Πώς να εκχωρήσετε και να επεξεργαστείτε κατηγορίες χρωμάτων σε στοιχεία του Outlook;

Η αντιστοίχιση κατηγοριών χρωμάτων σε ορισμένα στοιχεία του Outlook, όπως μηνύματα email, συμβάντα και επαφές, σάς επιτρέπει να αναγνωρίζετε γρήγορα και να ομαδοποιείτε σχετικά στοιχεία στο Outlook, ώστε να μπορείτε να τα παρακολουθείτε εύκολα και να βελτιώνετε την αποτελεσματικότητα. Εάν κάποιο από τα στοιχεία σχετίζεται με περισσότερες από μία κατηγορίες, απλώς αντιστοιχίστε περισσότερες κατηγορίες χρωμάτων σε αυτό. Σε αυτό το άρθρο, θα παρουσιάσουμε τις μεθόδους για την εκχώρηση μιας κατηγορίας χρώματος σε ένα στοιχείο του Outlook και τη δημιουργία των δικών σας κατηγοριών, την αλλαγή του χρώματος ή του ονόματος μιας υπάρχουσας κατηγορίας χρωμάτων και άλλες γρήγορες μεθόδους για την εφαρμογή κατηγοριών για την επισήμανση στοιχείων του Outlook.

Σημείωση: Οι κατηγορίες χρωμάτων δεν λειτουργούν για λογαριασμούς IMAP.

Δημιουργήστε μια κατηγορία χρωμάτων και αντιστοιχίστε ένα πλήκτρο συντόμευσης σε αυτήν στο Outlook

Αντιστοιχίστε μια κατηγορία χρώματος σε στοιχεία του Outlook (ή με το πλήκτρο συντόμευσης)

Εκχωρήστε μια κατηγορία χρώματος σε ένα στοιχείο του Outlook με Γρήγορο κλικ

Εκχωρήστε μια κατηγορία χρώματος στα μηνύματα του Outlook με το Quick Step

Επεξεργαστείτε μια κατηγορία χρώματος και το πλήκτρο συντόμευσης στο Outlook

Δημιουργήστε μια κατηγορία χρωμάτων και αντιστοιχίστε ένα πλήκτρο συντόμευσης σε αυτήν στο Outlook

Το Outlook συνοδεύεται από ένα σύνολο προεπιλεγμένων κατηγοριών χρωμάτων, αλλά θα είναι ευκολότερο να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε τις δικές σας κατηγορίες, ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε καλύτερα τα σχετικά στοιχεία.

1. Στο Ταχυδρομείο προβολή, στο Αρχική στην καρτέλα Ετικέτες ομάδα, πατήστε Ταξινομώ > Όλες οι κατηγορίες.

2. Στο αναδυόμενο παράθυρο Κατηγορίες χρωμάτων πλαίσιο διαλόγου, κάντε κλικ στο Νέα κουμπί.

3. Στο νέο Προσθήκη νέας κατηγορίας διαλόγου, δώστε στην κατηγορία ένα όνομα στο πλαίσιο εισαγωγής και εκχωρήστε ένα αναγνωρίσιμο χρώμα σε αυτήν. Εάν θέλετε, ορίστε ένα πλήκτρο συντόμευσης σε αυτό.

4. κλικ OK. Θα δείτε ότι η δημιουργημένη κατηγορία εμφανίζεται τώρα στο Κατηγορίες χρωμάτων διαλόγου όπως φαίνεται παρακάτω. Κάντε κλικ OK για να αποθηκεύσετε την κατηγορία και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Αντιστοιχίστε μια κατηγορία χρώματος σε στοιχεία του Outlook (ή με το πλήκτρο συντόμευσης)

Για να αντιστοιχίσετε μια κατηγορία χρώματος σε ένα ή περισσότερα μηνύματα, συναντήσεις, επαφές ή εργασίες στο Outlook, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

1. Επιλέξτε τα στοιχεία του Outlook στα οποία θα αντιστοιχίσετε μια κατηγορία χρώματος.

2. Αντιστοιχίστε την κατηγορία με οποιονδήποτε τρόπο όπως φαίνεται παρακάτω:

Αν εσύ δεν ορίστηκε το πλήκτρο συντόμευσης για την κατηγορία χρώματος που θέλετε να αντιστοιχίσετε στα επιλεγμένα στοιχεία του Outlook: Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα επιλεγμένα στοιχεία, κάντε κλικ Ταξινομώ στο αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε την κατηγορία που θέλετε να εκχωρήσετε.
Σημείωση: Εάν εκχωρήσατε κατά λάθος μια κατηγορία χρώματος σε ένα αντικείμενο, μπορείτε να επιλέξετε το στοιχείο, να κάνετε δεξί κλικ πάνω του και στη συνέχεια να επιλέξετε Εκκαθάριση όλων των κατηγοριών.
Αν εσύ έχουν ορίσει το πλήκτρο συντόμευσης για την κατηγορία χρώματος που θέλετε να αντιστοιχίσετε στα επιλεγμένα στοιχεία του Outlook: Πατήστε το πλήκτρο συντόμευσης.
Σημείωση: Εάν εκχωρήσατε κατά λάθος μια κατηγορία χρώματος σε ένα στοιχείο με ένα πλήκτρο συντόμευσης, μπορείτε να το επιλέξετε και να πατήσετε το ίδιο πλήκτρο συντόμευσης για να διαγράψετε την κατηγορία σε αυτό.

Εκχωρήστε μια κατηγορία χρώματος σε ένα στοιχείο του Outlook με Γρήγορο κλικ

Για να αντιστοιχίσετε μια κατηγορία χρώματος σε ένα μήνυμα email, θα πρέπει να μεταβείτε στο Δες > Αλλαξε θέα > μονόκλινο or Προβολή. Για να αντιστοιχίσετε μια κατηγορία χρώματος σε μια εκδήλωση ή μια επαφή, κάντε κλικ Δες > Αλλαξε θέα > Λίστα. Μόλις τελειώσετε, κάντε τα εξής:

1. Στο Ταχυδρομείο προβολή, στο Αρχική στην καρτέλα Ετικέτες ομάδα, πατήστε Ταξινομώ > Ρύθμιση γρήγορου κλικ.

2. Στο Ρύθμιση γρήγορου κλικ διαλόγου, επιλέξτε την κατηγορία χρώματος που θα αντιστοιχίσετε με το Γρήγορο κλικ.

3. Εάν επιλέξατε μια κατηγορία που δεν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ πριν, α Μετονομασία κατηγορίας Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου που θα σας ρωτήσει εάν θέλετε να μετονομάσετε την κατηγορία:

Πατήστε Ναι για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να αποθηκεύσετε τις αλλαγές μόλις ολοκληρώσετε τη μετονομασία του, δίνοντάς του διαφορετικό χρώμα ή ορίσετε ένα πλήκτρο συντόμευσης για αυτό.
Πατήστε Οχι εάν δεν χρειάζεται να κάνετε αλλαγές.

4. Τώρα, θα χρησιμοποιήσω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως παράδειγμα. Στον φάκελο αλληλογραφίας σας, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα μήνυμα που θα εκχωρήσετε την κατηγορία με Γρήγορο κλικ. Θα δείτε ένα κενό πλαίσιο στο Κατηγορίες στήλη όπως φαίνεται παρακάτω. Ένα μόνο κλικ σε αυτό θα αντιστοιχίσει την κατηγορία στο μήνυμα.

Σημείωση: Εάν εκχωρήσατε κατά λάθος την κατηγορία χρώματος σε ένα αντικείμενο, μπορείτε να επιλέξετε το στοιχείο και να κάνετε ξανά κλικ στο πλαίσιο κατηγορίας.

Εκχωρήστε μια κατηγορία χρώματος στα μηνύματα του Outlook με το Quick Step

Το Outlook διαθέτει μια λειτουργία Γρήγορων Βημάτων που σας επιτρέπει να εκχωρήσετε μια κατηγορία χρώματος σε ένα ή πολλά μηνύματα email στο Outlook με ένα κλικ. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στο Ταχυδρομείο προβολή, στο Αρχική κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία νέου στο Γρήγορα βήματα κουτί.

2. κλικ Επιλέξτε μια δράση για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα πολλαπλών ενεργειών. Στη συνέχεια επιλέξτε Κατηγοριοποίηση μηνύματος.

3. κλικ Επιλέξτε κατηγορία για να επιλέξετε μια κατηγορία χρωμάτων που θα αντιστοιχίσετε σε μηνύματα στο Outlook με Quick Step.

4. Το όνομα της ενέργειας θα συμπληρωθεί αυτόματα στο πλαίσιο Όνομα, μπορείτε να το αλλάξετε για να γίνει πιο αναγνωρίσιμο. Επίσης, μπορείτε να ορίσετε ένα πλήκτρο συντόμευσης για αυτήν την ενέργεια (εδώ ορίζω CTRL+SHIFT+2 ως το πλήκτρο συντόμευσης) ή επεξεργαστείτε το κείμενο της συμβουλής εργαλείου. Στη συνέχεια κάντε κλικ φινίρισμα.

5. Επαναλάβετε τα παραπάνω τέσσερα βήματα εάν χρειάζεται να δημιουργήσετε γρήγορα βήματα για άλλες κατηγορίες.

6. Τώρα, επιστρέψτε στη λίστα αλληλογραφίας σας. Επιλέξτε τα μηνύματα στα οποία θα εκχωρήσετε την κατηγορία χρώματος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στη γρήγορη δράση (Φόρουμ EO) που μόλις δημιουργήσατε στο Γρήγορα βήματα κουτί. Στη συνέχεια, τα επιλεγμένα μηνύματα θα κατηγοριοποιηθούν.

Σημείωση: Εάν εκχωρήσατε κατά λάθος μια κατηγορία χρώματος σε ένα αντικείμενο, μπορείτε να επιλέξετε το στοιχείο, να κάνετε δεξί κλικ πάνω του και στη συνέχεια να επιλέξετε Εκκαθάριση όλων των κατηγοριών από το αναπτυσσόμενο μενού. Εναλλακτικά, στο παραπάνω βήμα 2, μπορείτε να επιλέξετε Εκκαθάριση κατηγοριών αντί για Κατηγοριοποίηση κατηγορίας για να δημιουργήσετε μια γρήγορη ενέργεια που διαγράφει κατηγορίες.

Επεξεργαστείτε μια κατηγορία χρώματος και το πλήκτρο συντόμευσης στο Outlook

2. Στο αναδυόμενο παράθυρο Κατηγορίες χρωμάτων παράθυρο διαλόγου, κάντε τα εξής για να επεξεργαστείτε μια κατηγορία:

Επιλέξτε την κατηγορία που θα επεξεργαστείτε.
Πατήστε Μετονομασία και πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα.
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος κάτω Χρώμα για να του δώσει διαφορετικό χρώμα.
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος κάτω Πλήκτρο συντόμευσης για να του δώσετε ένα διαφορετικό πλήκτρο συντόμευσης.

3. Εάν χρειάζεται να επεξεργαστείτε περισσότερες κατηγορίες, επαναλάβετε το παραπάνω βήμα. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ OK Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

Σχετικά Άρθρα

Πώς να κατηγοριοποιήσετε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση το θέμα στο Outlook;

Οι κατηγορίες χρωμάτων σάς επιτρέπουν να αναγνωρίζετε γρήγορα και να ομαδοποιείτε σχετικά στοιχεία στο Outlook, ώστε να μπορείτε να τα παρακολουθείτε εύκολα και να βελτιώνετε την αποτελεσματικότητα. Σε αυτό το άρθρο, θα μιλήσουμε για τον τρόπο δημιουργίας ενός κανόνα στο Outlook για την αυτόματη εκχώρηση κατηγοριών χρωμάτων σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση τα θέματά τους.

Πώς να εκχωρήσετε αυτόματα κατηγορία χρώματος σε συσκέψεις αφού τα αποδεχτείτε στο Outlook;

Στην καθημερινή σας εργασία, ενδέχεται να λαμβάνετε πολλά μηνύματα συσκέψεων στο Outlook. Μερικές φορές, θέλετε να αντιστοιχίσετε μια συγκεκριμένη κατηγορία χρωμάτων σε συναντήσεις αυτόματα όταν γίνονται δεκτές. Κανονικά, μπορείτε να τα αντιστοιχίσετε με μη αυτόματο τρόπο, αλλά, θα είναι ενοχλητικό να τα ορίσετε ένα προς ένα. Σε αυτό το άρθρο, θα μιλήσω για τον τρόπο αυτόματης επίτευξής του στο Outlook.

Πώς να ομαδοποιήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά καθορισμένες κατηγορίες χρωμάτων στο Outlook;

Μερικές φορές, επισημαίνετε μηνύματα email με συγκεκριμένες κατηγορίες χρωμάτων και, στη συνέχεια, μπορείτε να αποκλείσετε εύκολα ή να μάθετε αυτά τα μηνύματα email ή για άλλους σκοπούς. Όταν μια μάζα μηνυμάτων email συσσωρεύεται σε ένα φάκελο αλληλογραφίας, είναι δύσκολο να μάθετε τα μηνύματα email που επισημαίνονται με συγκεκριμένες κατηγορίες χρωμάτων με μια ματιά. Στην πραγματικότητα, υπάρχουν μερικά κόλπα για την ομαδοποίηση μηνυμάτων email με συγκεκριμένες κατηγορίες χρωμάτων στο Microsoft Outlook γρήγορα.

Πώς να συμπτύξετε ή να επεκτείνετε όλες τις κατηγορίες χρωμάτων από προεπιλογή στο Outlook;

Ας υποθέσουμε ότι έχετε αντιστοιχίσει κατηγορίες χρωμάτων στα μηνύματα email στο Outlook και έχετε ομαδοποιήσει όλα τα μηνύματά σας με βάση διαφορετικές κατηγορίες. Ωστόσο, κάθε φορά που επεκτείνατε ή συμπτύσσατε το φάκελο στο Outlook και, στη συνέχεια, υπάρχει και επιστρέφετε στον φάκελο, ενδέχεται να διαπιστώσετε ότι η κατηγορία ομαδοποιεί ξανά στην αρχική προβολή. Σε αυτό το σεμινάριο, θα μιλήσουμε για τη μέθοδο διατήρησης του Outlook σε σύμπτυξη ή επέκτασης των κατηγοριών χρωμάτων. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς.