Πώς να μειώσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου στο Outlook;

Πολλά μηνύματα email θα επιβραδύνουν την απόδοση του Outlook. Σε αυτό το σεμινάριο, θα εισαγάγει διάφορες μεθόδους για τη μείωση του μεγέθους του γραμματοκιβωτίου για τη βελτίωση της παραγωγικότητας του Outlook,

Σημείωση: προτού δοκιμάσετε τις παρεχόμενες λύσεις, βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει ένα πλήρες αντίγραφο ασφαλείας των αρχείων PST του Outlook.

Όλες οι μέθοδοι που παρέχονται σε αυτό το σεμινάριο λειτουργούν στο Outlook 2021, ενδέχεται να υπάρχουν κάποιες διαφορές σε διαφορετικές εκδόσεις του Outlook.

Βρείτε και διαγράψτε μεγάλα email και συνημμένα

Μέθοδος 1 Ταξινόμηση email κατά μέγεθος

Μέθοδος 2 Αναζήτηση email κατά μέγεθος

Χρήση Εκκαθάρισης γραμματοκιβωτίου

Αδειάστε τα διαγραμμένα στοιχεία

Μετακινήστε παλιά μηνύματα στο αρχείο Αρχειοθέτησης

Συμπιέστε το αρχείο δεδομένων του Outlook

Αρχειοθετήστε παλαιότερα αρχεία δεδομένων του Outlook

Εκκαθάριση περιττών μηνυμάτων

Βρείτε και διαγράψτε μεγάλα email και συνημμένα

Υπάρχουν δύο μέθοδοι που μπορούν να σας βοηθήσουν να βρείτε γρήγορα τα μεγάλα email και τα συνημμένα.

Μέθοδος 1 Ταξινόμηση email κατά μέγεθος

Στο Outlook, γενικά, ταξινομείτε τα email κατά ημερομηνία λήψης, στην πραγματικότητα, μπορείτε επίσης ταξινομήστε τα email με βάση το μέγεθός τους.

2. Μετά πηγαίνετε στο Κατά ημερομηνία αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε Μέγεθος.

Τώρα όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον φάκελο ταξινομούνται κατά μέγεθος και το Outlook ομαδοποιεί αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά μέγεθος σε 4 ομάδες.

Στη συνέχεια, μπορείτε να αφαιρέσετε τα μεγάλα email.

Μέθοδος 2 Αναζήτηση email κατά μέγεθος

1. Σε μια λίστα φακέλων λογαριασμού, μεταβείτε στο Αναζήτηση φακέλουκαι κάντε δεξί κλικ για να κάνετε κλικ Νέος φάκελος αναζήτησης.

2. Στη συνέχεια, στο Νέος φάκελος αναζήτησης διαλόγου, μεταβείτε στο Οργάνωση αλληλογραφίας και κάντε κλικ στο κουμπί Μεγάλη αλληλογραφία, στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επιλέξτε για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Μέγεθος αλληλογραφίας και καθορίστε το μικρό μέγεθος τουλάχιστον που θέλετε να βρείτε μηνύματα με βάση. Κάντε κλικ OK > OK για να κλείσετε τους διαλόγους.

Τώρα μπορείτε να δείτε ότι δημιουργείται ένας νέος φάκελος και όλα τα μηνύματα των οποίων τα μεγέθη είναι μεγαλύτερα από 50 kb παρατίθενται σε αυτόν τον νέο φάκελο, μπορείτε να τα περιηγηθείτε και να αφαιρέσετε τα μηνύματα που δεν χρειάζεστε πλέον.

Χρήση Εκκαθάρισης γραμματοκιβωτίου

Το εργαλείο εκκαθάρισης γραμματοκιβωτίου είναι πολύ χρήσιμο για τη μείωση του μεγέθους του γραμματοκιβωτίου. Με αυτό, μπορείτε αδειάστε το φάκελο Διαγραμμένα για να απελευθερώσετε χώρο και επίσης να κάνετε κλικ Αυτόματο Αρχείο για να μετακινήσετε παλαιότερα μηνύματα στο αρχείο αρχειοθέτησης.

Πατήστε Αρχεία κάντε κλικ στην καρτέλα Εργαλεία > Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου..

Αδειάστε τα διαγραμμένα στοιχεία

Πατήστε Προβολή μεγέθους διαγραμμένων αντικειμένων για να δείτε το το μέγεθος του Ο φάκελος "Διαγραμμένα στοιχεία", μετά επιστρέψτε για να κάνετε κλικ Αδειάστε για να καταργήσετε οριστικά τα στοιχεία από το φάκελο Διαγραμμένα.

Μετακινήστε παλιά μηνύματα στο αρχείο Αρχειοθέτησης

Πατήστε Αυτόματο Αρχείο κουμπί για να μετακινήσετε παλιά στοιχεία στα αρχεία αρχειοθέτησης στον τρέχοντα υπολογιστή.

Συμπιέστε το αρχείο δεδομένων του Outlook

Στο Outlook, μπορείτε να συμπιέσετε μη αυτόματα το αρχείο δεδομένων του Outlook (PST).

1. κλικ Αρχεία κάντε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις λογαριασμού > Ρυθμίσεις λογαριασμού.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις λογαριασμού, κάντε κλικ Φάκελος δεδομένων καρτέλα, τότε επιλέξτε έναν λογαριασμό ότι θέλετε να συμπιέσετε το αρχείο δεδομένων του, κάντε κλικ ρυθμίσεις.

3. Στο παράθυρο διαλόγου Αρχείο δεδομένων του Outlook, κάντε κλικ Συμπαγής τώρα. Κάντε κλικ στο OK.

Αρχειοθετήστε παλαιότερα αρχεία δεδομένων του Outlook

1. κλικ Αρχεία > Επιλογέςκαι στο παράθυρο Επιλογές, κάντε κλικ Προηγμένη καρτέλα στο αριστερό παράθυρο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης.

2. Στο παράθυρο διαλόγου AutoArchive, επιλέξτε Run AutoArchive κάθε n ημέρεςκαι, στη συνέχεια, καθορίστε αυτήν την επιλογή και άλλες επιλογές που χρειάζεστε, όπως π.χ Καθαρίστε τα αντικείμενα παρά. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο ΟΚ > ΟΚ.

Εκκαθάριση περιττών μηνυμάτων

Χρήση της ομάδας δυνατοτήτων Εκκαθάριση για την κατάργηση των περιττών μηνυμάτων σε επιλεγμένες συνομιλίες, φακέλους ή υποφακέλους

Επιλέξτε τους φακέλους ή τις συνομιλίες και κάντε κλικ Αρχική σελίδα καρτέλα και στο Διαγραφή ομάδα, επιλέξτε ένα χαρακτηριστικό από την αναπτυσσόμενη λίστα των Εκκαθάριση.