Πώς να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε φακέλους από τη λίστα αλληλογραφίας στο Word;
Εάν έχετε πελάτη ή λίστα πελατών και πρέπει να στείλετε ένα ενημερωτικό φυλλάδιο σε όλους τους πελάτες στη λίστα, σε πολλές περιπτώσεις πρέπει να γράψετε το όνομα και τη διεύθυνση κάθε πελάτη στους φακέλους για την αποστολή. Αλλά αν υπάρχουν πολλές πληροφορίες πελατών στη λίστα, το έργο γραφής θα είναι ένα τεράστιο έργο. Τώρα, σας παρουσιάζω ένα τέχνασμα για τη δημιουργία και εκτύπωση φακέλων από τη λίστα στο Word.
Δημιουργήστε και εκτυπώστε φακέλους από τη λίστα αλληλογραφίας στο Word
Βήμα 2: Εισαγάγετε τη λίστα στο Word
Βήμα 3: Προσθέστε πληροφορίες στο φάκελο
Βήμα 4: Εκτυπώστε τους φακέλους
Συνιστώμενα εργαλεία παραγωγικότητας για το Word
Kutools για το Word: Ενσωμάτωση AI 🤖, πάνω από 100 προηγμένες λειτουργίες εξοικονομούν το 50% του χρόνου χειρισμού των εγγράφων σας.Δωρεάν κατέβασμα
Καρτέλα Office: Παρουσιάζει τις καρτέλες που μοιάζουν με το πρόγραμμα περιήγησης στο Word (και άλλα εργαλεία του Office), απλοποιώντας την πλοήγηση σε πολλά έγγραφα.Δωρεάν κατέβασμα
Δημιουργήστε και εκτυπώστε φακέλους από τη λίστα αλληλογραφίας στο Word
Καρτέλα Office: Φέρνει τις διεπαφές με καρτέλες σε Word, Excel, PowerPoint... |
|
Βελτιώστε τη ροή εργασίας σας τώρα. Δείτε Περισσότερα Δωρεάν κατέβασμα
|
Βήμα 1: Ορίστε στυλ φακέλων
Πρώτον, πρέπει να ορίσετε το στυλ φακέλων.
1. Ανοίξτε ένα έγγραφο του Word και κάντε κλικ Αλληλογραφίας > Φάκελοι. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
2. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση παράδοσης στο Διεύθυνση παράδοσης κουτί, και στο Διεύθυνση επιστροφής πλαίσιο, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση επιστροφής σας. Στη συνέχεια κάντε κλικ Επιλογές κουμπί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
3. Στο Επιλογές φακέλου κάντε κλικ στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογές φακέλου για να καθορίσετε το μέγεθος του φακέλου, τη διεύθυνση παράδοσης και τη διεύθυνση επιστροφής. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
4. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές εκτύπωσης για να επιλέξετε έναν τρόπο με τον οποίο ο φάκελος θα φορτωθεί στον εκτυπωτή. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
5. κλικ OK. Και κάντε κλικ στο κουμπί για εκτύπωση του φακέλου.
6. Στη συνέχεια, το Word σας ζητά ένα διάλογο για να αποθηκεύσετε τη διεύθυνση επιστροφής, κάντε κλικ στο Ναι. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
7. Ελέγξτε εάν ο φάκελος έχει εκτυπωθεί σωστά.
Εάν ο φάκελος δεν εκτυπώθηκε σωστά, δοκιμάστε να προσαρμόσετε το Μέθοδος τροφοδοσίας επιλογές στο βήμα 4.
Βήμα 2: Εισαγάγετε τη λίστα στο Word
Τώρα, πρέπει να εισαγάγουμε τη λίστα πελατών στο έγγραφο του Word.
1. κλικ Αλληλογραφίας > Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας > Φάκελοι.
2. Στο Επιλογές φακέλου κάντε κλικ στο πλαίσιο διαλόγου OK. Στη συνέχεια, το έγγραφο αλλάζει σε φάκελο με την προεπιλεγμένη διεύθυνση επιστροφής να εμφανίζεται στην επάνω αριστερή γωνία. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
3. κλικ Αλληλογραφίας > Επιλέξτε παραλήπτες > Χρησιμοποιήστε μια υπάρχουσα λίστα. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
4. Ο Επιλέξτε Πηγή δεδομένων εμφανίζεται ο διάλογος για να επιλέξετε το αρχείο που περιλαμβάνει τη λίστα που θέλετε να εισαγάγετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ανοικτό. Εδώ επιλέγω ένα βιβλίο εργασίας του Excel, αφού κάνω κλικ Ανοικτό κουμπί, α Επιλέξτε Πίνακας εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου για την επιλογή του φύλλου στο οποίο υπάρχει η λίστα. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
 |
 |
 |
5. κλικ OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και κάντε κλικ στο Αλληλογραφίας > Επεξεργασία λίστας παραληπτών, μπορείτε να δείτε τη λίστα πελατών που έχει προστεθεί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
6. Ελέγξτε το άτομο στο οποίο θέλετε να στείλετε το γράμμα στο αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου. Στη συνέχεια κάντε κλικ OK.
Βήμα 3: Προσθέστε πληροφορίες στο φάκελο
Σε αυτό το μέρος, πρέπει να καθορίσετε τις πληροφορίες που εμφανίζονται στον φάκελο.
1. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο μέσο του φακέλου (το οποίο εμφανίζεται ένα πλαίσιο κειμένου) και, στη συνέχεια, καθορίστε μια θέση στην οποία θέλετε να εισαγάγετε τη διεύθυνση. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
2. κλικ Αλληλογραφίας > Μπλοκ διευθύνσεων για να εμφανιστεί το Εισαγωγή μπλοκ διευθύνσεων διάλογος. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
3. Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε τη μορφή ονόματος παραλήπτη στην οποία θέλετε να εισαγάγετε Εισαγάγετε το όνομα του παραλήπτη σε αυτήν τη μορφή και μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση του αποτελέσματος στο Προβολή ενότητα μετά επιλέξτε μια μορφή ονόματος. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
Συμβουλή: Εάν θέλετε να μάθετε εάν τα πεδία στη λίστα παραληπτών σας ταιριάζουν με τα απαιτούμενα πεδία ή όχι, κάντε κλικ Πεδία αντιστοίχισης. Στην Πεδίο αγώναΔιαλόγου, μπορείτε να αποφασίσετε ποια πεδία μπορούν να εμφανιστούν στο φάκελο. Εάν δεν θέλετε να εμφανίζεται το πεδίο, κάντε κλικ στο (δεν ταιριάζει) στην αναπτυσσόμενη λίστα. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
4. κλικ OK, μπορείτε να δείτε ότι το μπλοκ διευθύνσεων έχει εισαχθεί στο φάκελο. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
Βήμα 4: Εκτυπώστε τους φακέλους
Ξεκινήστε να εκτυπώνετε τους φακέλους.
1. κλικ Αλληλογραφίας > Αποτελέσματα προεπισκόπησης, Και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί
και 
κουμπιά για προεπισκόπηση και βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα και οι διευθύνσεις στους φακέλους είναι σωστά. Δείτε στιγμιότυπα οθόνης:
 |
|
 |
2. κλικ Τέλος και συγχώνευση > Εκτύπωση εγγράφων. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
3. Τότε το Συγχώνευση στον εκτυπωτή εμφανίζεται ο διάλογος, επιλέξτε μια εγγραφή εκτύπωσης για να καλύψετε τις ανάγκες σας και, τέλος, κάντε κλικ OK. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:
Εκτυπώνονται οι φάκελοι.
Τα καλύτερα εργαλεία παραγωγικότητας γραφείου
Kutools για το Word - Βελτιώστε την εμπειρία σας στο Word με το Over 100 Αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά!
🤖 Kutools AI Assistant: Μεταμορφώστε το γραπτό σας με AI - Δημιουργία Περιεχομένου / Ξαναγράψτε το κείμενο / Συνοψίστε τα έγγραφα / Ζητήστε πληροφορίες με βάση το Έγγραφο, όλα μέσα στο Word
📘 Κυριαρχία εγγράφων: Διαίρεση σελίδων / Συγχώνευση εγγράφων / Εξαγωγή επιλογής σε διάφορες μορφές (PDF/TXT/DOC/HTML...) / Μαζική μετατροπή σε PDF / Εξαγωγή σελίδων ως εικόνες / Εκτύπωση πολλών αρχείων ταυτόχρονα...
✏ Επεξεργασία Περιεχομένων: Μαζική εύρεση και αντικατάσταση σε πολλά αρχεία / Αλλαγή μεγέθους όλων των εικόνων / Μεταφορά σειρών και στηλών πίνακα / Μετατροπή πίνακα σε κείμενο...
🧹 Καθαρισμός χωρίς κόπο: Σαρώστε μακριά Επιπλέον χώροι / Διακοπές ενότητας / Όλες οι κεφαλίδες / Κουτιά κειμένου / Υπερ-συνδέσεις / Για περισσότερα εργαλεία αφαίρεσης, κατευθυνθείτε στο δικό μας Κατάργηση ομάδας...
➕ Δημιουργικά ένθετα: Εισάγετε Χιλιάδες Διαχωριστές / Πλαίσια ελέγχου / Κουμπιά ραδιοφώνου / QR Code / barcode / Διαγώνιος γραμμικός πίνακας / Λεζάντα εξίσωσης / Λεζάντα εικόνας / Λεζάντα πίνακα / Πολλαπλές εικόνες / Ανακαλύψτε περισσότερα στο Εισαγωγή ομάδας...
🔍 Επιλογές Ακρίβειας: Επισήμανση συγκεκριμένες σελίδες / πίνακες / σχήματα / επικεφαλίδες παραγράφους / Βελτιώστε την πλοήγηση με περισσότερο Επιλέξτε χαρακτηριστικά...
⭐ Βελτιώσεις αστεριών: Πλοηγηθείτε γρήγορα σε οποιαδήποτε τοποθεσία / αυτόματη εισαγωγή επαναλαμβανόμενου κειμένου / εναλλαγή μεταξύ των παραθύρων εγγράφων / 11 Εργαλεία μετατροπής...
