Η δυνατότητα AutoArchive μπορεί να βοηθήσει τους χρήστες να μετακινήσουν ή να διαγράψουν αυτόματα όλα τα μηνύματα ή τις καταχωρήσεις ημερολογίου που είναι παλαιότερες από τις καθορισμένες ημέρες / εβδομάδες / μήνες στο Microsoft Outlook. Και μπορείτε να κάνετε τα εξής:

1. Επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θα καταργήσετε στοιχεία παλαιότερα από τις καθορισμένες ημέρες / εβδομάδες / μήνες, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε το Ιδιοκτησίες από την αναπτυσσόμενη λίστα.

2. Στο επόμενο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες, μεταβείτε στο Αυτόματη αρχειοθέτηση καρτέλα και υπάρχουν δύο καταστάσεις:

A: Εάν είναι επιλεγμένη η επιλογή Αρχειοθέτηση αυτού του φακέλου που χρησιμοποιεί αυτές τις ρυθμίσεις
Αυτό σημαίνει ότι αρχειοθετείτε αυτόν τον φάκελο με προσαρμοσμένες ρυθμίσεις. Μάθετε το Καθαρίστε αντικείμενα παλαιότερα από, στη συνέχεια, καθορίστε την παλαιότερη από την περίοδο, όπως 6 μήνες, στη συνέχεια ελέγξτε την επιλογή του Οριστική διαγραφή παλαιών αντικειμένων.

B: Εάν είναι επιλεγμένη η επιλογή Αρχειοθέτηση στοιχείων σε αυτόν το φάκελο χρησιμοποιώντας τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις
Κάντε κλικ στο Προεπιλεγμένες ρυθμίσεις αρχειοθέτησης κουμπί; Στη συνέχεια, στο παράθυρο διαλόγου AutoArchive, καθορίστε την παλαιότερη από την περίοδο πίσω από το Καθαρίστε αντικείμενα παλαιότερα απόκαι ελέγξτε την επιλογή του Οριστική διαγραφή παλαιών αντικειμένων.

3. Κάντε κλικ στο OK κουμπιά (ες) για να κλείσετε τα παράθυρα διαλόγου.

Μετά τη διαμόρφωση, θα διαγράψει αυτόματα μηνύματα ή καταχωρήσεις ημερολογίου παλαιότερες από την καθορισμένη περίοδο στο Outlook.

Γρήγορη αναζήτηση και διαγραφή διπλότυπων email στο Outlook

> Με το Kutools για Outlook Διπλότυπα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δυνατότητα, μπορείτε να τα βρείτε γρήγορα και να τα διαγράψετε από πολλούς φακέλους αλληλογραφίας ή να βρείτε και να διαγράψετε όλα τα διπλά από τα επιλεγμένα με δύο κλικ στο Outlook.

Για να διαγράψετε όλα τα μηνύματα παλαιότερα από τις καθορισμένες ημέρες / εβδομάδες / μήνες στο Outlook, μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε τη δυνατότητα Νέος φάκελος αναζήτησης για να βρείτε όλα τα παλιά μηνύματα και, στη συνέχεια, να τα διαγράψετε εύκολα.

1. Επιλέξτε το φάκελο αλληλογραφίας όπου θα καταργήσετε μηνύματα παλαιότερα από την καθορισμένη περίοδο.

2. Κάντε κλικ στο Νέος φάκελος αναζήτησης κουμπί για το Folder αυτί. (Note: Στο Outlook 2007, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Αρχεία > Νέα > Αναζήτηση φακέλου.)

3. Στο παράθυρο διαλόγου New Search Folder, κάντε κλικ για να επιλέξετε το Παλιά αλληλογραφία στο Οργάνωση αλληλογραφίας ενότητα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επιλέξτε κουμπί.

4. Στο επόμενο παράθυρο διαλόγου Old Mail, καθορίστε την παλαιότερη από την περίοδο στα δύο πλαίσια και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στα δύο OK κουμπιά για να κλείσετε δύο παράθυρα διαλόγου.

5. Μάθετε και επιλέξτε το νέο φάκελο αναζήτησης στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε όλα τα μηνύματα σε αυτόν το φάκελο αναζήτησης πατώντας το Ctrl + A ταυτόχρονα τα πλήκτρα και, στη συνέχεια, διαγράψτε όλα αυτά πατώντας το Διαγραφή κλειδί.