Πώς να απαντήσετε σε ένα μήνυμα με μια σύσκεψη στο Outlook;

Υπάρχουν φορές που λαμβάνουμε ένα μήνυμα, ας πούμε, από πελάτες με κάτι να συζητήσουμε σε μια συνάντηση. Κανονικά, μπορείτε να μεταβείτε στο Ημερολόγιο για να δημιουργήσετε μια σύσκεψη και να αντιγράψετε μέρος του περιεχομένου του μηνύματος στο σώμα της σύσκεψης και να προσθέσετε αυτούς τους παραλήπτες του μηνύματος έναν προς έναν στη σύσκεψη που δημιουργήθηκε. Εδώ, θα εισαγάγω έναν τρόπο γρήγορης μετατροπής του μηνύματος σε σύσκεψη και αποστολής αυτής της σύσκεψης απευθείας σε όλους τους συμμετέχοντες στο μήνυμα.

Απαντήστε σε ένα μήνυμα με μια σύσκεψη στο Outlook

Απαντήστε σε ένα μήνυμα με μια σύσκεψη και προσαρμοσμένο πρότυπο στο Outlook

Απαντήστε σε ένα μήνυμα με μια σύσκεψη στο Outlook

1. Στα Εισερχόμενά σας, κάντε κλικ στο μήνυμα που θέλετε να μετατρέψετε σε σύσκεψη και να στείλετε στον αποστολέα και σε άλλους παραλήπτες.

2. Από την Αρχική στην καρτέλα Απάντηση ομάδα, πατήστε Συνάντηση. Ή πατήστε Ctrl + άλλος + R.

3. Εμφανίζεται ένα παράθυρο συνάντησης με το θέμα του email. Μπορείτε να δείτε ότι οι πληροφορίες συμπεριλαμβανομένων του θέματος του μηνύματος, του σώματος και των παραληπτών συμπληρώνονται στην αντίστοιχη περιοχή της σύσκεψης όπως φαίνεται παρακάτω. Τώρα προσθέστε την ώρα της συνάντησης, την τοποθεσία ή τα συνημμένα όπως χρειάζεστε. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε συμμετέχοντες. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ Αποστολή.

Σημείωση: Η σύσκεψη προσκαλεί παραλήπτες που βρίσκονται στη γραμμή Προς στο αρχικό μήνυμα ως Απαιτούμενοι συμμετέχοντες και παραλήπτες στη γραμμή Κοιν ως Προαιρετικοί συμμετέχοντες.

Απαντήστε σε ένα μήνυμα με μια σύσκεψη και προσαρμοσμένο πρότυπο στο Outlook

Εάν χρειάζεται πάντα να προσθέτετε κάποιες πληροφορίες (κείμενο boilerplate) στο σώμα της συνάντησης που έχει μετατραπεί, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Γρήγορα βήματα χαρακτηριστικό του Outlook.

1. Στο Ταχυδρομείο προβολή, στο Αρχική κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία νέου στο Γρήγορα βήματα κουτί.

2. κλικ Επιλέξτε μια δράση για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα πολλαπλών ενεργειών. Στη συνέχεια επιλέξτε Απάντηση με σύσκεψη.

3. Κάντε κλικ στο Εμφάνιση επιλογών κάτω από το επιλεγμένο Απάντηση με σύσκεψη ενέργεια για να επεξεργαστείτε ή να πληκτρολογήσετε τις προσαρμοσμένες πληροφορίες σας:

Προς την: Προσθέστε επιπλέον παραλήπτες εδώ, εάν θέλετε πάντα να προσθέτετε κάποιον όταν εφαρμόζετε αυτήν την ενέργεια. Η ενέργεια θα προσθέσει αυτόματα τους παραλήπτες Προς και Κοιν./Κρυφή κοινοποίηση του αρχικού μηνύματος ως συμμετέχοντες στη σύσκεψη, ανεξάρτητα από το εάν προσθέσετε παραλήπτες στο πλαίσιο Προς εδώ ή όχι.
Θέμα: θα αντικατασταθεί αυτόματα με το αρχικό θέμα του μηνύματος. Μπορείτε να προσαρμόσετε τον τίτλο της σύσκεψής σας όπως π.χ Συνάντηση για.
Τοποθεσία: Προσθέστε τις πληροφορίες τοποθεσίας. Αφήστε το κενό εάν αλλάζετε πάντα τοποθεσίες συναντήσεων.
Σπουδαιότητα: Μπορείτε να ορίσετε το προεπιλεγμένο επίπεδο σημασίας της συνάντησης στην οποία απαντάτε.
Κείμενο: Πληκτρολογήστε στο boilerplate κείμενο που θέλετε να προσθέτει αυτόματα το Outlook στο σώμα της σύσκεψης όταν εφαρμόζετε την ενέργεια. Σημείωση: Δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε την υπογραφή σας εάν έχετε ήδη δημιουργήσει μια.

4. Όπως μπορείτε να δείτε παρακάτω, το όνομα και το εικονίδιο της ενέργειας ενημερώνονται αυτόματα, μπορείτε να τα αλλάξετε αν θέλετε. Επίσης, μπορείτε να ορίσετε ένα πλήκτρο συντόμευσης για αυτήν την ενέργεια (εδώ ορίζω CTRL+SHIFT+9 ως το πλήκτρο συντόμευσης) ή επεξεργαστείτε το κείμενο της συμβουλής εργαλείου. Στη συνέχεια κάντε κλικ φινίρισμα.

5. Στα Εισερχόμενά σας, κάντε κλικ στο μήνυμα που θέλετε να μετατρέψετε σε σύσκεψη και να στείλετε στον αποστολέα και σε άλλους παραλήπτες. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην ενέργεια που δημιουργήθηκε πρόσφατα.

6. Εμφανίζεται ένα παράθυρο σύσκεψης με τις προσαρμοσμένες πληροφορίες σας συμπληρωμένες στην αντίστοιχη περιοχή. Τώρα προσθέστε την ώρα της συνάντησης, την τοποθεσία ή τα συνημμένα όπως χρειάζεστε. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε συμμετέχοντες. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ Αποστολή.

Σχετικά Άρθρα

Πώς να προωθήσετε την πρόσκληση σε σύσκεψη στο Outlook;

Όταν λαμβάνετε πρόσκληση σε σύσκεψη και διαπιστώσετε ότι ορισμένοι συμμετέχοντες στη σύσκεψη ξεχνιούνται από τον διοργανωτή της σύσκεψης, τότε μπορείτε να στείλετε εκ μέρους του διοργανωτή προωθώντας αυτήν την πρόσκληση σε σύσκεψη στους ξεχασμένους συμμετέχοντες. Ή μερικές φορές απλώς θέλετε να προωθήσετε τη σύσκεψη που υπήρχε ήδη στο ημερολόγιο του Outlook. Πώς να προωθήσετε την πρόσκληση σε σύσκεψη με βάση τις δύο παραπάνω καταστάσεις; Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξουμε πώς να προωθείτε λεπτομερώς την πρόσκληση σε σύσκεψη στο Outlook.

Πώς να αποδεχτείτε αυτόματα αίτημα συνάντησης από συγκεκριμένο άτομο στο Outlook;

Κατά τη λήψη πρόσκλησης σε σύσκεψη στο Outlook, πρέπει να αποδεχτείτε χειροκίνητα την πρόσκληση σε σύσκεψη και να στείλετε την απάντηση στον αποστολέα. Υπάρχει κάποιος εύκολος τρόπος να το αποδεχτείτε αυτόματα από ένα συγκεκριμένο άτομο στο Outlook; Η μέθοδος σε αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει.

Πώς να απορρίψετε αυτόματα τις προσκλήσεις σε συσκέψεις από συγκεκριμένα άτομα στο Outlook;

Στο Outlook, μπορούμε να δημιουργήσουμε έναν κανόνα για την αυτόματη απόρριψη ορισμένων προσκλήσεων σε σύσκεψη από συγκεκριμένα άτομα, αλλά, πώς να το αντιμετωπίσουμε; Αυτό το άρθρο θα εισαγάγει μια μέθοδο λεπτομερώς.

Πώς να μετακινήσετε αυτόματα τις απεσταλμένες συσκέψεις σε έναν συγκεκριμένο φάκελο στο Outlook;

Κανονικά, μετά την αποστολή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή των συσκέψεων, και οι δύο θα βρίσκονται στο φάκελο "Απεσταλμένα". Έτσι, ο φάκελος "Απεσταλμένα" θα είναι πολύ ακατάστατος και δυσκίνητος. Αυτό το άρθρο, θα εισαγάγω μια μέθοδο για την αυτόματη μετακίνηση των συσκέψεων σε άλλο φάκελο μετά την αποστολή της σύσκεψης.