1.1 Προσθέστε σημαία ή υπενθύμιση σε ένα μόνο email πριν από την αποστολή

Κατά τη σύνθεση / απάντηση / προώθηση ενός email στο παράθυρο του μηνύματος, μπορούμε να προσθέσουμε εύκολα τις σημαίες παρακολούθησης, προσαρμοσμένες σημαίες ή υπενθύμιση στο email.

1.1.1 Προσθήκη σημαίας παρακολούθησης σε ένα μόνο email πριν από την αποστολή

Στο νέο παράθυρο σύνθεσης, απάντησης ή προώθησης μηνύματος, κάντε κλικ στο Μήνυμα > Ακολουθωκαι, στη συνέχεια, πάρτε μια σημαία από το αναπτυσσόμενο μενού όπως χρειάζεστε.

Στη συνέχεια, θα δείτε μια πληροφορία σημαίας να προστίθεται πάνω από την κεφαλίδα του μηνύματος, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης:

Συμβουλές:
(1) Εάν το μήνυμα απάντησης / προώθησης είναι ενσωματωμένο στο παράθυρο ανάγνωσης, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Pop Out για να εμφανιστεί το μήνυμα απάντησης / προώθησης στο παράθυρο μηνύματος.

(2) Μετά την αποστολή αυτού του email, η επισήμανση παρακολούθησης  θα εμφανιστεί αυτόματα δίπλα στο απεσταλμένο email στη λίστα μηνυμάτων και το απεσταλμένο email θα προστεθεί αυτόματα στη λίστα υποχρεώσεων.

(3) Αυτά τα είδη σημαιών παρακολούθησης λειτουργούν μόνο στο Outlook των αποστολέων. Οι παραλήπτες δεν θα λάβουν τις επισημάνσεις παρακολούθησης.

1.1.2 Προσθέστε προσαρμοσμένη σημαία ή υπενθύμιση σε ένα μόνο email πριν από την αποστολή

Εάν πρέπει να προσθέσετε μια προσαρμοσμένη σημαία ή υπενθύμιση στην τρέχουσα σύνταξη, απάντηση ή προώθηση email, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

1. Στο νέο παράθυρο σύνθεσης, απάντησης ή προώθησης μηνύματος, κάντε κλικ στο Μήνυμα > Ακολουθω > Εξατομικευμένο or Προσθήκη Υπενθύμισης όπως χρειάζεστε.

Notes: Εάν το μήνυμα απάντησης / προώθησης είναι ενσωματωμένο στο παράθυρο ανάγνωσης, πρέπει να κάνετε κλικ στο Ξεπεταχτεί κουμπί για να εμφανιστεί πρώτα το μήνυμα απάντησης / προώθησης στο παράθυρο μηνυμάτων.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Custom, μεταβείτε στο Σημαία για μένα ενότητα και κάντε τα εξής:
(1) Πληκτρολογήστε το επισημασμένο κείμενο στο Επισήμανση προς κουτί;
(2) Καθορίστε την ημερομηνία έναρξης και την ημερομηνία λήξης όπως χρειάζεστε.
(3) Εάν πρέπει να προσθέσετε μια υπενθύμιση για το email, επιλέξτε το υπενθύμιση επιλογή και καθορίστε την ημερομηνία και την ώρα υπενθύμισης όπως χρειάζεστε.

3. Κάντε κλικ στο OK κουμπί.

4. Συνθέστε και στείλτε το email.

1.2 Αυτόματη επισήμανση όλων των εξερχόμενων email

Εάν πρέπει να επισημάνετε αυτόματα όλα τα εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα για να το επιτύχετε.

1. Στην προβολή αλληλογραφίας, κάντε κλικ στο Αρχική > Κανόνες που > Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις, κάντε κλικ στο Νέος κανόνας σύμφωνα με το Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Tab.

3. Στον Οδηγό κανόνων, κάντε κλικ για επισήμανση Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που στέλνω, Και κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.

4. Στον δεύτερο Οδηγό κανόνων, μην ελέγχετε τυχόν συνθήκες και κάντε κλικ στο Επόμενο κατευθείαν. Στη συνέχεια, στο αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου Microsoft Outlook, κάντε κλικ στο Ναι για να πάει μπροστά.

Notes: Εάν θέλετε να προσθέσετε σημαίες μόνο για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πληρούν συγκεκριμένες συνθήκες, μπορείτε να επιλέξετε τις συγκεκριμένες επιλογές και να καθορίσετε τις συνθήκες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.

5. Στον τρίτο οδηγό κανόνων:
(1) Επιλέξτε το επισήμανση μηνύματος για δράση σε αρκετές ημέρες επιλογή του Βήμα 1 Ενότητα;
(2) Κάντε κλικ στο υπογραμμισμένο κείμενο δράση σε αρκετές ημέρες στο Βήμα 2 Ενότητα;
(3) Στο παράθυρο διαλόγου "Μήνυμα σημαίας", καθορίστε το επισημασμένο κείμενο και τη διάρκεια υπενθύμισης όπως χρειάζεστε και κάντε κλικ στο OK;
(4) Τώρα επιστρέφει στον Οδηγό κανόνων και κάντε κλικ στο Επόμενο.

6. Στον τέταρτο οδηγό κανόνων, κάντε κλικ στο Επόμενο κατευθείαν.

Συμβουλές: Εδώ μπορούμε να ορίσουμε εξαιρέσεις για την εκτέλεση αυτού του κανόνα. Εάν είναι απαραίτητο, καθορίστε τις εξαιρέσεις κανόνα όπως χρειάζεστε.

7. Στον τελευταίο Οδηγό κανόνων, ονομάστε τον κανόνα, καθορίστε τις επιλογές κανόνων που εκτελούνται και κάντε κλικ στο φινίρισμα κουμπί.

Μερικές φορές, υπάρχει προειδοποίηση του διαλόγου Microsoft Outlook που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο OK για να το κλείσετε.

8. Στη συνέχεια επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις, κάντε κλικ στο OK να το κλείσει.

Από τώρα και στο εξής, όλα τα εξερχόμενα μηνύματα θα επισημαίνονται αυτόματα.

Notes:
(1) Ο κανόνας δεν θα επισημαίνει εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν κλείσουμε το Outlook.
(2) Ο κανόνας θα προσθέσει μόνο τη σημαία για το απεσταλμένο στοιχείο στο Outlook των αποστολέων και οι παραλήπτες δεν θα λάβουν τις πληροφορίες της σημαίας.

2.1 Σημειώστε ένα email ως σημαντικό

Όταν συντάσσετε ένα νέο email ή απαντάτε / προωθείτε ένα email στο Outlook, μπορείτε να προσθέσετε ή να αλλάξετε την προτεραιότητα για το email.
Στο νέο παράθυρο σύνθεσης, απάντησης ή προώθησης μηνύματος, κάντε κλικ στο Υψηλή σημασία or Χαμηλή σημασία για να ορίσετε την προτεραιότητα για την τρέχουσα επεξεργασία email απευθείας.

:
(1) Εάν το Υψηλή σημασία or Χαμηλή σημασία το κουμπί έχει ήδη επισημανθεί, μπορείτε να κάνετε ξανά κλικ στο κουμπί για να ακυρώσετε την προτεραιότητα σπουδαιότητας από το email.

(2) Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στην άγκυρα  στην κάτω δεξιά γωνία του Ετικέτες ομάδα για το Μήνυμα για να ενεργοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες, καθορίστε μια προτεραιότητα σπουδαιότητας από το Σπουδαιότητα αναπτυσσόμενη λίστα και κλείστε το παράθυρο διαλόγου.

Παρεμπιπτόντως, στο νέο παράθυρο σύνθεσης, απάντησης ή προώθησης μηνυμάτων, μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ Αρχεία > Πληροφορίες > Ιδιοκτησίες για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες και, στη συνέχεια, καθορίστε την προτεραιότητα σπουδαιότητας από το Σπουδαιότητα Αναπτυσσόμενη λίστα.

(4) Όταν το μήνυμα απάντησης ή προώθησης είναι ενσωματωμένο στο παράθυρο ανάγνωσης, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Υψηλή σημασία or Χαμηλή σημασία κουμπί για το Μήνυμα καρτέλα (Σύνθεση εργαλείων) άμεσα.

2.2 Επισημάνετε όλα τα νέα μηνύματα ως σημαντικά αυτόματα

Εάν θέλετε να επισημάνετε αυτόματα όλα τα εξερχόμενα email ως υψηλή προτεραιότητα, μπορείτε να διαμορφώσετε τις επιλογές του Outlook ως εξής:

1. Στην προβολή αλληλογραφίας, κάντε κλικ στο Αρχεία > Επιλογές για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook, κάντε κλικ στο Ταχυδρομείο στην αριστερή πλευρική γραμμή, μεταβείτε στο Αποστολή μηνυμάτων ενότητα και καθορίστε την προεπιλεγμένη σημασία από το Προεπιλεγμένο επίπεδο σημασίας Αναπτυσσόμενη λίστα.

3. Κάντε κλικ στο OK κουμπί.

Από τώρα και στο εξής, όλα τα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι απαντήσεις που έχετε στείλει θα επισημαίνονται αυτόματα ως το καθορισμένο προεπιλεγμένο επίπεδο σπουδαιότητας. Ωστόσο, τα μηνύματα προώθησης θα παραμείνουν το επίπεδο σπουδαιότητας των αρχικών email.

2.3 Σημειώσεις

Όταν οι παραλήπτες λαμβάνουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επισημαίνονται ως διαφορετικές προτεραιότητες, θα δουν τα μηνύματα υψηλής προτεραιότητας να επισημαίνονται με κόκκινα θαυμαστικά  , και τα μηνύματα χαμηλής σημασίας επισημαίνονται με μπλε κάτω βέλη  στη λίστα μηνυμάτων όπως φαίνεται το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.

Όταν οι παραλήπτες διαβάζουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο παράθυρο ανάγνωσης ή στα παράθυρα μηνυμάτων, οι πληροφορίες επιπέδου σπουδαιότητας προστίθενται κάτω από την κεφαλίδα του μηνύματος όπως φαίνεται στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης.

3.1 Σημειώστε ένα μήνυμα ως εμπιστευτικό, ιδιωτικό, προσωπικό ή κανονικό

Στα νέα παράθυρα σύνταξης, απάντησης ή προώθησης μηνυμάτων, μπορούμε εύκολα να ορίσουμε μια κατάσταση ευαισθησίας για το τρέχον email ως εξής:

1. Στο νέο παράθυρο σύνθεσης, απάντησης ή προώθησης μηνύματος, κάντε κλικ στο Αρχεία > Πληροφορίες > Ιδιοκτησίες για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες.

Συμβουλές:
(1) Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες κάνοντας κλικ στην άγκυρα  στην κάτω δεξιά γωνία του Ετικέτες ομάδα για το Μήνυμα Tab.

(2) Εάν το μήνυμα απάντησης ή προώθησης είναι ενσωματωμένο στο παράθυρο ανάγνωσης, μπορείτε να κάνετε κλικ στην άγκυρα  στην κάτω δεξιά γωνία του Ετικέτες ομάδα για το Μήνυμα καρτέλα (Σύνθεση εργαλείων).

2. Στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες, επιλέξτε μια κατάσταση ευαισθησίας από το Ευαισθησία αναπτυσσόμενη λίστα όπως χρειάζεστε και κλείστε το παράθυρο διαλόγου.

Τώρα η κατάσταση ευαισθησίας έχει οριστεί για το τρέχον email και, στη συνέχεια, συνθέστε και στείλτε το όπως χρειάζεστε.

3.2 Αυτόματη επισήμανση όλων των νέων email ως εμπιστευτικών, ιδιωτικών, προσωπικών ή κανονικών

Μπορείτε επίσης να διαμορφώσετε τις επιλογές του Outlook για να προσθέσετε αυτόματα την καθορισμένη κατάσταση ευαισθησίας για όλα τα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

1. Στην προβολή αλληλογραφίας, κάντε κλικ στο Αρχεία > Επιλογές για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook, κάντε κλικ στο Ταχυδρομείο στην αριστερή πλευρική γραμμή, μεταβείτε στο Αποστολή μηνυμάτων ενότητα και καθορίστε το προεπιλεγμένο επίπεδο ευαισθησίας όπως χρειάζεστε.

3. Κάντε κλικ στο OK κουμπί.

Από τώρα και στο εξής, όλα τα νέα email θα ρυθμιστούν αυτόματα στην προεπιλεγμένη κατάσταση ευαισθησίας.

Συμβουλές: οι απαντήσεις και οι προωθήσεις θα παραμείνουν στην κατάσταση ευαισθησίας των αρχικών email.

3.3 Σημειώσεις

1. Όταν οι παραλήπτες λαμβάνουν ένα email με κατάσταση ευαισθησίας, θα λάβουν τις πληροφορίες κατάστασης ευαισθησίας κάτω από την κεφαλίδα του μηνύματος όταν το διαβάσουν στο παράθυρο ανάγνωσης ή στο παράθυρο μηνύματος.

2. Ένα μήνυμα που έχει επίπεδο ευαισθησίας Private δεν θα προωθηθεί ή ανακατευθυνθεί από τους κανόνες Εισερχομένων του παραλήπτη.

Μπορούμε επίσης να προσθέσουμε μία ή περισσότερες κατηγορίες για μια νέα σύνταξη, απάντηση ή προώθηση email στο Outlook.

4.1 Κατηγοριοποιήστε ένα email

Στο νέο παράθυρο σύνθεσης, απάντησης ή προώθησης μηνυμάτων, μπορείτε να προσθέσετε μία ή περισσότερες κατηγορίες για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως εξής:

1. Στο νέο παράθυρο σύνθεσης, απάντησης ή προώθησης μηνύματος, κάντε κλικ στο Αρχεία > Πληροφορίες > Ιδιοκτησίες για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες.

Συμβουλές:

(1) Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στην άγκυρα  στην κάτω δεξιά γωνία του Ετικέτες ομάδα για το Μήνυμα για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες.

(2) Εάν το μήνυμα απάντησης ή προώθησης είναι ενσωματωμένο στο παράθυρο ανάγνωσης, μπορείτε να κάνετε κλικ στην άγκυρα  στην κάτω δεξιά γωνία του Ετικέτες ομάδα για το Μήνυμα καρτέλα (Σύνθεση εργαλείων) για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες, καθορίστε τις κατηγορίες από το Κατηγορίες αναπτυσσόμενη λίστα όπως χρειάζεστε και κλείστε το παράθυρο διαλόγου.

Συμβουλές:
(1) Μπορείτε να καθορίσετε μια κατηγορία χρωμάτων από το Κατηγορίες αναπτυσσόμενη λίστα κάθε φορά και επαναλάβετε τη λειτουργία για την προσθήκη πολλαπλών κατηγοριών χρωμάτων.

(2) Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ Κατηγορίες > Όλες οι κατηγορίες για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου "Κατηγορίες χρωμάτων". Και στο νέο παράθυρο διαλόγου, δημιουργήστε, μετονομάστε ή διαγράψτε κατηγορίες όπως χρειάζεστε ή σημειώστε μαζικά πολλές κατηγορίες εάν είναι απαραίτητο.

(3) Στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες, κάντε κλικ στο Κατηγορίες > Εκκαθάριση όλων των κατηγοριών για να καταργήσετε όλες τις υπάρχουσες κατηγορίες από το τρέχον email επεξεργασίας.
Στη συνέχεια, συνθέστε και στείλτε το email όπως χρειάζεστε.

4.2 Αυτόματη κατηγοριοποίηση όλων των νέων email

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως χρειαστεί να κατηγοριοποιήσετε αυτόματα όλα τα εξερχόμενα μηνύματα ή εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ειδικά κριτήρια, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα για να το επιτύχετε.

1. Στην προβολή αλληλογραφίας, κάντε κλικ στο Αρχική > Κανόνες που > Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις, κάντε κλικ στο Νέος κανόνας κάτω από το κουμπί Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Tab.

3. Στον Οδηγό κανόνων, κάντε κλικ για να επισημάνετε το Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που στέλνω και κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.

4. Στο δεύτερο Οδηγό κανόνων, κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί χωρίς να καθορίσετε τυχόν συνθήκες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ναι κουμπί στο παράθυρο διαλόγου Microsoft Outlook.

Συμβουλές: Εάν πρέπει να προσθέσετε κατηγορίες για email με κριτήρια, μπορείτε να σημειώσετε τις αντίστοιχες συνθήκες και να διαμορφώσετε τις συνθήκες όπως χρειάζεστε.

5. Στον τρίτο οδηγό κανόνων, κάντε τα εξής:
(1) Επιλέξτε το εκχωρήστε το στην κατηγορία κατηγοριών επιλογή του Βήμα 1 Ενότητα;
(2) Κάντε κλικ στο υπογραμμισμένο κείμενο "κατηγορία" στο Βήμα 2 Ενότητα;
(3) Τώρα βγαίνει το παράθυρο διαλόγου "Κατηγορίες χρωμάτων", σημειώστε μία ή περισσότερες κατηγορίες χρωμάτων όπως χρειάζεστε.
(4) Κάντε κλικ στο OK κουμπί;
(5) Κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί στον Οδηγό κανόνων.

6. Στον τέταρτο οδηγό κανόνων, καθορίστε τις εξαιρέσεις εάν είναι απαραίτητο και κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.

7. Στον τελευταίο οδηγό κανόνων, ονομάστε τον νέο κανόνα στο Βήμα 1 ενότητα, σημειώστε τις επιλογές εκτέλεσης όπως χρειάζεστε στο Βήμα 2 και κάντε κλικ στο φινίρισμα κουμπί.

Note: Εάν εμφανιστεί η προειδοποίηση του Microsoft Outlook, κάντε κλικ στο OK κουμπί για να προχωρήσετε.

8. Τώρα επιστρέφει στο παράθυρο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις, κάντε κλικ στο OK κουμπί για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να το κλείσετε.

Από τώρα και στο εξής, όλα τα εξερχόμενα email (ή τα κριτήρια ικανοποίησης των emails εάν έχετε καθορίσει) θα προστεθούν αυτόματα οι καθορισμένες κατηγορίες χρωμάτων.
Συμβουλές: Απαιτεί τακτική εκτέλεση του Outlook. Εάν το Outlook δεν εκτελείται, ο κανόνας δεν θα κατηγοριοποιεί εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

4.3 Σημειώσεις

Οι κατηγορίες θα σταλούν με email στους παραλήπτες. Όταν οι παραλήπτες λαμβάνουν αυτά τα email στο Outlook, θα λάβουν τις κατηγορίες χρωμάτων εκτός από το email στη λίστα μηνυμάτων και στην κορυφή του περιεχομένου μηνυμάτων στο παράθυρο ανάγνωσης ή στο παράθυρο μηνύματος.