Πώς να δημιουργήσετε έναν φάκελο για την οργάνωση των email που περιέχουν συγκεκριμένα άτομα στο Outlook;

Κατακλύζεστε από ακατάστατα εισερχόμενα; Σε αυτό το σεμινάριο, θα εισαγάγω τρεις μεθόδους οργάνωσης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν συγκεκριμένα άτομα στο Outlook για καλύτερη αποτελεσματικότητα.

Να μετακινείτε πάντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν συγκεκριμένα άτομα σε έναν δημιουργημένο φάκελο

1. Κάντε δεξί κλικ στον λογαριασμό email για τον οποίο θα δημιουργήσετε ένα φάκελο για την οργάνωση των email, επιλέξτε Νέος φάκελος από το μενού με το δεξί κλικ και ονομάστε το φάκελο.

2. Στο φάκελο Εισερχόμενα ή Απεσταλμένα, επιλέξτε οποιοδήποτε από τα μηνύματα email που περιέχουν συγκεκριμένη διεύθυνση email και θα μετακινήσετε όλα τα email του/της στον δημιουργημένο φάκελο.

3. Από την Αρχική στην καρτέλα κίνηση ομάδα, κάντε κλικ στο Κανόνες που > Να μετακινούνται πάντα τα μηνύματα από: συγκεκριμένη διεύθυνση email και / ή Κανόνες που > Να μετακινούνται πάντα τα μηνύματα σε: συγκεκριμένη διεύθυνση email ανάλογα με τις ανάγκες σας.

4. Στο αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις, καθορίστε τον φάκελο στον οποίο θα μετακινήσετε τα μηνύματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ OK.

5. Τα email στο φάκελο Εισερχόμενα ή Απεσταλμένα που πληρούν τις προϋποθέσεις μεταφέρονται τώρα στον φάκελο που μόλις δημιουργήσατε. Και τα μελλοντικά μηνύματα email θα πηγαίνουν επίσης απευθείας στον φάκελο εάν πληρούν τις προϋποθέσεις.

Δημιουργήστε έναν φάκελο αναζήτησης για αυτόματη οργάνωση των email για συγκεκριμένα άτομα

Εάν δεν θέλετε να μετακινήσετε τα μηνύματα σε ένα φάκελο, αλλά απλώς θέλετε να τα προβάλετε εύκολα. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν φάκελο αναζήτησης στο Outlook, ο οποίος σας δίνει τη δυνατότητα να βρίσκετε μηνύματα email που ταιριάζουν με καθορισμένα κριτήρια σε πολλούς φακέλους, αλλά να τα διατηρείτε στους αρχικούς τους φακέλους.

1. Από την Folder στην καρτέλα Νέα ομάδα, κάντε κλικ στο Νέος φάκελος αναζήτησης.

2. Στο αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου Νέος φάκελος αναζήτησης, κάντε τα εξής:

• 1) Στο πλαίσιο Επιλογή φακέλου αναζήτησης, στη λίστα Αλληλογραφία από άτομα και λίστες, επιλέξτε Αποστολή αλληλογραφίας από και προς συγκεκριμένα άτομα, ή Αλληλογραφία από συγκεκριμένα άτομα όπως χρειάζεστε.
• 2) Στο πλαίσιο Προσαρμογή φακέλου αναζήτησης, κάντε κλικ στο Επιλέξτε για να επιλέξετε άτομα από τη λίστα διευθύνσεών σας.
• 3) Καθορίστε τον λογαριασμό email από όπου θα αναζητήσετε email.
• 4) Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

3. Δημιουργείται ένας φάκελος αναζήτησης στην περιοχή Αναζήτηση φακέλων, ο οποίος περιέχει τα μηνύματα email που πληρούν τις προϋποθέσεις.

Μαζική δημιουργία φακέλων για την οργάνωση των email για όλους τους λογαριασμούς email σας με VBA

Εάν έχετε πολλούς λογαριασμούς email στο Outlook και θέλετε να δημιουργήσετε φακέλους για κάθε λογαριασμό email σε παρτίδες για συγκεκριμένα άτομα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο VBA για να μετακινήσετε τα μηνύματα που περιέχουν συγκεκριμένα άτομα από τους φακέλους Εισερχόμενα ή Απεσταλμένα των λογαριασμών email σας. Παρακαλώ κάντε τα εξής.

1. Στο Outlook, κάντε κλικ Αρχεία > Επιλογές > Κέντρο αξιοπιστίας, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις Κέντρου αξιοπιστίας.

2. Στο αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου, μεταβείτε σε Ρυθμίσεις μακροεντολών, Επιλέξτε Ενεργοποιήστε όλες τις μακροεντολές, και ελέγξτε Εφαρμόστε ρυθμίσεις ασφαλείας μακροεντολών στα εγκατεστημένα πρόσθετα.

3. κλικ OK κουμπιά για να κλείσετε τα παράθυρα διαλόγου.

4. Πάτα το άλλος + F11 για να ανοίξετε το παράθυρο της Microsoft Visual Basic for Applications.

5. κλικ Κύριο θέμα > Μονάδα μέτρησης. Στη συνέχεια, αντιγράψτε έναν από τους παρακάτω κωδικούς VBA στο παράθυρο Module.

Κωδικός VBA 1: Μαζική δημιουργία φακέλων για την οργάνωση των email που περιέχουν συγκεκριμένους αποστολείς στα Εισερχόμενα όλων των λογαριασμών email

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Σημείωση: Θα πρέπει να αντικαταστήσετε συγκεκριμένα αποσπάσματα σύμφωνα με τα σχόλια στη 12η, 16η και 35η σειρά του παραπάνω κώδικα VBA.

Κωδικός VBA 2: Μαζική δημιουργία φακέλων για την οργάνωση των email που περιέχουν συγκεκριμένους παραλήπτες στα Εισερχόμενα όλων των λογαριασμών email

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Σημείωση:

• 1) Θα πρέπει να αντικαταστήσετε συγκεκριμένα αποσπάσματα σύμφωνα με τα σχόλια στη 12η, 16η και 35η σειρά του παραπάνω κώδικα VBA.
• 2) Για να αρχειοθετήσετε μηνύματα που περιέχουν συγκεκριμένο παραλήπτη CC ή BCC, αφαιρέστε το σχόλιο της 28ης και 33ης σειράς διαγράφοντας την απόστροφο (') στην αρχή των σειρών.

6. Τύπος F5 για να εκτελέσετε τον κώδικα VBA. Και νέοι φάκελοι θα δημιουργηθούν εάν υπάρχουν μηνύματα που πληρούν τις προϋποθέσεις.

Σχετικά Άρθρα

---

Τα καλύτερα εργαλεία παραγωγικότητας γραφείου

Kutools για το Outlook - Πάνω από 100 ισχυρές δυνατότητες για υπερφόρτιση του Outlook σας

🤖 Βοηθός αλληλογραφίας AI: Άμεσα επαγγελματικά email με μαγεία AI -- με ένα κλικ για ιδιοφυείς απαντήσεις, τέλειος τόνος, πολυγλωσσική γνώση. Μεταμορφώστε τα email χωρίς κόπο! ...

📧 Αυτοματοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Εκτός γραφείου (Διαθέσιμο για POP και IMAP)  /  Προγραμματισμός αποστολής email  /  Αυτόματο CC/BCC βάσει κανόνων κατά την αποστολή email  /  Αυτόματη προώθηση (Σύνθετοι κανόνες)   /  Αυτόματη προσθήκη χαιρετισμού   /  Διαχωρίστε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πολλών παραληπτών σε μεμονωμένα μηνύματα ...

📨 Διαχείριση e-mail: Εύκολη ανάκληση email  /  Αποκλεισμός απάτης email από υποκείμενα και άλλους  /  Διαγραφή διπλότυπων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου  /  Προχωρημένη Αναζήτηση  /  Ενοποίηση φακέλων ...

📁 Συνημμένα Pro: Μαζική αποθήκευση  /  Αποσύνδεση παρτίδας  /  Συμπίεση παρτίδας  /  Αυτόματη αποθήκευση   /  Αυτόματη απόσπαση  /  Αυτόματη συμπίεση ...

🌟 Διασύνδεση Magic: 😊Περισσότερα όμορφα και δροσερά emojis   /  Ενισχύστε την παραγωγικότητά σας στο Outlook με προβολές με καρτέλες  /  Ελαχιστοποιήστε το Outlook αντί να κλείσετε ...

???? Με ένα κλικ Wonders: Απάντηση σε όλους με εισερχόμενα συνημμένα  /   Email κατά του phishing  /  🕘Εμφάνιση ζώνης ώρας αποστολέα ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Επαφές & Ημερολόγιο: Μαζική προσθήκη επαφών από επιλεγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου  /  Διαχωρίστε μια ομάδα επαφής σε μεμονωμένες ομάδες  /  Κατάργηση υπενθυμίσεων γενεθλίων ...

Διανεμήθηκαν παραπάνω από 100 Χαρακτηριστικά Περιμένετε την εξερεύνηση σας! Κάντε κλικ εδώ για να ανακαλύψετε περισσότερα.

Δείτε Περισσότερα       Δωρεάν κατέβασμα      Αγορά