Δημιουργήστε γρήγορα αυτόματη απάντηση όταν είστε εκτός γραφείου στο Outlook

Συγγραφέας: Siluvia Τελευταία τροποποίηση: 2024-10-18

Kutools για το Outlook

Κάθε τόσο, πρέπει να φεύγετε από το γραφείο ή να βρίσκεστε σε άδεια για διακοπές, αλλά πρέπει να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω του Outlook κατά τη διάρκεια της αναχώρησής σας. Είναι ευγενικό να απαντάτε στα email των ανθρώπων όταν τα λαμβάνετε. Επομένως, ως συνήθως, πρέπει να δημιουργήσετε αυτόματη απάντηση όταν είστε εκτός γραφείου στο Outlook. Κανονικά, είναι πολύ περίπλοκο και ενοχλητικό για εσάς να ρυθμίσετε την αυτόματη απάντηση στο Outlook. Αλλά με Kutools για το Outlook's AUTO απάντηση βοηθητικό πρόγραμμα, μπορείτε εύκολα να ρυθμίσετε πρότυπα αυτόματης απόκρισης για κάθε λογαριασμό ενώ βρίσκεστε μακριά από το γραφείο στο Outlook.

Δημιουργήστε αυτόματη απάντηση όταν είστε εκτός γραφείου στο Outlook

Δημιουργήστε αυτόματη απάντηση χωρίς υπηρεσία ανταλλαγής όταν είστε εκτός γραφείου στο Outlook

Μπορείτε εύκολα να ρυθμίσετε την αυτόματη απάντηση όταν είστε εκτός γραφείου στο Outlook ως εξής.

Kutools για το Outlook: Ξεκλειδώστε 100 χρήσιμα εργαλεία για το Outlook. Μεταξύ αυτών, περισσότερες από 70 λειτουργίες είναι μόνιμα δωρεάν στη χρήση, συμπεριλαμβανομένης της ισχυρής δυνατότητας AI.
Ανακάλυψε περισσότερα... Δοκίμασέ το τώρα!

1. Παρακαλώ ενεργοποιήστε την Αυτόματη Απάντηση βοηθητικό πρόγραμμα κάνοντας κλικ Kutools πρόσθεση> απάντηση > Ενεργοποίηση αυτόματης απάντησης, δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

κάντε κλικ στη λειτουργία αυτόματης απάντησης

2. Στο αναδυόμενο Αυτόματη απάντηση παράθυρο, ρυθμίστε τις ακόλουθες λειτουργίες:

Στο Ελέγξτε τους λογαριασμούς στο παράθυρο, κάντε κλικ για να ελέγξετε έναν λογαριασμό για τον οποίο θέλετε να ορίσετε την αυτόματη απάντηση.
Πληκτρολογήστε το πρόθεμα θέματος στο Πρόθεμα θέματος πλαίσιο κειμένου και αυτό το κείμενο θα προστεθεί πριν από το θέμα του απαντημένου μηνύματος.
Συνθέστε το περιεχόμενο του email στο Κείμενο πλαίσιο επεξεργασίας? (Από προεπιλογή, παρέχεται ήδη ένα μήνυμα αυτόματης απάντησης στο Κείμενο πλαίσιο επεξεργασίας. Ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε το δικό σας μήνυμα όπως απαιτείται.)
Επιτέλους, κάντε κλικ στο κουμπί Εγγραφές για να αποθηκεύσετε αυτό το πρότυπο.

ρυθμίστε τις παραμέτρους των λειτουργιών στο πλαίσιο διαλόγου

3. Τώρα, το πρότυπο email δημιουργήθηκε με επιτυχία για τον καθορισμένο λογαριασμό.

4. Εάν έχετε άλλους λογαριασμούς email που πρέπει να ρυθμίσουν την αυτόματη απάντηση στο Outlook, ακολουθήστε τον Βήμα 2 για να συνεχίσετε τη διαμόρφωση προτύπων email για άλλους λογαριασμούς.

Συμβουλές: Εάν υπάρχουν πολλοί λογαριασμοί email στο Outlook, μπορείτε να επιλέξετε τους συγκεκριμένους λογαριασμούς γρήγορα, χρησιμοποιώντας το μενού με το δεξί κλικ.

περισσότερες επιλογές στο μενού δεξί κλικ

Επιλογή Όλων: Επιλέξτε όλους τους λογαριασμούς στο Outlook σας.
Καταργήστε την επιλογή όλων: Αποεπιλέξτε όλους τους λογαριασμούς στο Outlook σας.
Αντίστροφος: Αντιστρέψτε την κατάσταση της τρέχουσας επιλογής. Για παράδειγμα, εάν ένας λογαριασμός είναι επιλεγμένος αυτήν τη στιγμή, κάνοντας κλικ στο Αντίστροφο θα καταργήσετε την επιλογή αυτού του λογαριασμού και θα ελέγξετε όλους τους άλλους λογαριασμούς.
Επιλέξτε επάνω: Επιλέξτε τους λογαριασμούς πάνω από τον τρέχοντα επιλεγμένο λογαριασμό (συμπεριλαμβανομένου του τρέχοντος λογαριασμού).
Επιλέξτε κάτω: Επιλέξτε τους παρακάτω λογαριασμούς, τον τρέχοντα επιλεγμένο λογαριασμό (συμπεριλαμβανομένου του τρέχοντος λογαριασμού).

5. Αφού ορίσετε τα πρότυπα email για κάθε λογαριασμό, κάντε κλικ OK. Στη συνέχεια θα εμφανιστεί ένα παράθυρο προτροπής, κάντε κλικ στο Ναι κουμπί για να το ενεργοποιήσετε Αυτόματη απάντηση χαρακτηριστικό.

κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα αυτόματης απάντησης

Τώρα, όταν ένας λογαριασμός με ενεργοποιημένη την αυτόματη απάντηση λάβει ένα email, θα απαντήσει αυτόματα με βάση το προκαθορισμένο πρότυπο του

Συμβουλές:

Εισαγωγή προτύπου:

Εάν θέλετε να εισαγάγετε ένα άλλο πρότυπο email στο Περίγραμμα πλαίσιο, επιλέξτε έναν λογαριασμό και μετά κάντε κλικ Σημαντικό πρότυπο στην επάνω κορδέλα από το Περίγραμμα Ενότητα. Στο Επιλέξτε αρχείο(α) παράθυρο, επιλέξτε το πρότυπο email που θέλετε να εισαγάγετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ανοικτό κουμπί, δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
επιλέξτε το πρότυπο για εισαγωγή

Τώρα, το πρότυπο email (συμπεριλαμβανομένου του προθέματος θέματος και του σώματος του μηνύματος) που καθορίσατε έχει εισαχθεί στον επιλεγμένο λογαριασμό, δείτε στιγμιότυπο οθόνης:
το πρότυπο email εισάγεται στον επιλεγμένο λογαριασμό

Πρότυπο εξαγωγής:

Για να εξαγάγετε και να αποθηκεύσετε τα πρότυπα για μελλοντική χρήση, μπορείτε να τα εξαγάγετε όπως χρειάζεστε. Κάντε κλικ Πρότυπο εξαγωγής από το Περίγραμμα Ενότητα. Στο Επιλέξτε αρχείο(α) παράθυρο, επιλέξτε μια θέση για την τοποθέτηση του εξαγόμενου προτύπου email και πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου στο Όνομα αρχείου πλαίσιο κειμένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αποθήκευση κουμπί για να αποθηκεύσετε το τρέχον πρότυπο email. Δείτε στιγμιότυπο οθόνης:
επιλέξτε έναν φάκελο για να εξαγάγετε το πρότυπο

Στη συνέχεια, εμφανίστηκε ένα πλαίσιο προτροπής για να σας ενημερώσει ότι το πρότυπο εξήχθη με επιτυχία. Εάν θέλετε να ανοίξετε το φάκελο που περιέχει το εξαγόμενο πρότυπο, κάντε κλικ OK; διαφορετικά κάντε κλικ Ματαίωση. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
ένα παράθυρο προτροπής για υπενθύμιση εάν πρέπει να ανοίξει ο φάκελος ή όχι

Εφαρμόζω σε:

Εάν θέλετε να εφαρμόσετε το τρέχον πρότυπο email σε άλλους λογαριασμούς, κάντε κλικ Εφαρμογή σε από το Περίγραμμα Ενότητα. Στο Εφαρμόζω σε στο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε τους λογαριασμούς email στους οποίους θέλετε να εφαρμοστεί το πρότυπο. Στη συνέχεια κάντε κλικ OK κουμπί, δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
εφαρμόστε το πρότυπο σε άλλους λογαριασμούς

Εμφανίστηκε ένα πλαίσιο προτροπής για να σας υπενθυμίσει ότι το τρέχον πρότυπο εφαρμόστηκε με επιτυχία σε άλλους λογαριασμούς. Δείτε στιγμιότυπο οθόνης:

Όταν κάποιος συνεχίζει να σας στέλνει πολλά email την ίδια μέρα, Kutools για το Outlook'S απάντηση Το βοηθητικό πρόγραμμα θα επιλέξει να απαντήσει μόνο στο πρώτο email. Αυτό σημαίνει ότι ανεξάρτητα από το πόσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λαμβάνετε από αυτό το άτομο, θα λάβει μόνο ένα email αυτόματης απάντησης από εσάς.
Αν θέλετε να το απενεργοποιήσετε AUTO απάντηση λειτουργία, κάντε κλικ Kutools πρόσθεση > απάντηση > Ενεργοποίηση αυτόματης απάντησης ξανά, και θα εμφανιστεί ένα παράθυρο προτροπής για να σας υπενθυμίσει ότι το βοηθητικό πρόγραμμα θα απενεργοποιηθεί, κάντε κλικ στο Ναι κουμπί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης: