Παρακολούθηση αλλαγών στο Word: Ενεργοποίηση, προβολή, προσαρμογή, κατάργηση και απόκρυψη

Η δυνατότητα "Παρακολούθηση αλλαγών" του Microsoft Word είναι ένα ισχυρό εργαλείο που σας επιτρέπει να παρακολουθείτε και να ελέγχετε τις αλλαγές που γίνονται σε ένα έγγραφο. Είτε συνεργάζεστε με άλλους, είτε εξετάζετε μια αναφορά είτε επεξεργάζεστε τη δική σας δουλειά, μπορεί να βελτιστοποιήσει σημαντικά τη διαδικασία επεξεργασίας. Αυτό το σεμινάριο θα σας καθοδηγήσει σε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τη χρήση του "Παρακολούθηση αλλαγών" στο Word.

• Επιλέξτε ποιανού τις αλλαγές θα παρακολουθείτε
• Προσαρμόστε τον τρόπο εμφάνισης των αλλαγών που παρακολουθούνται (όλες/απλές/χωρίς σήμανση)
• Επιλέξτε τη διάταξη για τις παρακολουθούμενες αλλαγές (εσωτερικά ή στο δεξί περιθώριο)
• Επιλέξτε τους τύπους αλλαγών που θα εμφανίζονται
• Επιλέξτε ποιανού οι αλλαγές θα εμφανίζονται

• Αποδεχτείτε ή απορρίψτε τις παρακολουθούμενες αλλαγές μία προς μία
• Αποδεχτείτε ή απορρίψτε όλες τις παρακολουθούμενες αλλαγές ταυτόχρονα

Βίντεο: Παρακολούθηση αλλαγών στο Word

Ενεργοποιήστε το Track Changes

Στην καρτέλα "Έλεγχος", στην ομάδα "Παρακολούθηση", κάντε κλικ στο κουμπί "Παρακολούθηση αλλαγών" για να την ενεργοποιήσετε.

Απενεργοποιήστε το Track Changes

Με ενεργοποιημένο το Track Changes, μεταβείτε στην καρτέλα "Review", στην ομάδα "Tracking" και κάντε κλικ στο επισημασμένο κουμπί "Track Changes" για να το απενεργοποιήσετε.

Προσθέστε σχόλια για να βελτιώσετε τον έλεγχο εγγράφων

Η προσθήκη σχολίων μπορεί να παρέχει εξηγήσεις, να κάνει ερωτήσεις, να προτείνει εναλλακτικές λύσεις, να επισημάνει θέματα και να διευκολύνει τη συλλογική ανατροφοδότηση κατά τη διαδικασία αναθεώρησης εγγράφων.

1. Επιλέξτε το κείμενο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε ένα σχόλιο.
2. Στην καρτέλα "Έλεγχος", στην ομάδα "Σχόλια", κάντε κλικ στο "Νέο σχόλιο".
3. Εισαγάγετε το σχόλιό σας στο πλαίσιο εισαγωγής.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποστολή" ή πατήστε Ctrl + Enter.

   

Πλοηγηθείτε στις παρακολουθούμενες αλλαγές

Χρησιμοποιώντας τα εργαλεία πλοήγησης του Word, μπορείτε να μετακινηθείτε γρήγορα από τη μια αλλαγή στην άλλη, διασφαλίζοντας ότι κάθε τροποποίηση ελέγχεται προσεκτικά και αντιμετωπίζεται:

Στην καρτέλα "Έλεγχος", κάντε κλικ στο "Προηγούμενο" ή "Επόμενο" στην ομάδα "Αλλαγές" για να μετακινηθείτε σε κάθε αλλαγή που παρακολουθείτε στο έγγραφό σας.

Δείτε όλες τις αλλαγές σε μια προβολή λίστας

Η προβολή όλων των αλλαγών σε μια λίστα παρέχει μια ολοκληρωμένη επισκόπηση των τροποποιήσεων που έγιναν στο έγγραφό σας.

1. Στην καρτέλα "Έλεγχος", κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο κουμπί "Παράθυρο κριτικής".
2. Επιλέξτε είτε "Κατακόρυφος έλεγχος παραθύρου" ή "Οριζόντιος έλεγχος παραθύρου" για να δείτε μια λεπτομερή λίστα με όλες τις αλλαγές που έγιναν στο έγγραφο.

   

Ελέγξτε τον τρόπο παρακολούθησης και εμφάνισης των αλλαγών

Είτε εργάζεστε σε ένα έγγραφο με πολλούς συνεργάτες, είτε επεξεργάζεστε ένα πρόχειρο είτε εξετάζετε τις αλλαγές που έγιναν από άλλους, η κατανόηση του τρόπου ελέγχου και προσαρμογής του τρόπου παρακολούθησης και εμφάνισης των αλλαγών είναι ζωτικής σημασίας.

Επιλέξτε ποιανού τις αλλαγές θα παρακολουθείτε

Όταν συνεργάζεστε σε ένα έγγραφο με πολλούς συντάκτες, ίσως θέλετε να καθορίσετε εάν θα παρακολουθείτε τις αλλαγές από όλους ή απλώς τις δικές σας τροποποιήσεις. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε:

1. Στην καρτέλα "Έλεγχος", στην ομάδα "Παρακολούθηση", κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος "Παρακολούθηση αλλαγών".

   

2. Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε:
   • Για όλους για να παρακολουθείτε τις αλλαγές που έγιναν από όλους τους συγγραφείς.
   • Μόνο δικό μου για να παρακολουθείτε μόνο τις δικές σας αλλαγές.

     

Προσαρμόστε τον τρόπο εμφάνισης των αλλαγών που παρακολουθούνται

Εάν έχετε πολλές παρακολουθούμενες αλλαγές, μπορεί να αποσπάσουν την προσοχή όταν προσπαθείτε να διαβάσετε ένα έγγραφο. Αυτή η ενότητα θα σας καθοδηγήσει στις επιλογές προσαρμογής της ορατότητας και της παρουσίασης των παρακολουθούμενων αλλαγών στο έγγραφό σας.

Στην καρτέλα "Έλεγχος", στην ομάδα "Παρακολούθηση", κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Εμφάνιση για έλεγχο" και επιλέξτε την επιλογή που προτιμάτε:

• Απλή σήμανση: Εμφανίζει το έγγραφο σαν να έγιναν αποδεκτές όλες οι αλλαγές, με μια κάθετη γραμμή στο αριστερό περιθώριο που υποδεικνύει πού έγινε μια αλλαγή.
• Όλα τα σήματα: Εμφανίζει όλες τις παρακολουθούμενες αλλαγές στο έγγραφο, συμπεριλαμβανομένων των εισαγωγών, των διαγραφών και των αλλαγών μορφοποίησης.
• Χωρίς Σήμανση: Εμφανίζει το έγγραφο σαν να έγιναν αποδεκτές όλες οι αλλαγές.
• Πρωτότυπο: Εμφανίζει το έγγραφο στην αρχική του κατάσταση, πριν γίνουν οποιεσδήποτε αλλαγές.

  

Επιλέξτε τη διάταξη για τις παρακολουθούμενες αλλαγές (εσωτερικά ή στο δεξί περιθώριο)

Η απόφαση σχετικά με τη διάταξη των αλλαγών που παρακολουθούνται μπορεί να επηρεάσει σημαντικά τον τρόπο με τον οποίο εσείς και άλλοι εξετάζετε ένα έγγραφο. Μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίζονται οι αλλαγές ενσωματωμένα μέσα στο κείμενο ή σε μπαλόνια στο δεξί περιθώριο.

Στην καρτέλα "Έλεγχος", στην ομάδα "Παρακολούθηση", κάντε κλικ στην επιλογή "Εμφάνιση σήμανσης" > "Μπαλόνια" και επιλέξτε μία από τις ακόλουθες επιλογές:

Εμφάνιση αναθεωρήσεων σε Balloons: Οι διαγραφές και οι λεπτομερείς πληροφορίες των αλλαγών μορφοποίησης θα εμφανίζονται σε μπαλόνια στο δεξί περιθώριο. Οι αλλαγές μορφοποίησης θα είναι ορατές απευθείας στο κείμενο του εγγράφου. Οι εισαγωγές θα εμφανίζονται ενσωματωμένα μέσα στο κείμενο.
Εμφάνιση όλων των αναθεωρήσεων ενσωματωμένη: Οι εισαγωγές, οι διαγραφές και οι αλλαγές μορφοποίησης θα εμφανίζονται απευθείας μέσα στο κείμενο.
Εμφάνιση μόνο μορφοποίησης σε μπαλόνια: Μόνο λεπτομερείς πληροφορίες για τις αλλαγές μορφοποίησης θα εμφανίζονται σε μπαλόνια στο δεξί περιθώριο. Οι αλλαγές μορφοποίησης θα είναι ορατές απευθείας στο κείμενο του εγγράφου. Οι εισαγωγές και οι διαγραφές θα εμφανίζονται απευθείας μέσα στο κείμενο.

Επιλέξτε τους τύπους αλλαγών που θα εμφανίζονται

Το φιλτράρισμα των τύπων αλλαγών που εμφανίζονται μπορεί να σας βοηθήσει να εστιάσετε σε συγκεκριμένες τροποποιήσεις, όπως επεξεργασίες κειμένου ή αλλαγές μορφοποίησης, κάνοντας τη διαδικασία αναθεώρησης πιο διαχειρίσιμη:

1. Στην καρτέλα "Έλεγχος", στην ομάδα "Παρακολούθηση", κάντε κλικ στο "Εμφάνιση σήμανσης". Θα δείτε σημάδια επιλογής δίπλα στους τύπους αλλαγών που είναι ορατές αυτήν τη στιγμή.
2. Κάντε κλικ σε οποιονδήποτε τύπο για να καταργήσετε το σημάδι επιλογής του και να αποκρύψετε αυτές τις αλλαγές.

   

Επιλέξτε ποιανού οι αλλαγές θα εμφανίζονται

Εάν το έγγραφό σας έχει ελεγχθεί από πολλά άτομα, μπορεί να είναι χρήσιμο να δείτε τις αλλαγές που έγιναν από συγκεκριμένα άτομα για να κατανοήσετε καλύτερα τις συνεισφορές τους.

1. Στην καρτέλα "Έλεγχος", στην ομάδα "Παρακολούθηση", κάντε κλικ στην επιλογή "Εμφάνιση σήμανσης" > "Συγκεκριμένα άτομα" > "Όλοι οι αναθεωρητές" για να καταργήσετε την επιλογή όλων των αναθεωρητών.

   

2. Κάντε ξανά κλικ στο "Εμφάνιση σήμανσης" > "Συγκεκριμένα άτομα" και επιλέξτε τον αναθεωρητή του οποίου οι αλλαγές θέλετε να εμφανίζονται μόνο.

   

Κατάργηση αλλαγών που παρακολουθούνται: Αποδοχή ή Απόρριψη

Αυτή η ενότητα θα σας δείξει πώς να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε αλλαγές μεμονωμένα ή μαζικά, ώστε να αφαιρέσετε τις παρακολουθούμενες αλλαγές στο έγγραφό σας.

Αποδεχτείτε ή απορρίψτε τις παρακολουθούμενες αλλαγές μία προς μία

Αυτή η μέθοδος είναι καλύτερη όταν πρέπει να εξετάσετε προσεκτικά κάθε αλλαγή πριν λάβετε μια απόφαση. Επιτρέπει τη διεξοδική εξέταση κάθε τροποποίησης για να διασφαλιστεί η ακρίβεια και η καταλληλότητα.

1. Επιλέξτε μια επεξεργασία στο έγγραφό σας.
2. Στην καρτέλα "Έλεγχος", στην ομάδα "Αλλαγές", κάντε κλικ σε ένα από τα ακόλουθα κουμπιά:
   • Αποδέχομαι: Για να διατηρήσετε αυτήν την αλλαγή και να προχωρήσετε στην επόμενη επεξεργασία.
   • Απορρίπτω: Για να απορρίψετε αυτήν την αλλαγή και να προχωρήσετε στην επόμενη επεξεργασία.

     

Αποδεχτείτε ή απορρίψτε όλες τις παρακολουθούμενες αλλαγές ταυτόχρονα

Εάν είστε έτοιμοι να ολοκληρώσετε το έγγραφο, μπορείτε να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε όλες τις παρακολουθούμενες αλλαγές με μία κίνηση. Αυτή η μέθοδος είναι αποτελεσματική για έγγραφα με πολλές επεξεργασίες όπου δεν απαιτείται ατομικός έλεγχος.

1. Στην καρτέλα "Έλεγχος", στην ομάδα "Αλλαγές", κάντε κλικ σε ένα από τα παρακάτω αναπτυσσόμενα βέλη:

   

2. Στο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε "Αποδοχή όλων των αλλαγών" ή "Απόρριψη όλων των αλλαγών". (Η παρακάτω εικόνα δείχνει το αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται όταν κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος "Αποδοχή".)

   

Απόκρυψη αλλαγών και σχολίων που παρακολουθούνται κατά την εκτύπωση

Μερικές φορές χρειάζεται να εκτυπώσετε ένα έγγραφο χωρίς να εμφανίσετε τις παρακολουθούμενες αλλαγές και σχόλια. Αυτή η μέθοδος διασφαλίζει ότι το εκτυπωμένο έγγραφό σας φαίνεται καθαρό και επαγγελματικό, χωρίς σημάδια κριτικής.

1. Στο έγγραφό σας, μεταβείτε στο "Αρχείο" > "Εκτύπωση".
2. Στην ενότητα "Ρυθμίσεις", κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Εκτύπωση όλων των σελίδων".
3. Στην ενότητα "Πληροφορίες εγγράφου", επιλέξτε "Εκτύπωση σήμανσης" για να το καταργήσετε.

   

Παραπάνω είναι όλο το σχετικό περιεχόμενο που σχετίζεται με Παρακολούθηση αλλαγών στο Microsoft Word. Ελπίζω να βρείτε το σεμινάριο χρήσιμο. Αν θέλετε να εξερευνήσετε περισσότερες συμβουλές και κόλπα του Word, κάντε κλικ εδώ για να αποκτήσετε πρόσβαση στην εκτενή συλλογή των σεμιναρίων μας.