Πώς να εκτυπώσετε αυτόματα συνημμένα όταν φτάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook;

Αυτό το σεμινάριο παρουσιάζει μια μέθοδο συνδυασμού μιας δέσμης ενεργειών VBA και ενός κανόνα του Outlook για να σας βοηθήσει να εκτυπώνετε αυτόματα συνημμένα ορισμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν φτάνουν στο Outlook.

Αυτόματη εκτύπωση συνημμένων όταν φτάνουν ορισμένα email

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να εκτυπώσετε αυτόματα συνημμένα εισερχόμενων email από έναν συγκεκριμένο αποστολέα. Μπορείτε να κάνετε τα εξής για να το κάνετε.

Βήμα 1: Δημιουργήστε ένα σενάριο στο Outlook

Αρχικά, πρέπει να δημιουργήσετε μια δέσμη ενεργειών VBA στο Outlook.

1. Εκκινήστε το Outlook, πατήστε το άλλος + F11 ταυτόχρονα για να ανοίξετε το Microsoft Visual Basic για εφαρμογές παράθυρο.

2. Στο Microsoft Visual Basic για εφαρμογές παράθυρο, κάντε διπλό κλικ Project1 > Αντικείμενα του Microsoft Outlook > Αυτό το OutlookSession για να ανοίξετε το ThisOutlookSession (Κωδικός) παράθυρο και, στη συνέχεια, αντιγράψτε τον ακόλουθο κώδικα σε αυτό το παράθυρο κώδικα.

Κωδικός VBA 1: Αυτόματη εκτύπωση συνημμένων (όλων των τύπων συνημμένων) όταν φτάνουν τα email

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xTempFolder & "\" & xAtt.FileName
      xAtt.SaveAsFile (xFileName)
      Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
      xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

Σημείωση: Αυτός ο κωδικός υποστηρίζει την εκτύπωση όλων των τύπων συνημμένων που λαμβάνονται σε email. Εάν θέλετε να εκτυπώσετε μόνο τον καθορισμένο τύπο συνημμένου, όπως αρχεία pdf, εφαρμόστε τον ακόλουθο κώδικα VBA.

Κωδικός VBA 2: Εκτυπώστε αυτόματα τον καθορισμένο τύπο συνημμένων όταν φτάνουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileType As String, xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xAtt.FileName
      xFileType = LCase$(Right$(xFileName, VBA.Len(xFileName) - VBA.InStrRev(xFileName, ".")))
      xFileName = xTempFolder & "\" & xFileName
      Select Case xFileType
        Case "pdf"   'change "pdf" to the file extension you want to print
          xAtt.SaveAsFile (xFileName)
          Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
          xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
      End Select
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
  Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

Notes:

3. Προχωρήστε και κάντε κλικ Εργαλεία > Βιβλιογραφικές αναφορές. Στο αναδυόμενο Αναφορές – Έργο1 πλαίσιο ελέγχου, ελέγξτε το Χρόνος εκτέλεσης δέσμης ενεργειών Microsoft πλαίσιο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK κουμπί.

4. Αποθηκεύστε τον κωδικό και πατήστε το άλλος + Q πλήκτρα για να κλείσετε το Microsoft Visual Basic για εφαρμογές παράθυρο.

Σημείωση: Βεβαιωθείτε ότι το Ενεργοποιήστε όλες τις μακροεντολές Η επιλογή είναι ενεργοποιημένη στο Outlook σας. Μπορείτε να ελέγξετε αυτήν την επιλογή ακολουθώντας τα βήματα που φαίνονται παρακάτω.

Βήμα 2: Δημιουργήστε έναν κανόνα για να χρησιμοποιήσετε το σενάριο

Αφού προσθέσετε τη δέσμη ενεργειών VBA στο Outlook, πρέπει να δημιουργήσετε έναν κανόνα για να χρησιμοποιήσετε τη δέσμη ενεργειών βάσει συγκεκριμένων συνθηκών.

1. Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε κλικ Κανόνες που > Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.

2. Στο Κανόνες και ειδοποιήσεις , κάντε κλικ στο Νέος κανόνας κουμπί για να δημιουργήσετε έναν κανόνα.

Συμβουλές: Εάν έχετε προσθέσει πολλούς λογαριασμούς email στο Outlook σας, καθορίστε έναν λογαριασμό στο Εφαρμόστε αλλαγές σε αυτόν τον φάκελο αναπτυσσόμενη λίστα όπου θέλετε να εφαρμόσετε τον κανόνα. Διαφορετικά, θα εφαρμοστεί στα εισερχόμενα του τρέχοντος επιλεγμένου λογαριασμού email.

3. Στην πρώτη Οδηγός κανόνων , επιλέξτε Εφαρμόστε τον κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω στο Βήμα 1 πλαίσιο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο.

4. Στο δεύτερο Οδηγός κανόνων πλαίσιο διαλόγου, πρέπει:

5. Στο τρίτο Οδηγός κανόνων πλαίσιο διαλόγου, πρέπει να διαμορφώσετε ως εξής.

Συμβουλές: Αν το "εκτελέστε ένα σενάριο” η επιλογή λείπει στο δικό σας Οδηγός κανόνων, μπορείτε να το εμφανίσετε ακολουθώντας τη μέθοδο που αναφέρεται σε αυτό το άρθρο: επαναφορά της λείπουσας ενότητας Εκτέλεση δέσμης ενεργειών στον κανόνα του Outlook.

6. Τότε άλλο Οδηγός κανόνων εμφανίζεται ζητώντας εξαιρέσεις. Μπορείτε να επιλέξετε τις εξαιρέσεις εάν είναι απαραίτητο, διαφορετικά κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί χωρίς καμία επιλογή.

7. Στο τελευταίο Οδηγός κανόνων, πρέπει να καθορίσετε ένα όνομα για τον κανόνα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο φινίρισμα κουμπί.

8. Στη συνέχεια επιστρέφει στο Κανόνες και ειδοποιήσεις στο παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να δείτε τον κανόνα που δημιουργήσατε να παρατίθεται μέσα, κάντε κλικ στο OK για να ολοκληρώσετε όλες τις ρυθμίσεις.

Από εδώ και στο εξής, όταν λαμβάνεται ένα email από το συγκεκριμένο άτομο, τα συνημμένα αρχεία θα εκτυπώνονται αυτόματα.

Σχετικά Άρθρα

---

Τα καλύτερα εργαλεία παραγωγικότητας γραφείου

Kutools για το Outlook - Πάνω από 100 ισχυρές δυνατότητες για υπερφόρτιση του Outlook σας

🤖 Βοηθός αλληλογραφίας AI: Άμεσα επαγγελματικά email με μαγεία AI -- με ένα κλικ για ιδιοφυείς απαντήσεις, τέλειος τόνος, πολυγλωσσική γνώση. Μεταμορφώστε τα email χωρίς κόπο! ...

📧 Αυτοματοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Εκτός γραφείου (Διαθέσιμο για POP και IMAP)  /  Προγραμματισμός αποστολής email  /  Αυτόματο CC/BCC βάσει κανόνων κατά την αποστολή email  /  Αυτόματη προώθηση (Σύνθετοι κανόνες)   /  Αυτόματη προσθήκη χαιρετισμού   /  Διαχωρίστε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πολλών παραληπτών σε μεμονωμένα μηνύματα ...

📨 Διαχείριση e-mail: Εύκολη ανάκληση email  /  Αποκλεισμός απάτης email από υποκείμενα και άλλους  /  Διαγραφή διπλότυπων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου  /  Προχωρημένη Αναζήτηση  /  Ενοποίηση φακέλων ...

📁 Συνημμένα Pro: Μαζική αποθήκευση  /  Αποσύνδεση παρτίδας  /  Συμπίεση παρτίδας  /  Αυτόματη αποθήκευση   /  Αυτόματη απόσπαση  /  Αυτόματη συμπίεση ...

🌟 Διασύνδεση Magic: 😊Περισσότερα όμορφα και δροσερά emojis   /  Ενισχύστε την παραγωγικότητά σας στο Outlook με προβολές με καρτέλες  /  Ελαχιστοποιήστε το Outlook αντί να κλείσετε ...

???? Με ένα κλικ Wonders: Απάντηση σε όλους με εισερχόμενα συνημμένα  /   Email κατά του phishing  /  🕘Εμφάνιση ζώνης ώρας αποστολέα ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Επαφές & Ημερολόγιο: Μαζική προσθήκη επαφών από επιλεγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου  /  Διαχωρίστε μια ομάδα επαφής σε μεμονωμένες ομάδες  /  Κατάργηση υπενθυμίσεων γενεθλίων ...

Διανεμήθηκαν παραπάνω από 100 Χαρακτηριστικά Περιμένετε την εξερεύνηση σας! Κάντε κλικ εδώ για να ανακαλύψετε περισσότερα.

Δείτε Περισσότερα       Δωρεάν κατέβασμα      Αγορά