Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο

Ρύθμιση αυτόματων απαντήσεων εκτός γραφείου στο Outlook (πλήρης οδηγός)

Συγγραφέας: Siluvia Τελευταία τροποποίηση: 2023-11-06

Στη σημερινή ψηφιακή εποχή, μπορούμε να έχουμε πρόσβαση στα email μας όποτε και όπου θέλουμε. Ωστόσο, παρόλο που είμαστε πάντα συνδεδεμένοι, υπάρχουν φορές που μπορεί να μην είμαστε σε θέση να απαντήσουμε αμέσως στα εισερχόμενα μηνύματα, όπως σε διακοπές ή όταν λείπουμε από το γραφείο. Εκεί η δυνατότητα αυτόματης απάντησης εκτός γραφείου γίνεται ανεκτίμητη, αφήνοντας τους αποστολείς email να γνωρίζουν ότι οι απαντήσεις μας θα καθυστερήσουν. Είτε χρησιμοποιείτε το Outlook στο Windows, ιστός, Mac, ή ακόμη και iOS και συσκευές Android, αυτός ο οδηγός θα σας βοηθήσει να μάθετε σε βάθος πώς να ρυθμίσετε τις αυτόματες απαντήσεις εκτός γραφείου σε όλες αυτές τις πλατφόρμες. Ας αρχίσουμε.


Βίντεο


Ρύθμιση απαντήσεων εκτός γραφείου στο Outlook στα Windows

Αυτή η ενότητα παρουσιάζει τρεις μεθόδους που θα σας βοηθήσουν να ρυθμίσετε τις απαντήσεις εκτός γραφείου για λογαριασμούς ανταλλαγής και όλους τους λογαριασμούς email στα Windows.

  • Αυτόματες απαντήσεις – Ενσωματωμένη λειτουργία του Outlook, αλλά μόνο για λογαριασμούς Exchange.
  • Kutools για Excel – Εύκολο στη ρύθμιση και χρήση, διαθέσιμο για όλους τους λογαριασμούς email.
  • Κανόνες Outlook - Πολλά βήματα και πολύπλοκες λειτουργίες, διαθέσιμα για όλους τους λογαριασμούς email.

Ρυθμίστε τις απαντήσεις εκτός γραφείου με τη λειτουργία Αυτόματες απαντήσεις

Εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό Exchange στο Outlook, το ενσωματωμένο Αυτόματες απαντήσεις Η δυνατότητα μπορεί να σας βοηθήσει να ρυθμίσετε απαντήσεις εκτός γραφείου στο Outlook. Παρακαλώ κάντε τα εξής.

Βήμα 1: Ανοίξτε το παράθυρο Αυτόματες απαντήσεις

Στο Outlook, μεταβείτε στο Αρχεία καρτέλα, επιλέξτε τον λογαριασμό ανταλλαγής για τον οποίο πρέπει να ενεργοποιήσετε την αυτόματη απάντηση από την αναπτυσσόμενη λίστα λογαριασμού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Αυτόματες απαντήσεις. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

Σημείωση:Αυτή η μέθοδος είναι διαθέσιμη μόνο για λογαριασμό email Exchange. Αν δεν το βλέπετε αυτό Αυτόματες απαντήσεις επιλογή, ο λογαριασμός email σας δεν υποστηρίζει αυτήν τη δυνατότητα. Μπορείτε να δοκιμάσετε οποιαδήποτε από τις παρακάτω μεθόδους: χρησιμοποιήστε το Kutools για το Outlook or δημιουργήστε κανόνες αυτόματης απάντησης του Outlook.

Βήμα 2: Ενεργοποιήστε τις αυτόματες απαντήσεις και διαμορφώστε τις ρυθμίσεις

Στο άνοιγμα Αυτόματες απαντήσεις παράθυρο, πρέπει να κάνετε τα εξής.

  1. Επιλέξτε το Αποστολή αυτόματων απαντήσεων επιλογή για ενεργοποίηση αυτής της δυνατότητας.
  2. Για να στείλετε τις αυτόματες απαντήσεις μόνο εντός ενός καθορισμένου χρονικού εύρους, ελέγξτε το Αποστέλλετε μόνο κατά τη διάρκεια αυτού του χρονικού εύρους πλαίσιο ελέγχου και καθορίστε τους επιθυμητούς χρόνους έναρξης και λήξης.
    Άκρο: Εάν δεν ορίσετε μια χρονική περίοδο, η αυτόματη απάντησή σας παραμένει ενεργοποιημένη μέχρι να την απενεργοποιήσετε επιλέγοντας Να μην αποστέλλονται αυτόματες απαντήσεις.
  3. Εάν θέλετε να στέλνετε μόνο αυτόματες απαντήσεις στους αποστολείς εντός του οργανισμού σας, μείνετε στο Μέσα στην Οργάνωση Μου Tab.
  4. Πληκτρολογήστε το μήνυμα αυτόματης απάντησης στο πλαίσιο κειμένου.
  5. Κάντε κλικ στο OK κουμπί για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις. Δείτε στιγμιότυπο οθόνης:
Notes:
  • Εάν θέλετε να στέλνετε αυτόματες απαντήσεις σε αποστολείς εκτός του οργανισμού σας, κάντε κλικ στο Έξω από την Οργάνωση Μου καρτέλα, ελέγξτε το Αυτόματη απάντηση σε άτομα εκτός του οργανισμού μου πλαίσιο ελέγχου, επιλέξτε μια επιλογή που χρειάζεστε και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το μήνυμα αυτόματης απάντησης. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης παρακάτω.
  • Εάν ρυθμίσετε και τα δύο "Μέσα στην Οργάνωση Μου" και το "Έξω από την Οργάνωση Μου” επιλογές, μπορούν να ενεργοποιηθούν ταυτόχρονα.
    • Όταν κάποιος από το εσωτερικό του οργανισμού σας σας στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα λάβει το μήνυμα που έχετε ρυθμίσει για το "Μέσα στην Οργάνωση Μου".
    • Όταν κάποιος εκτός του οργανισμού σας σας στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα λάβει το μήνυμα για το οποίο έχετε ρυθμίσει "Έξω από την Οργάνωση Μου".
  • Το Outlook σάς επιτρέπει να καθορίσετε κανόνες για την αποστολή αυτόματων απαντήσεων. Κάνοντας κλικ στο Κανόνες που το κουμπί στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου θα ανοίξει το Κανόνες αυτόματης απάντησης κουτί διαλόγου. Κάντε κλικ στο Προσθήκη κανόνα κουμπί και, στη συνέχεια, καθορίστε τα κριτήρια για τον κανόνα σας στο Επεξεργασία κανόνα κουτί διαλόγου. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
Αποτέλεσμα

Εάν ορίσετε μια χρονική περίοδο για τις αυτόματες απαντήσεις στο Βήμα 3, η αυτόματη απάντηση θα ενεργοποιηθεί την καθορισμένη ώρα και, στη συνέχεια, θα δείτε μια κίτρινη γραμμή πληροφοριών που εμφανίζεται κάτω από την κορδέλα του Outlook. Εάν δεν έχει καθοριστεί χρονική περίοδος, η αυτόματη απάντηση θα ενεργοποιηθεί αμέσως.

Μπορείτε να πάτε στο Απεσταλμένα στοιχεία φάκελο για προβολή των email αυτόματης απάντησης (email με πρόθεμα "Αυτόματη απάντηση:»).

Σημεία που δεν πρέπει να χάσετε
  • Αν και τα δύο "Αυτόματες απαντήσεις" χαρακτηριστικό ενός λογαριασμού Exchange και το κανόνας αυτόματης απάντησης που έχετε δημιουργήσει για άλλους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όπως ένας λογαριασμός POP) είναι ενεργοποιημένοι και λαμβάνεται ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ένα εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να ενεργοποιήσει απαντήσεις τόσο από τις "Αυτόματες απαντήσεις" του Exchange και από τον κανόνα αυτόματης απάντησης από την πλευρά του πελάτη. Η σειρά απόκρισης εξαρτάται από την επεξεργασία του διακομιστή και την ακολουθία εκτέλεσης κανόνων από την πλευρά του πελάτη.
    • "Αυτόματες απαντήσεις" για ανταλλαγή: Αυτή είναι μια λειτουργία του Exchange από την πλευρά του διακομιστή και δεν απαιτεί την εκτέλεση του Outlook.
    • Αυτόματες απαντήσεις μέσω κανόνων που δημιουργήθηκαν: Αυτή είναι συνήθως μια συνάρτηση από την πλευρά του πελάτη, που απαιτεί το Outlook να είναι ενεργό και να επεξεργάζεται τα εισερχόμενα email.
    Επομένως, εάν έχουν ρυθμιστεί και οι δύο μέθοδοι απάντησης, το άτομο που σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να λάβει δύο μηνύματα αυτόματης απάντησης.
  • Για να απενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, απλώς κάντε κλικ στο απενεργοποιήσετε κουμπί στη γραμμή πληροφοριών.

Ρυθμίστε εύκολα απαντήσεις εκτός γραφείου με το Kutools για το Outlook

Δεδομένων των περιορισμών της παραπάνω μεθόδου, εδώ θα ήθελα να σας προτείνω το Αυτόματη απάντηση χαρακτηριστικό του Kutools για το Outlook, που σας βοηθά να ρυθμίσετε εύκολα τις απαντήσεις εκτός γραφείου στο Outlook, ανεξάρτητα από τους τύπους λογαριασμών email. Μετά λήψη και εγκατάσταση του Kutools για το Outlook, πρέπει να κάνετε τα εξής:

Βήμα 1: Διαμορφώστε τις ρυθμίσεις αυτόματης απάντησης

Αγορά Kutools > απάντηση > Διαχείριση αυτόματης απάντησης για να ανοίξετε το Αυτόματη απάντηση παράθυρο διαλόγου και, στη συνέχεια, πρέπει να:

  1. Ελέγξτε τους λογαριασμούς email στους οποίους θέλετε να ενεργοποιήσετε την αυτόματη απάντηση:
    Η Ελέγξτε τους λογαριασμούς η ενότητα παραθέτει όλους τους λογαριασμούς email στο Outlook σας. Επιλέξτε τους λογαριασμούς στους οποίους θέλετε να ενεργοποιήσετε την αυτόματη απάντηση.
  2. Τροποποιήστε το πρόθεμα θέματος για τα email αυτόματης απάντησης:
    Το προεπιλεγμένο κείμενο στο Πρόθεμα θέματος Το πλαίσιο κειμένου είναι "Αυτόματη απάντηση". Αυτό θα είναι το πρόθεμα για θέματα email αυτόματης απάντησης. Μπορείτε να αντικαταστήσετε αυτό το προεπιλεγμένο κείμενο όπως απαιτείται.
  3. Εισαγάγετε το περιεχόμενο αυτόματης απάντησης:
    Στο παράθυρο διαλόγου παρέχεται ένα προεπιλεγμένο πρότυπο, το οποίο μπορείτε να τροποποιήσετε όπως απαιτείται.
  4. Αποθηκεύστε τις αλλαγές: Κάντε κλικ στο OK κουμπί.
Βήμα 2: Ενεργοποιήστε τη δυνατότητα αυτόματης απάντησης

A Kutools για το Outlook Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου που ρωτά εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε αμέσως τη δυνατότητα. Κάντε κλικ στο Ναι κουμπί για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία.

Αποτέλεσμα

Από εδώ και στο εξής, τα εισερχόμενα email στους ελεγμένους λογαριασμούς θα ενεργοποιούν αυτόματες απαντήσεις.

Notes:

Ρυθμίστε τις απαντήσεις εκτός γραφείου δημιουργώντας κανόνες του Outlook

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε κανόνες του Outlook για να ρυθμίσετε απαντήσεις εκτός γραφείου για όλους τους λογαριασμούς email. Ωστόσο, αυτή η μέθοδος απαιτεί πολλά βήματα για να ολοκληρωθεί. Εάν χρειάζεστε, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

Βήμα 1: Δημιουργήστε ένα πρότυπο αυτόματης απάντησης
  1. Στο Outlook, δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα email κάνοντας κλικ Νέο Email σύμφωνα με το Αρχική Tab.
  2. Στο Μήνυμα παράθυρο, εισαγάγετε ένα θέμα και ένα σώμα μηνύματος για το πρότυπό σας.
  3. Πατήστε Αρχεία > Αποθήκευση ως.
  4. Στο άνοιγμα Αποθήκευση ως παράθυρο διαλόγου, ονομάστε το πρότυπο (από προεπιλογή, το θέμα του email θα χρησιμοποιηθεί ως όνομα προτύπου), επιλέξτε Πρότυπο του Outlook από το Αποθήκευση ως τύπου αναπτυσσόμενη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αποθήκευση κουμπί.
    Αυτό το προσαρμοσμένο πρότυπο θα αποθηκευτεί στην προεπιλεγμένη θέση προσωπικών προτύπων.
  5. Αφού αποθηκεύσετε το πρότυπο, κλείστε το email χωρίς αποθήκευση.
Βήμα 2: Ανοίξτε το παράθυρο Κανόνες και Ειδοποιήσεις

Σύμφωνα με το Αρχική κάντε κλικ στην καρτέλα Κανόνες που > Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων για να ανοίξετε το Κανόνες και ειδοποιήσεις παράθυρο.

Βήμα 3: Δημιουργήστε έναν κανόνα αυτόματης απάντησης εκτός γραφείου

Στο Κανόνες και ειδοποιήσεις παράθυρο, κάντε τα εξής για να δημιουργήσετε έναν κανόνα αυτόματης απάντησης εκτός γραφείου.

  1. Σύμφωνα με το Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καρτέλα, καθορίστε έναν λογαριασμό email όπου θέλετε να εφαρμόσετε τον κανόνα αυτόματης απάντησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Νέος κανόνας κουμπί.
    Άκρο: Αν το Εφαρμόστε αλλαγές σε αυτόν τον φάκελο η αναπτυσσόμενη λίστα δεν εμφανίζεται στο Κανόνες και ειδοποιήσεις στο παράθυρο του Outlook, οι κανόνες που δημιουργήσατε θα ισχύουν για όλους τους λογαριασμούς email.
  2. Κατά την πρώτη Οδηγός κανόνων, Επιλέξτε Εφαρμόστε τον κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω στο Ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα ενότητα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.
  3. Στο δεύτερο Οδηγός κανόνων, εάν θέλετε να απαντάτε αυτόματα σε κάθε μήνυμα email που λαμβάνετε, κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί χωρίς έλεγχο οποιωνδήποτε συνθηκών. Στο αναδυόμενο παράθυρο Microsoft Outlook , κάντε κλικ στο Ναι κουμπί.
    Άκρο: Εάν θέλετε να απαντάτε αυτόματα μόνο σε ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθορίστε τις συνθήκες που χρειάζεστε.
  4. Στην τρίτη Οδηγός κανόνων, ελέγξτε την απάντηση χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πλαίσιο ελέγχου στο Βήμα 1 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο υπογραμμισμένο κείμενο στο Βήμα 2 κουτί.
  5. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή προτύπου απάντησης, επιλέξτε Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων από την αναπτυσσόμενη λίστα Αναζήτηση σε, επιλέξτε το πρότυπο που δημιουργήσατε στο βήμα 1 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.
  6. Όταν επιστρέψει στον τρίτο Οδηγό κανόνων, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε.
  7. Στον τέταρτο Οδηγό κανόνων, καθορίστε εξαιρέσεις για τον κανόνα σας εάν είναι απαραίτητο. Εδώ κάνω κλικ στο κουμπί Επόμενο χωρίς να τσεκάρω καμία εξαίρεση.
  8. Στον τελευταίο Οδηγό κανόνων, καθορίστε ένα όνομα για αυτόν τον κανόνα στην ενότητα Βήμα 1, κρατήστε επιλεγμένο το πλαίσιο Ενεργοποίηση αυτού του κανόνα στο Βήμα 2 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.
  9. Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο προτροπής του Microsoft Outlook που θα σας υπενθυμίσει ότι ο κανόνας θα εκτελείται μόνο όταν εκτελείται το Outlook. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.
  10. Στη συνέχεια, επιστρέφει στο παράθυρο Κανόνες και Ειδοποιήσεις, μπορείτε να δείτε τον δημιουργημένο κανόνα που παρατίθεται στο παράθυρο, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τον κανόνα.
Αποτέλεσμα

Τώρα έχετε δημιουργήσει έναν κανόνα αυτόματης απάντησης. Από εδώ και στο εξής, τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον καθορισμένο λογαριασμό ή σε όλους τους λογαριασμούς θα ενεργοποιούν αυτόν τον κανόνα αυτόματης απάντησης και το άτομο που σας έστειλε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα λαμβάνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτόματης απάντησης.

Σημεία που δεν πρέπει να χάσετε:
  • Εάν και ο κανόνας αυτόματης απάντησης και το "Αυτόματες απαντήσεις"Οι λειτουργίες ενός λογαριασμού Exchange είναι ενεργοποιημένες, ένα εισερχόμενο email μπορεί να ενεργοποιήσει την απόκριση και των δύο. Η σειρά απόκρισης εξαρτάται από την επεξεργασία του διακομιστή και τη σειρά εκτέλεσης του κανόνα στην πλευρά του πελάτη.
    • "Αυτόματες απαντήσεις" για ανταλλαγή: Αυτή είναι μια λειτουργία του Exchange από την πλευρά του διακομιστή και δεν απαιτεί την εκτέλεση του Outlook.
    • Αυτόματες απαντήσεις μέσω κανόνων που δημιουργήθηκαν: Αυτή είναι συνήθως μια συνάρτηση από την πλευρά του πελάτη, που απαιτεί το Outlook να είναι ενεργό και να επεξεργάζεται τα εισερχόμενα email.
    Συνήθως, οι "Αυτόματες απαντήσεις" από την πλευρά του διακομιστή θα είναι ταχύτερες, καθώς δεν εξαρτάται από τη δραστηριότητα του προγράμματος-πελάτη του Outlook. Ωστόσο, εάν έχουν ρυθμιστεί και οι δύο μέθοδοι απάντησης, το άτομο που σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να λάβει δύο μηνύματα αυτόματης απάντησης.
  • Για να απενεργοποιήσετε τον κανόνα αυτόματης απάντησης, κάντε κλικ Κανόνες που > Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων σχετικά με την Αρχική για να ανοίξετε την καρτέλα Κανόνες και ειδοποιήσεις παράθυρο, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου μπροστά από τον κανόνα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ OK Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

Ρυθμίστε τις απαντήσεις εκτός γραφείου στο Outlook σε Mac

Εάν θέλετε να ρυθμίσετε την αυτόματη απάντηση στο Outlook για Mac, η μέθοδος σε αυτήν την ενότητα μπορεί να σας βοηθήσει. Παρακαλώ κάντε το εξής.

Άκρο: Σημειώστε ότι η μέθοδος λειτουργεί μόνο για ανταλλαγή, Outlook.com, Hotmail, ή Λογαριασμοί Office 365.
Βήμα 1: Πρόσβαση στη δυνατότητα "Out of Office".

Εκκινήστε το Outlook σε Mac, ανοίξτε τον λογαριασμό email για τον οποίο θέλετε να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα εκτός γραφείου και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο Εργαλεία Και επιλέξτε Εκτός γραφείου.

Βήμα 2: Διαμόρφωση των ρυθμίσεων Αυτόματες Απαντήσεις

Στο Ρυθμίσεις αυτόματης απάντησης παράθυρο διαλόγου, πρέπει να κάνετε τις ακόλουθες διαμορφώσεις.

  1. Έλεγξε το Αποστολή αυτόματων απαντήσεων για λογαριασμό Πλαίσιο ελέγχου "(ο λογαριασμός σας)".
  2. Στο Απαντήστε μία φορά σε κάθε αποστολέα με πλαίσιο κειμένου, εισάγετε το σώμα για το μήνυμα αυτόματης απάντησης.
  3. Είναι προαιρετικό να:
    • Ορίστε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης για την αυτόματη απάντηση: Ελεγξε το Αποστολή απαντήσεων μόνο κατά τη διάρκεια αυτής της χρονικής περιόδου πλαίσιο ελέγχου και εισαγάγετε τις ημερομηνίες και ώρες έναρξης και λήξης. Μετά την ημερομηνία και την ώρα λήξης, οι απαντήσεις εκτός γραφείου θα απενεργοποιηθούν αυτόματα.
    • Απαντήστε σε άτομα εκτός του οργανισμού σας: Εάν χρειάζεται, ελέγξτε το Στείλτε επίσης απαντήσεις σε αποστολείς εκτός του οργανισμού μου πλαίσιο ελέγχου. Επιλέξτε ένα από τα δύο Μόνο για αποστολείς στη λίστα επαφών μου or Αποστολή σε όλους τους εξωτερικούς αποστολείς και μετά εισάγετε το σώμα για το μήνυμα αυτόματης απάντησης.
  4. Πατήστε OK για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις και να εφαρμόσετε αυτήν τη δυνατότητα Αυτόματες Απαντήσεις.
Αποτέλεσμα

Οι αυτόματες απαντήσεις έχουν ενεργοποιηθεί για ορισμένους λογαριασμούς email στο Outlook για Mac. Από εδώ και στο εξής, τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτόν τον λογαριασμό θα ενεργοποιούν αυτόματες απαντήσεις.

Notes:
  • Για να δείτε τα απεσταλμένα email αυτόματης απάντησης, μεταβείτε στο "Εστάλη" φάκελος για email με το πρόθεμα "Αυτόματη απάντηση:".
  • Οι επαφές εντός του οργανισμού σας θα λάβουν το περιεχόμενο απαντήσεων που έχει οριστεί στο "Απαντήστε μία φορά σε κάθε αποστολέα με" πλαίσιο κειμένου.
  • Οι εξωτερικές επαφές θα λάβουν το περιεχόμενο απάντησης που έχει οριστεί στο "Απαντήστε μία φορά σε κάθε εξωτερικό αποστολέα με" πλαίσιο κειμένου.
  • Η Gmail, Yahoo Ή άλλο ΚΡΌΤΟΣ or IMAP Ο λογαριασμός email δεν υποστηρίζει αυτήν τη λειτουργία.
  • Για να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις, ανοίξτε τον λογαριασμό email με ενεργοποιημένη τη λειτουργία. Κάντε κλικ Εργαλεία > Εκτός γραφείου για να ανοίξετε το Αυτόματες απαντήσεις κουτί διαλόγου. Στη συνέχεια, καθαρίστε το Αποστολή αυτόματων απαντήσεων για λογαριασμό πλαίσιο ελέγχου "ο λογαριασμός σας".

Ρυθμίστε τις απαντήσεις εκτός γραφείου στο Outlook στο Web

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook στον ιστό και θέλετε να ρυθμίσετε απαντήσεις εκτός γραφείου, η μέθοδος σε αυτήν την ενότητα μπορεί να σας κάνει τη χάρη. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

Βήμα 1: Αποκτήστε πρόσβαση στη λειτουργία "Αυτόματες απαντήσεις".
  1. Στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας, κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις κουμπί
  2. Στο άνοιγμα Ρυθμίσεις παράθυρο, επιλέξτε Αυτόματες απαντήσεις στο Ταχυδρομείο τμήμα.
Βήμα 2: Διαμορφώστε τις ρυθμίσεις "Αυτόματες απαντήσεις".
  1. Κάντε κλικ στο Ενεργοποιήστε τις αυτόματες απαντήσεις εναλλαγή για να ενεργοποιήσετε το Αυτόματες απαντήσεις χαρακτηριστικό.
  2. Έλεγξε το Αποστολή απαντήσεων μόνο κατά τη διάρκεια μιας χρονικής περιόδου πλαίσιο ελέγχου και καθορίστε τις ημερομηνίες και ώρες έναρξης και λήξης για τις αυτόματες απαντήσεις. Μπορείτε να αγνοήσετε αυτήν τη ρύθμιση εάν δεν χρειάζεστε.
  3. Στο πλαίσιο επεξεργασίας κειμένου, εισαγάγετε το σώμα για το μήνυμα αυτόματης απάντησης.
  4. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση κουμπί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
Αποτέλεσμα

Τώρα έχετε ενεργοποιήσει τις Αυτόματες απαντήσεις στο Outlook στο web. Από εδώ και στο εξής, τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτόν τον λογαριασμό θα ενεργοποιούν αυτόματες απαντήσεις.

Notes:
  • Εάν καθορίσετε ημερομηνίες και ώρες έναρξης και λήξης για την αποστολή αυτόματων απαντήσεων, μπορείτε να επιλέξετε να ελαχιστοποιήσετε τις διακοπές κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, όπως π.χ. μπλοκάρει το ημερολόγιό σας, αυτόματη απόρριψη προσκλήσεων για νέες εκδηλώσεις, να ακυρώνοντας ή απορρίπτοντας τις υπάρχουσες συναντήσεις σας.
  • Εάν χρησιμοποιείτε ένα Ανταλλαγή λογαριασμού, η σελίδα που εμφανίζεται θα είναι διαφορετική. Μπορείτε να στείλετε email αυτόματης απάντησης όχι μόνο στο αποστολείς μέσα στον οργανισμό σας, αλλά και στο αποστολείς εκτός του οργανισμού σας. Δείτε το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης:
  • Εάν θέλετε να απαντάτε αυτόματα μόνο στις επαφές σας, ελέγξτε το Αποστολή απαντήσεων μόνο στις επαφές κουτάκι.
  • Για να απενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα αυτόματων απαντήσεων στο Outlook στο web, ακολουθήστε το παραπάνω βήμα 2 για να μεταβείτε στο Αυτόματες απαντήσεις παράθυρο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αυτόματη απάντηση μεταβάλλω.

Ρυθμίστε τις απαντήσεις εκτός γραφείου στο Outlook για iOS και Android

Πολλοί χρήστες του Outlook είναι εξοικειωμένοι με τη ρύθμιση των αυτόματων απαντήσεων στους επιτραπέζιους υπολογιστές τους, αλλά γνωρίζουν ελάχιστα για το πρόγραμμα για κινητά. Στην τελευταία ενότητα αυτού του άρθρου, θα σας καθοδηγήσω στον τρόπο ρύθμισης των αυτόματων απαντήσεων από τις συσκευές σας iOS ή Android, διασφαλίζοντας ότι διατηρείτε σαφή επικοινωνία ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε. Ας ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα.

Άκρο: Στο Outlook για iOS και Android, μπορείτε να ρυθμίσετε τις αυτόματες απαντήσεις για Microsoft 365, ανταλλαγή, να Λογαριασμοί Outlook.com μόνο.
Βήμα 1: Εκκινήστε το Outlook στη συσκευή σας iOS ή Android
Βήμα 2: Αποκτήστε πρόσβαση στη λειτουργία "Αυτόματες απαντήσεις".
  1. Στην επάνω αριστερή γωνία της σελίδας, κάντε κλικ στο Αρχική κουμπί
  2. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις κουμπί.
  3. Στο Ρυθμίσεις πλαίσιο διαλόγου και κάτω από το Λογαριασμοί αλληλογραφίας ενότητα, επιλέξτε έναν λογαριασμό email στον οποίο θέλετε να ενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις. Σε αυτή την περίπτωση, επιλέγω ένα ανταλλαγή λογαριασμός.
  4. Στο ανταλλαγή σελίδα (εάν επιλέξετε άλλο λογαριασμό στο προηγούμενο βήμα, ο τίτλος αυτού του πλαισίου διαλόγου θα εμφανίσει τον τομέα του άλλου λογαριασμού), μπορείτε να δείτε ότι το Αυτόματες απαντήσεις η δυνατότητα είναι απενεργοποιημένη. Κάντε κλικ σε αυτό.
Βήμα 3: Διαμορφώστε τις ρυθμίσεις των Αυτόματων Απαντήσεων

Στο Αυτόματες απαντήσεις πλαίσιο διαλόγου, πρέπει να διαμορφώσετε ως εξής.

  1. Στο Αυτόματες απαντήσεις πεδίο, ενεργοποιήστε τον διακόπτη.
  2. Καθορίστε σε ποιον θέλετε να στέλνετε αυτόματες απαντήσεις: είτε στον καθένα or μόνο σε άτομα εντός του οργανισμού σας. Εδώ διαλέγω Απάντηση σε όλους.
  3. Εισαγάγετε το μήνυμα απάντησης στο Απάντηση σε όλους με πλαίσιο κειμένου.
  4. Κάντε κλικ στο σημάδι επιλογής στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις.
    Notes:
    • Στο Απαντήστε σε μια χρονική περίοδο Ενεργοποιήστε τον διακόπτη και, στη συνέχεια, μπορείτε να ορίσετε τις ημερομηνίες και ώρες έναρξης και λήξης για την αποστολή των αυτόματων απαντήσεών σας.
    • Στο Χρησιμοποιήστε διαφορετικές απαντήσεις Ενεργοποιήστε τον διακόπτη και, στη συνέχεια, μπορείτε να καθορίσετε διαφορετικά μηνύματα απάντησης για τα άτομα εντός ή εκτός του οργανισμού σας.
    • Εάν επιλέξετε διαφορετικό τύπο λογαριασμού αντί για λογαριασμό Exchange, το Χρησιμοποιήστε το πεδίο διαφορετικών απαντήσεων δεν εμφανίζεται στο Αυτόματες απαντήσεις κουτί διαλόγου.
    • Όταν επιστρέψετε στο προηγούμενο παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να δείτε ότι το Αυτόματες απαντήσεις η δυνατότητα έχει ενεργοποιηθεί.
Αποτέλεσμα

Τώρα έχετε ενεργοποιήσει τις Αυτόματες απαντήσεις στο Outlook για iOS ή Android.

Notes:
  • Εάν ορίσετε μια χρονική περίοδο για τις αυτόματες απαντήσεις, η αυτόματη απάντηση θα ενεργοποιηθεί την καθορισμένη ώρα και στη συνέχεια θα δείτε τη γραμμή Αυτόματες απαντήσεις.
  • Να κλείσει Αυτόματες απαντήσεις στο Outlook για iOS ή Android, ανοίξτε τον λογαριασμό email που έχει ενεργοποιημένη αυτήν τη δυνατότητα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Απενεργοποίηση στο κουμπί Αυτόματες απαντήσεις μπαρ.

Εν ολίγοις, η δυνατότητα ρύθμισης αυτόματων απαντήσεων εκτός γραφείου στο Outlook διασφαλίζει ότι τα άτομα που επικοινωνούν μαζί σας γνωρίζουν ότι λείπετε, διατηρώντας έτσι την επαγγελματική και αποτελεσματική επικοινωνία. Είτε χρησιμοποιείτε το Outlook σε Windows, Mac, Web ή κινητές συσκευές, η ευελιξία και το βάθος που παρέχει αυτή η δυνατότητα είναι απαραίτητα. Ελπίζουμε ότι αυτός ο περιεκτικός οδηγός θα σας εξοπλίσει με τη γνώση για να διαμορφώσετε απρόσκοπτα αυτές τις απαντήσεις σε διαφορετικές πλατφόρμες, διασφαλίζοντας μια ομαλή εμπειρία τόσο για εσάς όσο και για τους ανταποκριτές email σας. Για όσους επιθυμούν να εμβαθύνουν στις δυνατότητες του Outlook, ο ιστότοπός μας μπορεί να υπερηφανεύεται για πληθώρα οδηγών. Ανακαλύψτε περισσότερες συμβουλές και κόλπα του Outlook εδώ.



Τα καλύτερα εργαλεία παραγωγικότητας γραφείου

Έκτακτες ειδήσεις: Κυκλοφορεί το Kutools για το Outlook δωρεάν Έκδοση!

Ζήστε τα ολοκαίνουργια Kutools για το Outlook ΔΩΡΕΑΝ έκδοση με 70+ απίστευτες δυνατότητες, δικές σας για χρήση ΓΙΑ ΠΑΝΤΑ! Κάντε κλικ για λήψη τώρα!

🤖 Kutools AI : Άμεσα επαγγελματικά email με μαγεία AI -- με ένα κλικ για ιδιοφυείς απαντήσεις, τέλειος τόνος, πολυγλωσσική γνώση. Μεταμορφώστε τα email χωρίς κόπο! ...

📧 Αυτοματοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Αυτόματη απάντηση (Διαθέσιμο για POP και IMAP)  /  Προγραμματισμός αποστολής email  /  Αυτόματο CC/BCC βάσει κανόνων κατά την αποστολή email  /  Αυτόματη προώθηση (Σύνθετοι κανόνες)   /  Αυτόματη προσθήκη χαιρετισμού   /  Διαχωρίστε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πολλών παραληπτών σε μεμονωμένα μηνύματα ...

📨 Διαχείριση e-mail: Ανάκληση email  /  Αποκλεισμός απάτης email από υποκείμενα και άλλους  /  Διαγραφή διπλότυπων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου  /  Προχωρημένη Αναζήτηση  /  Ενοποίηση φακέλων ...

📁 Συνημμένα ProΜαζική αποθήκευση  /  Αποσύνδεση παρτίδας  /  Συμπίεση παρτίδας  /  Αυτόματη αποθήκευση   /  Αυτόματη απόσπαση  /  Αυτόματη συμπίεση ...

🌟 Διασύνδεση Magic: 😊Περισσότερα όμορφα και δροσερά emojis   /  Σας υπενθυμίζει όταν έρχονται σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου  /  Ελαχιστοποιήστε το Outlook αντί να κλείσετε ...

???? Με ένα κλικ Wonders: Απάντηση σε όλους με εισερχόμενα συνημμένα  /   Email κατά του phishing  /  🕘Εμφάνιση ζώνης ώρας αποστολέα ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Επαφές & Ημερολόγιο: Μαζική προσθήκη επαφών από επιλεγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου  /  Διαχωρίστε μια ομάδα επαφής σε μεμονωμένες ομάδες  /  Κατάργηση υπενθυμίσεων γενεθλίων ...

Ξεκλειδώστε άμεσα το Kutools για το Outlook με ένα μόνο κλικ—μόνιμα δωρεάν. Μην περιμένεις, κατεβάστε τώρα και αυξήστε την αποτελεσματικότητά σας!

Kutools για δυνατότητες του Outlook1 Kutools για δυνατότητες του Outlook2
 

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Leave your comments
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations