Το Microsoft Outlook προσφέρει τρία είδη μορφών μηνυμάτων: HTML, εμπλουτισμένο κείμενο και απλό κείμενο. Κάθε μορφή μηνύματος ικανοποιεί διαφορετικές ανάγκες.

1.1 HTML

Η μορφή HTML είναι ο πιο δημοφιλής τύπος μορφής μηνυμάτων στο Outlook.

Όπως γνωρίζουμε, το HTML είναι μια γλώσσα ιστοσελίδας, η οποία μας βοηθά να κωδικοποιήσουμε την ιστοσελίδα μας με πλούσιο κείμενο μορφοποίησης, εικόνες και άλλα αντικείμενα. Ομοίως, η μορφή HTML κάνει ολόκληρο το περιεχόμενο του μηνύματος να μοιάζει με μια ωραία και καθαρή ιστοσελίδα. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μορφή HTML υποστηρίζουν το μεγαλύτερο μέρος της συνηθισμένης μορφοποίησης γραμματοσειρών, μορφοποίησης παραγράφων, ευθυγραμμίσεων κ.λπ.

Οι χρήστες του Outlook μπορούν να εφαρμόσουν απευθείας ένα θέμα μηνύματος για να δημιουργήσουν ένα μήνυμα HTML με πολλές προεπιλεγμένες επικεφαλίδες, μορφοποίηση γραμματοσειρών, ευθυγραμμίσεις κ.λπ. Από την άλλη πλευρά, οι χρήστες του Outlook μπορούν επίσης να διακοσμήσουν ένα email HTML με έντονη γραμματοσειρά, πλάγιο κείμενο, υπογράμμιση, χρώμα επισήμανσης, προηγμένα εφέ κειμένου κ.λπ. ανάλογα με τις ανάγκες τους.

Ωστόσο, πρέπει να έχετε παρατηρήσει ότι ορισμένες εικόνες και σχήματα δεν μπορούν να εμφανιστούν απευθείας στο Outlook παραληπτών και απαιτούν από τους παραλήπτες να τις κατεβάσουν χειροκίνητα. Το χειρότερο, οι παραλήπτες του Outlook μπορούν να διαμορφώσουν για να αποτρέψουν τη λήψη εικόνων σε email HTML. Εάν οι εικόνες δεν λαμβάνονται και δεν εμφανίζονται στο Outlook των παραληπτών, αυτές οι εικόνες θα αντικατασταθούν με σύμβολα κράτησης θέσης, γεγονός που θα κάνει ολόκληρο το μήνυμα ακατάστατο.

1.2 Απλό κείμενο

Σε σύγκριση με τη μορφή HTML, η μορφή Απλού κειμένου υποστηρίζει μόνο κανονικό κείμενο στο σώμα μηνυμάτων. Η μορφή απλού κειμένου δεν υποστηρίζει καμία μορφοποίηση, όπως έντονη, πλάγια, υπογράμμιση, διαγράμμιση, χρώματα επισήμανσης κ.λπ. Επίσης, δεν υποστηρίζει την εμφάνιση εικόνων και υπερσυνδέσμων μέσα στο μήνυμα. Εάν πρέπει να εισαγάγετε σημαντικές εικόνες στο μήνυμα, η μόνη έγκυρη λύση είναι να τις επισυνάψετε ως συνημμένα.

1.3 Πλούσιο κείμενο

Η μορφή εμπλουτισμένου κειμένου υποστηρίζει επίσης πολλαπλή μορφοποίηση γραμματοσειρών, υπερσυνδέσμους, πίνακες, σχήματα, εικόνες κ.λπ. Ωστόσο, οι περισσότερες μορφοποιήσεις στο μήνυμα εμπλουτισμένου κειμένου είναι συμβατές μόνο με το Microsoft Outlook και το Microsoft Exchange. Επιπλέον, τα συνημμένα ενσωματώνονται στο σώμα μηνυμάτων αντί να επισυνάπτονται στην κεφαλίδα του μηνύματος.

Κατά τη σύνθεση νέων μηνυμάτων ή την απάντηση / προώθηση μηνυμάτων στο Outlook, μπορούμε εύκολα να αλλάξουμε τη μορφή του μηνύματος.

Στο νέο παράθυρο σύνθεσης, απάντησης ή προώθησης μηνύματος, απλώς κάντε κλικ στο HTML, Απλό κείμενο, ή Πλούσιο κείμενο στο κουμπί Μορφή ομάδα για το Μορφοποίηση κειμένου Tab.

Note: Εάν το μήνυμα απάντησης ή προώθησης είναι ενσωματωμένο στο παράθυρο ανάγνωσης, πρέπει να κάνετε κλικ στο Ξεπεταχτεί κουμπί στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου ανάγνωσης για να εμφανιστεί το μήνυμα απάντησης ή προώθησης στο παράθυρο μηνύματος.

Γενικά, τα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλονται αυτόματα σε μορφή HTML στο Outlook. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, πρέπει να στείλουμε αυτόματα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλη μορφή μηνύματος, όπως απλό κείμενο ή εμπλουτισμένο κείμενο. Εδώ, αυτή η ενότητα θα σας καθοδηγήσει για να αλλάξετε την προεπιλεγμένη μορφή μηνύματος για όλα τα νέα εξερχόμενα μηνύματα στο Outlook.

1. Κλίκ Αρχεία > Επιλογές.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook, κάντε κλικ στο Ταχυδρομείο στην αριστερή γραμμή, μεταβείτε στο Σύνταξη μηνυμάτων και επιλέξτε μια νέα μορφή μηνύματος από το Σύνταξη μηνυμάτων σε αυτήν τη μορφή Αναπτυσσόμενη λίστα.

3. Κάντε κλικ στο OK κουμπί για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Από τώρα και στο εξής, όλα τα νέα μηνύματα θα αλλάζουν αυτόματα στην καθορισμένη μορφή μηνύματος.

Γενικά, λάβαμε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα στο Outlook και αυτά τα μηνύματα ενδέχεται να είναι σε μορφή HTML, μορφή απλού κειμένου ή μορφή εμπλουτισμένου κειμένου. Εδώ, αυτή η ενότητα θα σας δείξει το σεμινάριο για γρήγορη αλλαγή της μορφής ενός ληφθέντος email στο Outlook.

1. Στη λίστα μηνυμάτων, κάντε διπλό κλικ για να ανοίξετε το καθορισμένο email.

2. Στη συνέχεια, το email ανοίγει σε ένα παράθυρο μηνύματος. Κάντε κλικ Μήνυμα > Δράσεις > Επεξεργασία μηνύματος.

3. Τώρα το μήνυμα είναι επεξεργάσιμο. Προχωρήστε για να ενεργοποιήσετε το Μορφοποίηση κειμένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καθορισμένη μορφή μηνύματος στην οποία θα μετατρέψετε το email στο Μορφή ομάδα.

4. Τύπος Ctrl + S ή κάντε κλικ στο Αποθήκευση κουμπί (από προεπιλογή το Αποθήκευση το κουμπί βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης πάνω από τις καρτέλες) για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και, στη συνέχεια, κλείστε το παράθυρο μηνύματος.

Note: Αυτή η μέθοδος μπορεί να αλλάξει τη μορφή μηνύματος μόνο για ένα ληφθέν email κάθε φορά.

Εάν πρέπει πάντα να απαντάτε ή να προωθείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μορφή Απλού κειμένου, αυτή η ενότητα θα λύσει εύκολα τα προβλήματά σας στο Outlook.

1. Στην κύρια διεπαφή του Outlook, κάντε κλικ στο Αρχεία > Επιλογές για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook, κάντε κλικ στο Κέντρο αξιοπιστίας στην αριστερή γραμμή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις Κέντρου αξιοπιστίας κουμπί.

3. Στο παράθυρο διαλόγου Trust Center, κάντε κλικ στο Ασφάλεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην αριστερή γραμμή και, στη συνέχεια, επιλέξτε το Διαβάστε όλα τα τυπικά μηνύματα σε απλό κείμενο επιλογή του Διαβάστε ως απλό κείμενο τμήμα.

4. Κλίκ OK κουμπιά διαδοχικά για να κλείσετε και τους δύο διαλόγους.

Τώρα επιστρέφει στην κύρια διεπαφή του Outlook και θα δείτε ότι όλα τα ληφθέντα email στη λίστα μηνυμάτων μετατρέπονται αυτόματα στο απλό κείμενο.

5. Επιλέξτε ένα email που θα απαντήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αρχική > απάντηση or Απάντηση σε όλους.

Συμβουλές: Για να προωθήσετε ένα email, επιλέξτε το email στη λίστα μηνυμάτων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Kutools> Προώθηση.

6. Στη συνέχεια, θα δείτε το μήνυμα απάντησης ή το μήνυμα προώθησης δημιουργείται σε μορφή Απλού κειμένου. Μπορείτε να συνθέσετε το μήνυμα απάντησης και να το στείλετε όπως χρειάζεστε.

: Εάν η Διαβάστε όλα τα βασικά σε απλό κείμενο η επιλογή είναι ενεργοποιημένη, όλα τα ληφθέντα email θα μετατραπούν αυτόματα σε μορφή απλού κειμένου.

Εάν πρέπει να απαντήσετε ή να προωθήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μορφή HTML στο Outlook, μπορείτε να δοκιμάσετε παρακάτω τον κώδικα VBA για να λύσετε εύκολα το πρόβλημα.

1. Στο Outlook, πατήστε άλλος + F11 για να ανοίξετε το παράθυρο της Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Στο παράθυρο της Microsoft Visual Basic for Applications, κάντε κλικ στο Κύριο θέμα > Μονάδα μέτρησηςκαι, στη συνέχεια, επικολλήστε τον παρακάτω κώδικα στη νέα ενότητα.

VBA: Αυτόματη απάντηση ή προώθηση email σε μορφή HTML

Sub ForceReplyInHTML () 'ενημέρωση από ExtendOffice.com στις 11/18/2020 Dim xΕπιλογή ως Outlook. Επιλογή Dim xItem ως αντικείμενο Dim xMailItem As Outlook.MailItem Dim xRMail As Outlook.MailItem Dim xIsPlainText As Boolean Dim xWinStr As String On Error Resume Next xWinStr = TypeName (Application.ActiveWindow) Εάν xWinStr = "Explorer", στη συνέχεια, ορίστε το xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection If xSelection.Count> 0 Στη συνέχεια, ορίστε xItem = xSelection.Item (1) Αλλιώς MsgBox "Δεν έχει επιλεγεί στοιχείο μηνύματος." & "Παρακαλούμε κάντε πρώτα μια επιλογή.", vbInformation, "Kutools for Outlook" Exit Sub End If ElseIf xWinStr = "Inspector" Στη συνέχεια, ορίστε xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem Else MsgBox "Unsupported Window type." & vbNewLine & "Παρακαλώ κάντε μια επιλογή" & "ή ανοίξτε ένα στοιχείο πρώτα . ", vbInformation," Kutools for Outlook "Exit Sub End If If xItem.Class <> olMail Ona MsgBox" Δεν έχει επιλεγεί στοιχείο μηνύματος. "&" Παρακαλούμε κάντε πρώτα μια επιλογή. ", vbInformation," Kutools for Outlook "Exit Sub End Εάν xIsPlainText = False Set xMailItem = xItem If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Τότε xIsPlainText = True End If xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML Set xRMail = xMailItem.Reply 'Αν χρειάζεται να απαντήσετε σε όλους τους παραλήπτες σε HTML, αλλάξτε το xMailItem.Αποστολή σε xMailItem.ReplyAll' Αν χρειαστεί να προωθήσετε HTML xMailItem.Forward If xIsPlainText = True Then xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End If xRMail.Display (False) Set xItem = Nothing Set xMailItem = Nothing Set xRMail = Nothing End Sub

Notes: Ο παραπάνω κώδικας θα σας βοηθήσει να απαντήσετε σε email σε μορφή HTML. Αν θέλετε να απαντήσετε αυτόματα σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μορφή HTML, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

(1) Για να απαντήσετε σε όλους τους παραλήπτες σε μορφή HTML, αντικαταστήστε τον αριστερό κώδικα με τον σωστό:
Ορισμός xRMail = xMailItem.Reply      Ορισμός xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Για προώθηση email σε μορφή HTML, αντικαταστήστε τον αριστερό κώδικα με τον σωστό:
Ορισμός xRMail = xMailItem.Reply      Ορισμός xRMail = xMailItem. Forward

3. Τώρα μπορείτε να κάνετε κλικ για να επιλέξετε ένα email και στο καθορισμένο παράθυρο της ενότητας κάντε κλικ στο τρέξιμο πατήστε το κουμπί F5 πλήκτρα για απάντηση, απάντηση σε όλους ή προώθηση του email σε μορφή HTML.

Ωστόσο, θα είναι βαρετό να ανοίξετε το καθορισμένο παράθυρο λειτουργικής μονάδας για να εκτελείτε τον κώδικα VBA χειροκίνητα από καιρό σε καιρό. Εάν πρέπει να εφαρμόζουμε συχνά αυτό το VBA, για να διευκολύνουμε τη δουλειά μας, μπορούμε να προσθέσουμε αυτό το VBA στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ως κουμπί εντολής, έτσι ώστε να μπορούμε να εφαρμόσουμε αυτήν τη μονάδα VBA με ένα μόνο κλικ εύκολα στο μέλλον.

4. Στο καθορισμένο παράθυρο λειτουργικής μονάδας, πατήστε Ctrl + S για να αποθηκεύσετε τον κώδικα και, στη συνέχεια, κλείστε το παράθυρο της λειτουργικής μονάδας και το παράθυρο της Microsoft Visual Basic for Applications.

5. Στην κύρια διεπαφή του Outlook, κάντε κλικ στο μικρό βέλος  στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περισσότερες εντολές από το αναπτυσσόμενο μενού.

Notes: Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ Αρχεία > Επιλογές για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης στην αριστερή μπάρα.

6. Τώρα βγαίνει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook και το Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης είναι ενεργοποιημένο στην αριστερή γραμμή. Μπορείτε να προχωρήσετε ως εξής:
(1) Επιλέξτε Μακροεντολές από το Επιλέξτε εντολές από αναπτυσσόμενη λίστα;
(2) Στο αριστερό πλαίσιο λίστας, κάντε κλικ για να επισημάνετε την καθορισμένη εντολή VBA που προσθέσαμε μόλις τώρα.
(3) Κάντε κλικ στο Πρόσθεση κουμπί.

7. Τώρα η καθορισμένη εντολή VBA προστίθεται στο δεξί πλαίσιο λίστας. Προχωρήστε για να κάνετε τα εξής:
(1) Στο δεξί πλαίσιο λίστας, κάντε κλικ για να επισημάνετε την καθορισμένη εντολή VBA.
(2) Κάντε κλικ στο Τροποποίηση κουμπί;
(3) Στο παράθυρο διαλόγου Προτροπή κουμπιού τροποποίησης, καθορίστε ένα σύμβολο για την εντολή VBA στο Σύμβολο κουτί;
(4) Πληκτρολογήστε ένα εύκολο όνομα κατανόησης για την εντολή VBA στο Εμφανιζόμενο όνομα κουτί;
(5) Κάντε κλικ στο OK κουμπιά διαδοχικά για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να κλείσετε και τους δύο διαλόγους.

Τώρα η εντολή VBA προστίθεται στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.

Στο μέλλον, μπορείτε να κάνετε κλικ στην εντολή VBA στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης για να απαντήσετε, να απαντήσετε σε όλους ή να προωθήσετε το τρέχον επιλεγμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μορφή HTML, ανεξάρτητα από τη μορφή μηνύματος στην οποία βρίσκεται το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εάν θέλετε να απαντήσετε ή να προωθήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μορφή απλού κειμένου αλλά δεν επηρεάζετε τη μορφή μηνυμάτων τυχόν ληφθέντων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, πώς θα μπορούσατε να το αντιμετωπίσετε; Εκτός από το παραπάνω VBA, υπάρχει άλλη εύκολη λύση για απάντηση ή προώθηση σε HTML; Και τι γίνεται με την αυτόματη απάντηση ή προώθηση σε μορφή εμπλουτισμένου κειμένου; Εδώ, αυτή η ενότητα θα παρουσιάσει εκπληκτικά εργαλεία τρίτων, Διορθώθηκε η μορφοποίηση απάντησης και Διορθώθηκε η διαμόρφωση προς τα εμπρός παρέχονται από Kutools για το Outlook για να απαντάτε ή να προωθείτε πάντα οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την καθορισμένη μορφή μηνύματος αυτόματα.

1. Κλίκ Kutools > Διορθώθηκε η μορφοποίηση > Διορθώθηκε η μορφοποίηση απάντησης > Ορισμός μορφοποίησης απάντησης.

Note: Για να προωθήσετε email σε οποιονδήποτε σε σταθερή μορφή μηνύματος, κάντε κλικ Kutools > Διορθώθηκε η μορφοποίηση > Διορθώθηκε η μορφοποίηση Froward > Ορισμός μορφοποίησης προώθησης.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Set Reply Formatting ή Set Forward Formatting, ελέγξτε την καθορισμένη μορφή μηνύματος στην οποία θα απαντάτε πάντα ή θα προωθείτε και κάντε κλικ στο OK κουμπί.

3. Προχωρήστε για να κάνετε κλικ Kutools > Διορθώθηκε η μορφοποίηση > Διορθώθηκε η μορφοποίηση απάντησης (Ή Διορθώθηκε η διαμόρφωση προς τα εμπρός)> Ενεργοποίηση μορφοποίησης σταθερής απάντησης (Ή Ενεργοποίηση σταθερής προώθησης μορφοποίησης) για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα.

Και στο αναδυόμενο παράθυρο επιβεβαίωσης Kutools για Outlook, κάντε κλικ στο OK κουμπί.

Από τώρα και στο εξής, όταν κάνετε κλικ Αρχική > απάντηση, Απάντηση σε όλους, ή Προς τα εμπρός για να απαντήσετε / προωθήσετε ένα email, οι απαντήσεις ή οι προωθήσεις θα αλλάξουν αυτόματα στην καθορισμένη μορφή μηνύματος.