Πώς να ομαδοποιήσετε μηνύματα email με συγκεκριμένες κατηγορίες χρωμάτων στο Outlook;

Μερικές φορές, επισημαίνετε μηνύματα email με συγκεκριμένες κατηγορίες χρωμάτων και, στη συνέχεια, μπορείτε να αποκλείσετε εύκολα ή να μάθετε αυτά τα μηνύματα email ή για άλλους σκοπούς. Όταν μια μάζα μηνυμάτων email συσσωρεύεται σε ένα φάκελο αλληλογραφίας, είναι δύσκολο να μάθετε τα μηνύματα email που επισημαίνονται με συγκεκριμένες κατηγορίες χρωμάτων με μια ματιά. Στην πραγματικότητα, υπάρχουν μερικά κόλπα για την ομαδοποίηση μηνυμάτων email με συγκεκριμένες κατηγορίες χρωμάτων στο Microsoft Outlook γρήγορα.

Ομαδοποιήστε τα μηνύματα email ανά κατηγορίες με ένα φάκελο αναζήτησης

Ομαδοποιήστε τα μηνύματα email ανά κατηγορίες με το μεταβαλλόμενο μοτίβο ρύθμισης

Καρτέλα Office - Ενεργοποιήστε την επεξεργασία με καρτέλες και την περιήγηση στο Microsoft Office, κάνοντας την εργασία άνετη

Διαβάστε περισσότερα ...Κατεβάστε ...

Kutools for Outlook - Ενισχύστε το Outlook με 100+ προηγμένες δυνατότητες για ανώτερη απόδοση

Αυτοματοποιήστε την αποστολή email με Αυτόματο CC / BCC, Αυτόματη προώθηση με κανόνες? στείλετε Αυτόματη απάντηση (Εκτός γραφείου) χωρίς να απαιτείται διακομιστής ανταλλαγής...
Λάβετε υπενθυμίσεις όπως Προειδοποίηση BCC όταν απαντάτε σε όλους όσο βρίσκεστε στη λίστα BCC και Υπενθύμιση όταν λείπουν συνημμένα για ξεχασμένα συνημμένα...
Βελτιώστε την αποτελεσματικότητα του email με Απάντηση (Όλα) Με Συνημμένα, Αυτόματη προσθήκη χαιρετισμού ή ημερομηνίας και ώρας στην υπογραφή ή στο θέμα, Απάντηση σε πολλά email...
Βελτιώστε την αποστολή email με Ανάκληση email, Εργαλεία συνημμένου (Συμπίεση όλων, Αυτόματη αποθήκευση όλων...), Κατάργηση διπλότυπων, να Γρήγορη αναφορά...

Ενισχύστε το Outlook 2021 - 2010 ή το Outlook 365 με αυτές τις προηγμένες δυνατότητες. Απολαύστε μια ολοκληρωμένη δωρεάν δοκιμή 60 ημερών και αναβαθμίστε την εμπειρία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας!

Διαβάστε περισσότερα ...Κατεβάστε ...

Ομαδοποιήστε τα μηνύματα email ανά κατηγορίες με ένα φάκελο αναζήτησης

Αυτή η μέθοδος θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα φάκελο αναζήτησης με βάση συγκεκριμένες κατηγορίες χρωμάτων και, στη συνέχεια, όλα τα μηνύματα που επισημαίνονται με συγκεκριμένες κατηγορίες χρωμάτων θα ομαδοποιούνται αυτόματα σε αυτόν το φάκελο αναζήτησης.

Βήμα 1: Επιλέξτε και ανοίξτε το φάκελο αλληλογραφίας στο παράθυρο περιήγησης όπου θα ομαδοποιήσετε μηνύματα email ανά κατηγορίες.

Βήμα 2: Ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Νέο φάκελο αναζήτησης:

Στο Outlook 2007, κάντε κλικ στο Αρχεία > Νέα > Αναζήτηση φακέλου;
Στο Outlook 2010 και 2013, κάντε κλικ στο Νέος φάκελος αναζήτησης κουμπί για το Folder Tab.

Βήμα 3: Στο παράθυρο διαλόγου New Search Folder, επιλέξτε και επισημάνετε το Κατηγοριοποιημένη αλληλογραφία στο Επιλογή φακέλου αναζήτησης: κουτί.

Εάν πρέπει να ομαδοποιήσετε όλα τα μηνύματα email με οποιεσδήποτε κατηγορίες χρωμάτων, απλώς κάντε κλικ στο OK κουμπί για να ολοκληρώσετε τη ρύθμιση.

Εάν πρέπει να ομαδοποιήσετε μηνύματα email με συγκεκριμένες κατηγορίες χρωμάτων, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Βήμα 4: Κάντε κλικ στο Επιλέξτε κουμπί στο πλαίσιο διαλόγου Νέα αναζήτηση φακέλου.

Βήμα 5: Στο παράθυρο διαλόγου "Κατηγορίες χρωμάτων", ελέγξτε τις κατηγορίες χρωμάτων σύμφωνα με τις δικές σας ανάγκες. Στην περίπτωσή μας, ελέγχουμε την Πράσινη Κατηγορία.

Βήμα 6: Κάντε κλικ σε όλα OK κουμπιά σε κάθε παράθυρο διαλόγου.

Στη συνέχεια, θα δείτε έναν νέο φάκελο αναζήτησης να δημιουργείται και να προστίθεται στο παράθυρο περιήγησης και το όνομα του φακέλου βασίζεται στις καθορισμένες κατηγορίες σας. Όλα τα μηνύματα με συγκεκριμένες κατηγορίες χρωμάτων ομαδοποιούνται αυτόματα σε αυτόν το φάκελο αναζήτησης.

Ομαδοποιήστε τα μηνύματα email ανά κατηγορίες με το μεταβαλλόμενο μοτίβο ρύθμισης

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως χρειαστεί να ομαδοποιήσετε μηνύματα email ανά κατηγορίες χρωμάτων για μία μόνο φορά. Επομένως, θα παρουσιάσουμε έναν άλλο τρόπο για να ομαδοποιήσετε γρήγορα μηνύματα email ανά κατηγορίες χρωμάτων για τις προσωρινές σας ανάγκες.

Βήμα 1: Επιλέξτε και ανοίξτε το φάκελο αλληλογραφίας στο παράθυρο περιήγησης στον οποίο θα ομαδοποιήσετε μηνύματα email ανά κατηγορίες.

Βήμα 2: Αλλάξτε το μοτίβο ρύθμισης στον επιλεγμένο φάκελο αλληλογραφίας:

Στο Outlook 2007, κάντε κλικ στο Δες > Κανονίζεται από > Κατηγορίες;
Στο Outlook 2010 και 2013, κάντε κλικ στο Κατηγορίες στο Διευθέτηση ομάδα για το Δες Tab.

Στη συνέχεια, θα δείτε όλα τα μηνύματα email με οποιεσδήποτε κατηγορίες χρωμάτων ταξινομούνται και ομαδοποιούνται στο τέλος της λίστας αλληλογραφίας, δείτε την ακόλουθη οθόνη:

Σημείωση: Εάν αλλάξετε το μοτίβο ρύθμισης ή ταξινομήσετε τα μηνύματα με άλλα κριτήρια, τα μηνύματα δεν θα ομαδοποιούνται και κατά κατηγορίες χρωμάτων.