρήγορα εξαρτήματα αναπτυσσόμενο μενού, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στην καθορισμένη καταχώρηση Quick Part και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Εισαγωγή στην τρέχουσα θέση εγγράφου, Εισαγωγή στην αρχή του εγγράφου, ή Εισαγωγή στο τέλος του εγγράφου από το μενού περιβάλλοντος όπως χρειάζεστε.

4.2 Εισαγάγετε καταχωρήσεις Quick Parts με πλήκτρα πρόσβασης

Στο σώμα του μηνύματος, πληκτρολογήστε το όνομα μιας καταχώρισης Quick Part και πατήστε το F3 Key, τότε το όνομα καταχώρισης Quick Part θα αντικατασταθεί αμέσως με το περιεχόμενό του.


5. Μετονομάστε μια καταχώρηση Quick Parts

Μερικές φορές, μπορεί να χρειαστεί να αλλάξετε το όνομα μιας καταχώρισης Quick Part. Μπορείτε εύκολα να το μετονομάσετε ως εξής:

1. Στο νέο παράθυρο σύνθεσης, απάντησης ή προώθησης μηνύματος, κάντε κλικ στο Κύριο θέμα > Γρήγορα εξαρτήματα, μετά στο αναπτυσσόμενο μενού κάντε δεξί κλικ στην καθορισμένη καταχώρηση και επιλέξτε Επεξεργασία ιδιοτήτων από το μενού με δεξί κλικ.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Τροποποίηση δομικού μπλοκ, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα καταχώρισης στο Όνομα και κάντε κλικ στο OK κουμπί.

3. Στο αναδυόμενο παράθυρο επιβεβαίωσης, κάντε κλικ στο Ναι κουμπί.

Στη συνέχεια, στο Γρήγορα εξαρτήματα αναπτυσσόμενο μενού, θα δείτε ότι η καθορισμένη καταχώρηση έχει ήδη μετονομαστεί.


6. Επεξεργαστείτε μια καταχώρηση Quick Parts

Μερικές φορές, υπάρχουν κάποια ορθογραφικά λάθη στο περιεχόμενο μιας καταχώρισης Quick Part ή πρέπει να ενημερώσουμε τις πληροφορίες στο περιεχόμενο ή για άλλους λόγους, πρέπει να αλλάξουμε το περιεχόμενο της καταχώρισης. Ωστόσο, φαίνεται ότι το Outlook δεν το υποστηρίζει καθόλου. Δεν πειράζει! μπορούμε να εισαγάγουμε την καταχώρηση Quick Part στο σώμα του μηνύματος, να επεξεργαστούμε το περιεχόμενο και, στη συνέχεια, να αποθηκεύσουμε το επεξεργασμένο περιεχόμενο ως ομώνυμο καταχώρηση για να αντικαταστήσουμε την αρχική.

Στην περίπτωσή μου, υπάρχει ορθογραφικό λάθος στο περιεχόμενο της καταχώρισης και θέλω να αλλάξω το στυλ κουκκίδων σε αυτό, μπορώ να κάνω τα εξής:

1. Στο νέο παράθυρο σύνθεσης, απάντησης ή προώθησης μηνύματος, κάντε κλικ στο Κύριο θέμα > Γρήγορα εξαρτήματα, μετά στο αναπτυσσόμενο μενού κάντε κλικ στην καθορισμένη καταχώρηση που θα επεξεργαστώ.

2. Τώρα η καταχώρηση Quick Part έχει εισαχθεί στο σώμα του μηνύματος. Επεξεργαστείτε και μορφοποιήστε το περιεχόμενο ανάλογα με τις ανάγκες.

3. Επιλέξτε το επεξεργασμένο περιεχόμενο και κάντε κλικ Κύριο θέμα > Γρήγορα εξαρτήματα > Αποθήκευση επιλογής στη Γρήγορη συλλογή μερών.

4. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέου μπλοκ δόμησης, βεβαιωθείτε ότι πληκτρολογήστε το εντελώς ίδιο όνομα με το αρχικό όνομα καταχώρισης στο Όνομα πλαίσιο, επιλέξτε την ίδια κατηγορία από το κατηγορία αναπτυσσόμενη λίστα και κάντε κλικ στο OK κουμπί.

5. Και κάντε κλικ στο Ναι κουμπί στο αναδυόμενο παράθυρο επιβεβαίωσης.

Στη συνέχεια, στο αναπτυσσόμενο μενού Γρήγορων εξαρτημάτων, θα δείτε ότι η καθορισμένη καταχώριση έχει επεξεργαστεί και εμφανιστεί το νέο περιεχόμενο.


7. Καταργήστε τις καταχωρήσεις Quick Parts

Μπορείτε επίσης να διαγράψετε καταχωρήσεις Quick Parts από τη συλλογή του Outlook.

7.1 Καταργήστε μία ή περισσότερες καταχωρήσεις Quick Parts

1. Στο νέο παράθυρο σύνθεσης, απάντησης ή προώθησης μηνύματος, κάντε κλικ στο Κύριο θέμα > Γρήγορα εξαρτήματα, στη συνέχεια στην αναπτυσσόμενη λίστα κάντε δεξί κλικ στην καθορισμένη καταχώρηση και επιλέξτε Οργανώστε και διαγράψτε από το μενού με δεξί κλικ.

2. Τώρα εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Organizer Building Blocks και η καθορισμένη καταχώρηση επισημαίνεται από προεπιλογή. Μπορούμε να κάνουμε κλικ στο Διαγραφή κουμπί για να το αφαιρέσετε απευθείας.

3. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ναι κουμπί στο αναδυόμενο παράθυρο επιβεβαίωσης.

Συμβουλές: Εάν πρέπει να καταργήσετε άλλες καταχωρήσεις Quick Parts, επιλέξτε μία καταχώρηση στο παράθυρο διαλόγου Building Blocks Organizer και κάντε κλικ στο Διαγραφή κουμπί. Και επαναλάβετε αυτή τη λειτουργία για να αφαιρέσετε άλλες καταχωρήσεις μία προς μία.

4. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Building Blocks Organizer.

Στη συνέχεια, οι καθορισμένες καταχωρήσεις Quick Parts καταργούνται.

7.2 Καταργήστε όλες τις καταχωρήσεις Quick Parts μαζικά

Εάν πρέπει να καταργήσετε ολόκληρη τη συλλογή Γρήγορων εξαρτημάτων από το Outlook, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

1. Κλείστε το Outlook.

2. Ανοίξτε το φάκελο που περιέχει το προεπιλεγμένο αρχείο της γκαλερί Outlook Quick Parts: ανοίξτε έναν φάκελο, επικολλήστε κάτω από τη διαδρομή φακέλου στο Διεύθυνση πλαίσιο και πατήστε το εισάγετε κλειδί.
Διαδρομή φακέλου: % APPDATA% \ Microsoft \ Πρότυπα

3. Στον φάκελο ανοίγματος, μάθετε το NormalEmail.dotm αρχείο, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Διαγραφή από το μενού με δεξί κλικ.

Συμβουλές: Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να επιλέξετε το NormalEmail.dotm αρχείο και πατήστε Διαγραφή κλειδί για να το αφαιρέσετε.

Όταν εκκινήσετε αργότερα το Microsoft Outlook και ανοίξετε ένα νέο παράθυρο μηνύματος σύνταξης, απάντησης ή προώθησης, θα δείτε ότι όλες οι καταχωρήσεις Quick Part έχουν αφαιρεθεί μαζικά από το Γρήγορα εξαρτήματα πτυσώμενο μενού.


8. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας και επαναφέρετε τη συλλογή Quick Parts

Για παράδειγμα, θέλετε να μετεγκαταστήσετε τη συλλογή Γρήγορων εξαρτημάτων του Outlook σε άλλους υπολογιστές/φορητούς υπολογιστές ή να μοιραστείτε τη συλλογή με τους συναδέλφους, τους συμμαθητές σας ή κάτι άλλο, μπορείτε να λάβετε ένα αντίγραφο ασφαλείας της συλλογής Γρήγορων ανταλλακτικών του Outlook. Και το αντίγραφο ασφαλείας καθιστά δυνατή την επαναφορά της γκαλερί Outlook Quick Parts για ατυχήματα.

8.1 Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας της Συλλογής Quick Parts

1. Κλείστε το Outlook.

2. Ανοίξτε έναν φάκελο, επικολλήστε κάτω από τη διαδρομή του φακέλου στο Διεύθυνση πλαίσιο και πατήστε το Enter κλειδί.
Διαδρομή φακέλου: % APPDATA% \ Microsoft \ Πρότυπα

Στη συνέχεια ανοίγει ο φάκελος που περιέχει το προεπιλεγμένο έγγραφο της συλλογής Quick Parts.

3. Οι πληροφορίες της γκαλερί Outlook Quick Parts αποθηκεύονται στο NormalEmail.dotm αρχείο. Κάντε δεξί κλικ σε αυτό το αρχείο και επιλέξτε αντίγραφο από το μενού με δεξί κλικ.

Συμβουλές: Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε το NormalEmail.dotm αρχείο και πατήστε Ctrl + C κλειδιά για την αντιγραφή του.

4. Ανοίξτε το φάκελο που θα αποθηκεύσετε το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας και πατήστε Ctrl + V πλήκτρα για να επικολλήσετε το αρχείο σε αυτόν τον φάκελο.

Μέχρι στιγμής, έχουμε ένα αρχείο αντιγράφου ασφαλείας του Outlook Quick Parts Gallery. Και μπορείτε να το μεταναστεύσετε σε άλλους υπολογιστές/φορητούς υπολογιστές ή να το μοιραστείτε σε άλλους όπως χρειάζεστε.

8.2 Επαναφέρετε το Quick Parts Gallery

Εάν έχετε δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας της συλλογής Quick Parts στο παρελθόν, μπορείτε να την επαναφέρετε στο Outlook σας εάν η συλλογή χαθεί από ατυχήματα, ενημερώσεις ή άλλους λόγους.

1. Κλείστε το Outlook.

2. Ανοίξτε το φάκελο που περιέχει το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας, επιλέξτε το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας και πατήστε Ctrl + C κλειδιά για την αντιγραφή του.

3. Ανοίξτε το φάκελο όπου είναι αποθηκευμένο το προεπιλεγμένο έγγραφο της Έκθεσης Γρήγορων Ανταλλακτικών του Outlook: Ανοίξτε έναν φάκελο, επικολλήστε κάτω από τη διαδρομή του φακέλου στο Διεύθυνση πλαίσιο και πατήστε το Enter κλειδί.
Διαδρομή φακέλου: % APPDATA% \ Microsoft \ Πρότυπα

4. Στον φάκελο που ανοίγει, πατήστε Ctrl + V πλήκτρα για να επικολλήσετε το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας στο φάκελο.

Όταν εκκινήσετε το Outlook αργότερα, θα δείτε ότι οι καταχωρήσεις Γρήγορων ανταλλακτικών έχουν αποκατασταθεί στο Γρήγορα εξαρτήματα αναπτυσσόμενο μενού σε οποιοδήποτε νέο παράθυρο σύνταξης, απάντησης ή προώθησης μηνύματος.


Περισσότερα άρθρα ...


Τα καλύτερα εργαλεία παραγωγικότητας γραφείου

Kutools για το Outlook - Πάνω από 100 ισχυρές δυνατότητες για υπερφόρτιση του Outlook σας

🤖 Βοηθός αλληλογραφίας AI: Άμεσα επαγγελματικά email με μαγεία AI -- με ένα κλικ για ιδιοφυείς απαντήσεις, τέλειος τόνος, πολυγλωσσική γνώση. Μεταμορφώστε τα email χωρίς κόπο! ...

📧 Αυτοματοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Εκτός γραφείου (Διαθέσιμο για POP και IMAP)  /  Προγραμματισμός αποστολής email  /  Αυτόματο CC/BCC βάσει κανόνων κατά την αποστολή email  /  Αυτόματη προώθηση (Σύνθετοι κανόνες)   /  Αυτόματη προσθήκη χαιρετισμού   /  Διαχωρίστε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πολλών παραληπτών σε μεμονωμένα μηνύματα ...

📨 Διαχείριση e-mail: Εύκολη ανάκληση email  /  Αποκλεισμός απάτης email από υποκείμενα και άλλους  /  Διαγραφή διπλότυπων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου  /  Προχωρημένη Αναζήτηση  /  Ενοποίηση φακέλων ...

📁 Συνημμένα ProΜαζική αποθήκευση  /  Αποσύνδεση παρτίδας  /  Συμπίεση παρτίδας  /  Αυτόματη αποθήκευση   /  Αυτόματη απόσπαση  /  Αυτόματη συμπίεση ...

🌟 Διασύνδεση Magic: 😊Περισσότερα όμορφα και δροσερά emojis   /  Ενισχύστε την παραγωγικότητά σας στο Outlook με προβολές με καρτέλες  /  Ελαχιστοποιήστε το Outlook αντί να κλείσετε ...

???? Με ένα κλικ Wonders: Απάντηση σε όλους με εισερχόμενα συνημμένα  /   Email κατά του phishing  /  🕘Εμφάνιση ζώνης ώρας αποστολέα ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Επαφές & Ημερολόγιο: Μαζική προσθήκη επαφών από επιλεγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου  /  Διαχωρίστε μια ομάδα επαφής σε μεμονωμένες ομάδες  /  Κατάργηση υπενθυμίσεων γενεθλίων ...

Διανεμήθηκαν παραπάνω από 100 Χαρακτηριστικά Περιμένετε την εξερεύνηση σας! Κάντε κλικ εδώ για να ανακαλύψετε περισσότερα.

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations