Πώς να μετακινήσετε αυτόματα τις επόμενες συνομιλίες σε έναν φάκελο στο Outlook;
Τα Εισερχόμενά σας μπορεί να πλημμυρίσουν από όλα τα διαφορετικά είδη μηνυμάτων μετά από ένα συγκεκριμένο χρόνο χρήσης. Φανταστείτε ότι υπάρχει ένα έργο στο οποίο εργάζεστε με τους συναδέλφους σας και συνεχίζετε να στέλνετε και να λαμβάνετε μηνύματα σε ένα νήμα ή σε πολλά νήματα. Ωστόσο, κάθε φορά που χρειάζεται να το βρείτε στα Εισερχόμενά σας, πρέπει να κάνετε κύλιση προς τα κάτω ή να το αναζητήσετε, κάτι που μπορεί να είναι ενοχλητικό. Σε αυτό το άρθρο, θα μάθουμε πώς να οργανώνετε τα νήματα ή τις συνομιλίες σας στο Outlook.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε πολλές συνομιλίες στα Εισερχόμενα του Outlook και πλέον δεν στέλνετε ή λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτές τις συνομιλίες, επειδή τα σχετικά έργα έχουν ολοκληρωθεί. Για να οργανώσετε αυτά τα νήματα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν φάκελο ή έναν υποφάκελο:
1. Κάντε δεξί κλικ στο λογαριασμό αλληλογραφίας σας για να ανοίξετε ένα αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ Νέος φάκελος και ονομάστε το για να δημιουργήσετε έναν φάκελο στον λογαριασμό. Ή κάντε δεξί κλικ σε οποιονδήποτε από τους υπάρχοντες φακέλους σας, όπως τα Εισερχόμενα για να ανοίξετε ένα αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Νέος φάκελος και ονομάστε το για να δημιουργήσετε έναν υποφάκελο.
2. Επιλέξτε τα μηνύματα (συνομιλίες) στα Εισερχόμενά σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε οποιαδήποτε από τις παρακάτω μεθόδους για να τα μετακινήσετε στον φάκελο που δημιουργήσατε.
Σύρτε τα στον φάκελο που δημιουργήθηκε πρόσφατα.
Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα επιλεγμένα μηνύματα, κάντε κλικ κίνηση > Φάκελος προορισμού.
Μετακινήστε αυτόματα τις επόμενες συνομιλίες σε έναν φάκελο στο Outlook
Εάν υπάρχουν μηνύματα που συνεχίζονται σε ένα νήμα και θέλετε τα μελλοντικά μηνύματα στη συνομιλία να μεταβαίνουν αυτόματα σε έναν καθορισμένο φάκελο αντί για τα Εισερχόμενα, ακολουθήστε οποιαδήποτε από τις παρακάτω οδηγίες:
Να μετακινούνται πάντα τα μηνύματα σε επιλεγμένες συνομιλίες σε έναν φάκελο
Επιλέξτε ένα ή πολλά νήματα που θέλετε να μετακινήσετε τα υπάρχοντα και μελλοντικά τους μηνύματα στον ίδιο φάκελο, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα επιλεγμένα νήματα για να ανοίξετε ένα αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ κίνηση > Μετακίνηση πάντα μηνυμάτων σε αυτήν τη συνομιλία. Στη συνέχεια, στο αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε ή δημιουργήστε έναν νέο φάκελο στο σημείο όπου θέλετε να μετακινήσετε το μήνυμα.
Αυτόματη μετακίνηση μηνυμάτων με λέξη-κλειδί σε φάκελο
Εάν η περίπτωσή σας είναι πιο περίπλοκη και θέλετε να ορίσετε τον δικό σας κανόνα για τη μεταφορά μηνυμάτων σε έναν φάκελο, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
1. Στο Outlook, κάντε κλικ Αρχεία > Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Νέος κανόνας.
2. Στο Οδηγός κανόνων κουτί διαλόγου:
In Βήμα 1, Επιλέξτε Μετακινήστε μηνύματα με συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα σε ένα φάκελο.
In Βήμα 2, Κλίκ συγκεκριμένες λέξεις για να προσθέσετε τις λέξεις-κλειδιά στις οποίες θέλετε να μετακινήσετε τα μηνύματα με βάση. Στη συνέχεια κάντε κλικ καθορίζεται για να καθορίσετε το φάκελο προορισμού στον οποίο θέλετε να μετακινήσετε τα μηνύματα με τις λέξεις-κλειδιά.
4. Επιλέξτε τις ενέργειες που θέλετε να εφαρμόσετε στα μηνύματα που πληρούν τις προϋποθέσεις που έχετε ορίσει. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ Επόμενο.
5. Επιλέξτε εξαιρέσεις εάν έχετε. Στη συνέχεια κάντε κλικ Επόμενο.
6. Ονομάστε το όνομα του κανόνα στο Βήμα 1. σε Βήμα 2, ελέγξτε τις επιλογές που χρειάζεστε. Μπορείτε να ελέγξετε τον κανόνα που δημιουργήσατε Βήμα 3. Εάν όλα είναι εντάξει, κάντε κλικ φινίρισμα.
7. Τώρα θα δείτε ότι ο κανόνας δημιουργείται στο Κανόνες και ειδοποιήσεις , κάντε κλικ στην επιλογή OK.
Στο Outlook, μερικές φορές, υπάρχουν ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βρίσκονται στο ίδιο νήμα με την ίδια γραμμή θέματος. Κανονικά, αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζονται ξεχωριστά όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης 1. Στην πραγματικότητα, μπορείτε να εμφανίσετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως συνομιλία, όπως δείχνει το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης 2. Τώρα προχωρήστε, το σεμινάριο θα σας πει πώς να εμφανίζετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω συνομιλίας.
Κανονικά, είναι εύκολο να αναζητήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά θέμα στο Outlook. Αλλά ξέρετε πώς να κάνετε αναζήτηση με συνομιλία; Οι συνομιλίες ομαδοποιούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά θέμα, αλλά αγνοούν τα προθέματα θέματος RE:, FW:, κ.λπ. Επομένως, υπάρχει κάποιος τρόπος αναζήτησης με συνομιλία; Αυτό το άρθρο θα ολοκληρώσει το παζλ σας εύκολα!
Ίσως εξοικειωθείτε να αποθηκεύσετε ένα email σε ένα αρχείο PDF στο Outlook, αλλά ξέρετε πώς να αποθηκεύσετε μια ολόκληρη συνομιλία σε ένα αρχείο PDF; Και τι γίνεται εάν αποθηκεύετε μαζικά κάθε email μιας συνομιλίας σε ένα μεμονωμένο αρχείο PDF; Αυτό το άρθρο θα δείξει τη λύση.
Ας υποθέσουμε ότι συζητάτε προβλήματα τεχνικής με υποτρόφους μέσω email στο Outlook και υπάρχουν πολλές απαντήσεις και προωθήσεις σχετικά με ένα θέμα. Γενικά, μια συνομιλία καλύπτει ένα τεχνικό πρόβλημα. Μπορούμε να εμφανίσουμε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην προβολή συνομιλίας, αλλά πώς να μετρήσουμε τον συνολικό αριθμό όλων των συνομιλιών στο Outlook; Δοκιμάστε την παρακάτω λύση:
Τα καλύτερα εργαλεία παραγωγικότητας γραφείου
Kutools για το Outlook - Πάνω από 100 ισχυρές δυνατότητες για υπερφόρτιση του Outlook σας
