Μπορείτε να ορίσετε έναν κανόνα για μαζική απάντηση σε όλα τα email ταυτόχρονα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο.

Μέρος 1: Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αποθηκεύστε το ως Πρότυπο του Outlook

1. Πρώτον, πρέπει να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο και να μετακινήσετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία θέλετε να απαντήσετε μαζικά με το ίδιο περιεχόμενο.

2. Δημιουργήστε ένα νέο email με το περιεχόμενο που θέλετε να απαντήσετε. (Note: Πρέπει να πληκτρολογήσετε το θέμα του email αλλά να διατηρήσετε το Προς την κενό πεδίο). Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

3. Αφού συνθέσετε το νέο email, κάντε κλικ Αρχεία > Αποθήκευση ως.

4. Στην Αποθήκευση ως πλαίσιο διαλόγου, πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου σας στο Όνομα αρχείου πεδίο. Από προεπιλογή, το όνομα του αρχείου θα ονομάζεται με το θέμα του email. Και μετά επιλέξτε Πρότυπο του Outlook από το Αποθήκευση ως τύπου πτυσώμενο μενού. Τέλος κάντε κλικ Αποθήκευση κουμπί.

Note: Εάν επιλέξετε το Πρότυπο του Outlook από το Αποθήκευση ως τύπου αναπτυσσόμενο μενού, το αρχείο θα αποθηκευτεί στο Περίγραμμα φάκελο αυτόματα. Μην αλλάξετε το φάκελο προορισμού.

5. Όταν επιστρέψει στο Μήνυμα παράθυρο, κάντε κλικ στο Κλεισιμο για να το κλείσετε.

6. Όταν εμφανιστεί ένα πλαίσιο προτροπής του Outlook, κάντε κλικ στο Οχι κουμπί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

Μέρος 2: Δημιουργία νέου κανόνα για το πρότυπο

Τώρα πρέπει να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα για αυτό το πρότυπο.

7. Μπείτε στο Κανόνες και ειδοποιήσεις κουτί διαλόγου.
A. Στο Outlook 2007, κάντε κλικ στο Εργαλεία > Κανόνες και ειδοποιήσεις.
B. Στο Outlook 2010 και 2013, κάντε κλικ Κανόνες που > Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων υπό Αρχική αυτί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

8. Στην Κανόνες και ειδοποιήσεις πλαίσιο διαλόγου, κάντε κλικ Νέος κανόνας κάτω από το κουμπί Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Tab.

9. Οταν ο Οδηγός κανόνων αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου, μεταβείτε στο Ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα και επιλέξτε Εφαρμογή κανόνα στο μήνυμα που λαμβάνω. Και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο κουμπί.

10. Στην επόμενη Οδηγός κανόνων , κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο για μετάβαση στο επόμενο βήμα. Όταν εμφανιστεί ένα πλαίσιο προτροπής, κάντε κλικ Ναι κουμπί.

11. Στο επόμενο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε το απαντήστε χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο κουτί σε Βήμα 1. Και μετά κάντε κλικ στο κείμενο του ένα συγκεκριμένο πρότυπο in Βήμα 2. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

12. Στην Επιλέξτε ένα πρότυπο απάντησης πλαίσιο διαλόγου, πρέπει: (1) Επιλέξτε Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων στο Κοιτάξτε μέσα αναπτυσσόμενη λίστα (2) Επιλέξτε το πρότυπο που έχετε αποθηκεύσει στο παρελθόν. (3) Κάντε κλικ Ανοικτό κουμπί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

13. Όταν επιστρέψει στο προηγούμενο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ Επόμενο κουμπί.

14. Συνεχίστε να κάνετε κλικ Επόμενο κουμπί μέχρι το τελευταίο Οδηγός κανόνων προβολή διαλόγου. Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτόν τον νέο κανόνα στο Βήμα 1, αποεπιλέξτε το Ενεργοποιήστε αυτόν τον κανόνα κουτί σε Βήμα 2, Και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί φινίρισμα κουμπί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

Note: Μπορείτε να μετονομάσετε τον κανόνα καταργώντας το παλιό όνομα και πληκτρολογώντας ένα νέο στο Καθορίστε ένα όνομα για αυτόν τον κανόνα πλαίσιο κειμένου.

15. Κλίκ OK κουμπί στο ακόλουθο παράθυρο διαλόγου προτροπής.

16. Όταν επιστρέψει στο Κανόνες και ειδοποιήσεις πλαίσιο διαλόγου, κάντε κλικ OK για να ολοκληρώσετε όλες τις ρυθμίσεις.

Μέρος 3: Εκτελέστε τον κανόνα για τον συγκεκριμένο φάκελο

17. Επανεκκινήστε την εφαρμογή Outlook.

18. Πηγαίνετε στο Κανόνες και ειδοποιήσεις πλαίσιο διαλόγου ξανά. Επιλέξτε τον κανόνα που έχετε δημιουργήσει στο παρελθόν και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εκτελέστε κανόνες τώρα κάτω από το κουμπί Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

19. Στην Εκτελέστε κανόνες τώρα πλαίσιο διαλόγου, πρέπει να (Δείτε το σωστό στιγμιότυπο οθόνης):
(1) Επιλέξτε το πλαίσιο κανόνα που θέλετε να εκτελέσετε αργότερα επιλέξτε κανόνες για εκτέλεση;
(2) Κάντε κλικ Αναζήτηση κουμπί για να επιλέξετε το φάκελο στον οποίο θέλετε να απαντήσετε μαζικά σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσα.
(3) Επιλέξτε Όλα τα μηνύματα από το Εφαρμόστε κανόνες σε αναπτυσσόμενη λίστα.
(4) Κάντε κλικ τρέξιμο Κουμπί τώρα.

Note: Εάν έχετε υποφακέλους στον επιλεγμένο φάκελο, ελέγξτε το Συμπεριλάβετε υποφακέλους κουτί.

20. Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.

Τώρα όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εντός του συγκεκριμένου φακέλου απαντώνται ταυτόχρονα με το ίδιο περιεχόμενο.

Μπορείτε να δείτε ότι υπάρχουν πολλά βήματα που πρέπει να κάνετε στην παραπάνω μέθοδο. Αλλά με Kutools για το Outlook'S Μαζική απάντηση βοηθητικό πρόγραμμα, μπορείτε εύκολα να απαντήσετε μαζικά σε πολλά email ταυτόχρονα.

1. Μεταβείτε στο φάκελο email με τα μηνύματα στα οποία θέλετε να απαντήσετε μαζικά και επιλέξτε τα και κάντε κλικ στο Kutools > Μαζική απάντηση> Δημιουργία και διαχείριση προτύπου απάντησης. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

2. Στο αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία και διαχείριση προτύπου απάντησης, κάντε κλικ στο (1) Πρόσθεση κουμπί για να προσθέσετε ένα νέο πρότυπο απάντησης, (2) διατηρήστε το νέο πρότυπο επιλεγμένο και πληκτρολογήστε το περιεχόμενο του προτύπου στο παρακάτω πλαίσιο επεξεργασίας και στη συνέχεια (3) κάντε κλικ στο απάντηση κουμπί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

Τώρα όλα τα επιλεγμένα email απαντώνται με το νέο πρότυπο απάντησης.

Notes:
(1) Εάν θέλετε να απαντήσετε σε όλα τα ληφθέντα email σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, ανοίξτε το φάκελο και μετά πατήστε Ctrl + A πλήκτρα στο πληκτρολόγιο για να επιλέξετε όλα τα email ταυτόχρονα.
(2) Εάν έχετε προσθέσει πρότυπα απάντησης, αφού επιλέξετε email, μπορείτε να απαντήσετε σε όλα κάνοντας κλικ απευθείας στο υπάρχον πρότυπο στο Απάντηση πολλαπλών μηνυμάτων αναπτυσσόμενη λίστα.