Πώς να συγχωνεύσετε διπλές επαφές στο Outlook;

Όταν αντιγράφουμε / μετακινούμε επαφές από έναν φάκελο σε άλλο στο Outlook, πιθανότατα θα βγουν διπλές επαφές. Η κατάργηση των διπλών επαφών μπορεί να μην είναι ο καλύτερος τρόπος, επειδή μια επαφή μπορεί να περιέχει πεδία που η άλλη διπλή επαφή αφήνει κενή. Ως αποτέλεσμα, ορισμένοι χρήστες σκέφτονται να συγχωνεύσουν διπλότυπα. Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω πώς να συγχωνεύσετε διπλές επαφές στο Outlook.

Συγχώνευση διπλών επαφών κατά τη μετακίνηση στο Outlook 2010 ή νεότερη έκδοση
Συγχώνευση διπλών επαφών κατά τη μετακίνηση στο Outlook 2007
Συγχωνεύστε εύκολα υπάρχουσες διπλές επαφές σε καθορισμένους φακέλους επαφών με το Kutools για Outlook

Συγχώνευση διπλών επαφών κατά τη μετακίνηση στο Outlook 2010 ή νεότερη έκδοση

Ας υποθέσουμε ότι θα μετακινήσετε όλες τις επαφές από φάκελο A σε φάκελο B στο Outlook. Για να συγχωνεύσετε διπλές επαφές κατά τη μετακίνηση, μπορείτε να κάνετε τα εξής.

Βήμα 1: Κάντε κλικ στο Αρχεία> Επιλογές.

Βήμα 2: Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook, κάντε κλικ στο People(Ή Επικοινωνία) στην αριστερή γραμμή και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή Ελέγξτε για αντίγραφα κατά την αποθήκευση νέων επαφώνστο Ονόματα και συμπλήρωση τμήμα.

Βήμα 3: Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook.

Βήμα 4: Μεταβείτε στην προβολή Άτομα (ή Επαφές), ανοίξτε το φάκελο Α στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε μία επαφή στο φάκελο και, στη συνέχεια, επιλέξτε όλες τις επαφές κάνοντας κλικ στο Ctrl +Aεν τω μεταξύ τα κλειδιά.

Βήμα 5: Κάντε δεξί κλικ στις επιλεγμένες επαφές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κίνηση > B φάκελο από το μενού με δεξί κλικ. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης παρακάτω:

Note: Εάν ο φάκελος προορισμού δεν εμφανίζεται στο μενού με δεξί κλικ, απλώς κάντε κλικ στο κίνηση> Άλλες φακέλου από το μενού με δεξί κλικ και, στη συνέχεια, καθορίστε το φάκελο προορισμού και κάντε κλικ στο OKκουμπί στο παράθυρο διαλόγου Μετακίνηση στοιχείων.

Βήμα 6: Εάν υπάρχουν διπλές επαφές, θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Ανίχνευση επαφής διπλότυπου. Απλώς κάντε κλικ στο Ενημέρωση όλωνκουμπί.

Στη συνέχεια, όλες οι επαφές στο φάκελο Α μετακινήθηκαν στο φάκελο Β με συγχώνευση όλων των διπλών επαφών.

Συγχώνευση διπλών επαφών κατά τη μετακίνηση στο Outlook 2007

Στο Outlook 2007, εάν θέλετε να συγχωνεύσετε διπλές επαφές κατά τη μετακίνηση από έναν φάκελο στον άλλο, πρέπει επίσης να ενεργοποιήσετε την επιλογή Ελέγξτε για διπλές επαφές.

Βήμα 1: Κάντε κλικ στο Εργαλεία> Επιλογές.

Βήμα 2: Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ανοίγματος, κάντε κλικ στο Επιλογές επικοινωνίαςκουμπί.

Βήμα 3: Στο νέο παράθυρο διαλόγου Επιλογές επαφής, επιλέξτε το Ελέγξτε για διπλές επαφέςστο Επιλογές ονόματος και αρχειοθέτησης για νέες επαφέςτμήμα.

Βήμα 4: Κάντε κλικ στα δύο OKκουμπιά για να κλείσετε και τα δύο παράθυρα διαλόγου.

Τότε μπορείτε να ακολουθήσετε τα ίδια βήματα όπως παρουσιάσαμε στο Outlook 2010 ή σε νεότερη έκδοση για συγχώνευση διπλών επαφών κατά τη μετακίνηση από έναν φάκελο στον άλλο.

Συγχωνεύστε εύκολα υπάρχουσες διπλές επαφές σε καθορισμένους φακέλους επαφών με το Kutools για Outlook

Για να συγχωνεύσετε εύκολα όλες τις υπάρχουσες διπλές επαφές σε καθορισμένους φακέλους επαφών στο Outlook, προτείνω εδώ τη συγχώνευση Διπλότυπες επαφές χρησιμότητα του Kutools για το Outlook. Κάντε τα εξής για να το ολοκληρώσετε.

1. κλικ Kutools> Διαγραφή διπλότυπου> Διπλότυπες επαφές για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία.

Σημείωση:Εάν υπάρχουν πολλοί λογαριασμοί email με μεγάλους φακέλους επαφών στο Outlook, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο φακέλων επαφών φόρτωσης. Μπορείτε να παραλείψετε τον τρέχοντα λογαριασμό φόρτωσης email για να αυξήσετε την ταχύτητα φόρτωσης ανάλογα με τις ανάγκες σας ή απλώς περιμένετε μέχρι να ολοκληρωθεί η φόρτωση όλων των φακέλων επαφών.

2. Μετά την ολοκλήρωση της φόρτωσης των φακέλων επαφών, το Διπλότυπες επαφές - Βήμα 1 (από 4) εμφανίζεται ο οδηγός. Ελέγξτε τους φακέλους επαφών που περιέχουν διπλές επαφές που θα συγχωνεύσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο: Επιλέξτε πεδία επαφών για διπλή σύγκριση κουμπί.

Συμβουλές:

1. Κατά την επιλογή φακέλων, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στη λίστα φακέλων για πιο γρήγορες επιλογές, όπως φαίνεται στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης.
2. Όλοι οι επιλεγμένοι φάκελοι παρατίθενται στο σωστό πλαίσιο, μπορείτε να τους διαγράψετε, να τους ταξινομήσετε όπως χρειάζεστε. Και η λίστα επαφών στον παραπάνω φάκελο θα πρέπει να διατηρηθεί κατά προτεραιότητα κατά τον χειρισμό διπλότυπων.

3. Στο Επιλέξτε πεδία Επαφών για διπλή σύγκριση κουτί του Διπλότυπες επαφές - Βήμα 2 (από 4) Οδηγός, επιλέξτε πεδία επαφών για να φιλτράρετε διπλές επαφές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο: Επιλέξτε τα πεδία που θα εμφανίζονται στα αποτελέσματα κουμπί.

Σημείωση: Εάν έχετε ελέγξει το Αναζήτηση όλων των αντιγράφων σε επιλεγμένους φακέλους επαφών επιλογή, θα αναζητηθούν οι διπλές επαφές σε όλους τους επιλεγμένους φακέλους. Διαφορετικά, τα αντίγραφα θα αναζητηθούν ξεχωριστά στον δικό τους φάκελο επαφών.

4. Στο Διπλότυπες επαφές - Βήμα 3 (από 4) οδηγός, καθορίστε τα πεδία που θα εμφανίζονται στο πλαίσιο αποτελεσμάτων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στοΞεκινήστε το φιλτράρισμα κουμπί.

5. Στο Διπλότυπες επαφές - βήμα 4 (από 4) wizard, διαμορφώστε τα παρακάτω.

5.1) Αναπτύξτε μια ομάδα, μπορείτε να κάνετε κλικ σε μια διπλή επαφή για να δείτε τις πληροφορίες της στο Προεπισκόπηση πληροφοριών επαφής κουτί;
5.2) Στο Πώς να χειριστείτε τις διπλές επαφές; αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε το πηγαίνω επιλογή;
5.3) Κάντε κλικ στο πηγαίνω κουμπί για να ξεκινήσετε τη συγχώνευση διπλών επαφών.

6. Κάντε κλικ στο OK στο αναδυόμενο παράθυρο Kutools για το Outlook κουτί διαλόγου.

Τώρα όλες οι διπλές επαφές σε καθορισμένους φακέλους συγχωνεύονται. Μπορείτε να δείτε ότι οι χειρισμένες διπλές επαφές επισημαίνονται με διακριτή διαγραφή στο Λίστα αποτελεσμάτων. Κλείστε τον οδηγό διπλών επαφών για να τερματίσετε τη διαδικασία.

Notes

1. Μπορείτε να συγχωνεύσετε τις επιλεγμένες διπλές επαφές μόνο σε μια ομάδα κάνοντας δεξί κλικ στην ομάδα και έπειτα επιλέγοντας Συγχώνευση όλων των επιλεγμένων στοιχείων στην ομάδα από το μενού περιβάλλοντος.

2. Η δυνατότητα "Διπλότυπες επαφές" θυμάται όλες τις ρυθμίσεις (συμπεριλαμβανομένων επιλεγμένων φακέλων και πεδίων επαφών) που καθορίσατε την τελευταία φορά. Την επόμενη φορά κατά την εφαρμογή αυτής της δυνατότητας, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Ξεκινήστε το φιλτράρισμα στο κουμπί Διπλότυπες επαφές - Βήμα 1 (από 4) οδηγός για να φιλτράρετε απευθείας διπλές επαφές χωρίς να αναδιαμορφώσετε πεδία.

3. Αυτή η δυνατότητα θα συγχωνεύσει όλες τις διπλές ομάδες επαφών σε μία εάν επιλέξετε τα αντίστοιχα πεδία ομάδας επαφών όπως χρειάζεστε στο Διπλότυπες επαφές - Βήμα 2 (από 4) οδηγός.

Εάν θέλετε να έχετε μια δωρεάν δοκιμή (60-ημερών) αυτού του βοηθητικού προγράμματος, κάντε κλικ για να το κατεβάσετεκαι μετά πηγαίνετε για να εφαρμόσετε τη λειτουργία σύμφωνα με τα παραπάνω βήματα.