Οργάνωση ομάδας εγγράφων - Διαχείριση εγγράφων χρησιμοποιώντας ομάδες στο Word

Kutools για Word's Οργάνωση ομάδας εγγράφων λειτουργεί ως διαχειριστής εγγράφων μας που μπορεί να μας βοηθήσει αποτελεσματικά και άνετα να διαχειριστούμε όλα τα έγγραφα που έχουν ομαδοποιηθεί στην ομάδα εγγράφων. Με το Οργάνωση ομάδας εγγράφων εργαλείο, μπορούμε εύκολα να δημιουργήσουμε νέες ομάδες εγγράφων, μεταφορά και απόθεση για μετακίνηση εγγράφου μεταξύ διαφορετικών ομάδων, μετονομασία εγγράφων και ομάδων εγγράφων και ούτω καθεξής.

Λίστα όλων των ομάδων εγγράφων σε προβολή δέντρου

Δημιουργήστε εύκολα νέες ομάδες εγγράφων

Μετακίνηση εγγράφων μεταξύ διαφορετικών ομάδων

Μετονομασία ομάδων εγγράφων και εγγράφων

Διαγραφή ομάδων εγγράφων και εγγράφων

Καθαρισμός σφαλμάτων σε ομάδες εγγράφων

---

Κλίκ Kutools > αγαπημένα > Οργάνωση ομάδας εγγράφων. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

---

Λίστα όλων των ομάδων εγγράφων σε προβολή δέντρου

1. Εάν θέλετε να οργανώσετε έγγραφα που έχετε προσθέσει στην ομάδα, κάντε κλικ Kutools > αγαπημένα > Οργάνωση ομάδας εγγράφων για να ενεργοποιήσετε το βοηθητικό πρόγραμμα.

2. Θα δείτε όλες τις ομάδες εγγράφων και τα έγγραφα που έχουν ομαδοποιηθεί αγαπημένα αναφέρονται στον κατάλογο Οργάνωση ομάδας εγγράφων κουτί διαλόγου. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

Note. Για να επιλέξετε οποιοδήποτε έγγραφο στη λίστα, μπορείτε να δείτε τη διαδρομή αποθήκευσης αυτού του εγγράφου εμφανίζεται στο παράθυρο κάτω από το πλαίσιο λίστας.

---

Δημιουργήστε εύκολα νέες ομάδες εγγράφων

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο κουμπί από τη δεξιά πλευρά του διαλόγου για να δημιουργήσετε νέα ομάδα. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης.

2. Αφού κάνετε κλικ στο Νέο κουμπί, θα εμφανίσει ένα παράθυρο διαλόγου όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης. Ορίστε ένα όνομα σε αυτήν τη νέα ομάδα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK κουμπί. Η νέα ομάδα εγγράφων που δημιουργήθηκε θα αναφέρεται επίσης στη δομή του δέντρου.

---

Μετακίνηση εγγράφων μεταξύ διαφορετικών ομάδων

Εάν θέλετε να μετακινήσετε ένα έγγραφο από μια ομάδα σε μια άλλη ομάδα εγγράφων, μπορείτε να το κάνετε ως εξής.

1. Επιλέξτε ένα έγγραφο που θέλετε να μετακινήσετε σε άλλη ομάδα εγγράφων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κίνηση κουμπί στο διάλογο. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

2. Τότε θα εμφανιστεί ένα Επιλέξτε Ομάδα εγγράφων διάλογος. Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να μετακινήσετε αυτό το έγγραφο σε οποιαδήποτε υπάρχουσα ομάδα εγγράφων επιλέγοντας την ομάδα και στη συνέχεια κάντε κλικ OK. Ή μεταβείτε σε μια νέα ομάδα κάνοντας κλικ στο Νέο κουμπί. Μπορείτε επίσης να μεταφέρετε και να αποθέσετε το έγγραφο για να μετακινηθείτε μεταξύ διαφορετικών ομάδων εγγράφων στο Οργάνωση ομάδας εγγράφων λίστα.

---

Μετονομασία ομάδων εγγράφων και εγγράφων

Με αυτό το βοηθητικό πρόγραμμα, μπορείτε να μετονομάσετε και τις ομάδες εγγράφων και τα έγγραφα.

1. Επιλέξτε μια ομάδα εγγράφων ή έγγραφο που θέλετε να μετονομάσετε και κάντε κλικ στο Μετονομασία κουμπί, τότε το όνομα της ομάδας εγγράφων ή του εγγράφου θα γίνει επεξεργάσιμο στη δομή του δέντρου και, στη συνέχεια, εισαγάγετε το νέο όνομα.

Note: Αυτό Μετονομασία Η δυνατότητα θα αλλάξει μόνο το υποδεικνυόμενο όνομα ενός εγγράφου στην ομάδα, ούτε το όνομα του εγγράφου. Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα έγγραφο με το όνομα "File.doc"Που είχε προστεθεί σε μια ομάδα και μετονομάστηκε σε"FILE2.docΧρησιμοποιώντας το Μετονομασία χαρακτηριστικό το Οργάνωση ομάδας εγγράφων. Μετά τη μετονομασία του εγγράφου, όταν μεταβείτε στο φάκελο αρχείων αυτού του εγγράφου, θα ανακαλύψετε ότι το όνομα του εγγράφου εξακολουθεί να είναι "FILE2.doc". Ετσι το Μετονομασία χαρακτηριστικό το Οργάνωση ομάδας εγγράφων αλλάζει μόνο το όνομα του εγγράφου που θα αναφέρεται στην ομάδα.

---

Διαγραφή ομάδων εγγράφων και εγγράφων

Εάν θέλετε να καταργήσετε ομάδες εγγράφων ή ένα έγγραφο από μια ομάδα, μπορείτε απλώς να επιλέξετε την ομάδα εγγράφων ή το έγγραφο που θέλετε να καταργήσετε στη δομή του δέντρου και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ Διαγραφή στο διάλογο. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

Σημείωση: ο Διαγραφή Η δυνατότητα αφαιρεί μόνο το έγγραφο από μια ομάδα, τα έγγραφα εξακολουθούν να υπάρχουν στον υπολογιστή σας

---

Καθαρίστε σφάλματα κατά τις ομάδες εγγράφων

Μερικές φορές μπορεί να προκαλέσει σφάλματα στο αγαπημένα ομαδοποιήστε τους ακόλουθους λόγους:

Το έγγραφο έχει ήδη παραμείνει σε μια ομάδα και έχετε αλλάξει τη διαδρομή αποθήκευσης αυτού του εγγράφου (έχει μεταφερθεί σε άλλο φάκελο αρχείου, έχει μετονομαστεί σε φάκελο ή έχει διαγραφεί από υπολογιστή).

1. Για παράδειγμα, αφού προσθέσετε ένα έγγραφο σε μια ομάδα εγγράφων, όταν μετακινείτε αυτό το έγγραφο σε άλλο φάκελο στον υπολογιστή σας, το έγγραφο στο αγαπημένα η ομάδα θα έχει ένα σπασμένο σύνδεσμο. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

2. Τώρα, δεν μπορείτε να ανοίξετε αυτό το έγγραφο απευθείας από την ομάδα. Πρέπει να πάτε στο Οργάνωση ομάδας εγγράφων πλαίσιο διαλόγου και κάντε κλικ στο Καθαρά σφάλματα κουμπί για να καθαρίσετε το σφάλμα από τις ομάδες εγγράφων

3. Μετά το κλικ Σφάλμα καθαρισμού, θα δείτε το αποτέλεσμα όπως φαίνεται από τα παρακάτω στιγμιότυπα οθόνης:

---

Αυτό είναι μόνο ένα εργαλείο του Kutools για το Word

Kutools για το Word σας απαλλάσσει από την εκτέλεση χρονοβόρων λειτουργιών στο Word.

Με δέσμες εύχρηστων εργαλείων για το Word 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003 και το Office 365.

Εύκολο στη χρήση και εγκατάσταση σε Windows XP, Windows 7, Windows 8/10 και Windows Vista.

περισσότερα Χαρακτηριστικά  |  ΔΩΡΕΑΝ Λήψη  |  Αγορά τώρα