Πώς να κάνετε μαζική μετατροπή πολλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αρχεία pdf στο Outlook;
Στο Outlook, η λειτουργία Αποθήκευση ως μπορεί να αποθηκεύσει μόνο ένα email ως αρχείο μορφής HTML, TXT, MHT, MSG και Template, εάν θέλετε να μετατρέψετε τα email σε αρχεία PDF, πώς μπορείτε να το κάνετε; Σε αυτό το άρθρο, παρουσιάζω μερικά κόλπα για την επίλυση αυτού του προβλήματος.
Μετατροπή ενός email σε αρχείο PDF με λειτουργία εκτύπωσης
Μετατρέψτε ένα email σε αρχείο PDF με VBA
Μετατροπή μαζικών email σε διαχωρισμένα αρχεία PDF με το βοηθητικό πρόγραμμα Save as File
Μετατροπή ενός email σε αρχείο PDF με λειτουργία εκτύπωσης
Στο Outlook, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση Εκτύπωση για να αποθηκεύσετε ένα email ως αρχείο PDF.
1. Επιλέξτε το email που θέλετε να μετατρέψετε σε PDF, κάντε κλικ στο File > , Επιλέξτε Microsoft Print to PDF από το Printer αναπτυσσόμενη λίστα και κάντε κλικ στην επιλογή Print.
2. Στο Save Print Output As διαλόγου, επιλέξτε μια διαδρομή για να τοποθετήσετε το αρχείο και δώστε το ένα όνομα.
3. κλικ Save, και κάντε κλικ στο κουμπί Cancel για να σταματήσετε την εκτύπωση.
Τώρα το επιλεγμένο μήνυμα έχει μετατραπεί σε αρχείο PDF.
Note: Αυτή η μέθοδος λειτουργεί μόνο στο Outlook 2016.
Μετατρέψτε ένα email σε αρχείο PDF με VBA
Εάν εργάζεστε στο Outlook 2007 ή 2010, μπορείτε να εφαρμόσετε έναν κωδικό VBA για να μετατρέψετε ένα email σε αρχείο PDF.
1. Επιλέξτε ένα email και πατήστε Alt + F11 πλήκτρα για να ενεργοποιήσετε το Microsoft Visual Basic for Applications παράθυρο.
2. κλικ Insert > Moduleκαι επικολλήστε τον παρακάτω κώδικα στο Module γραφή.
VBA: Μετατροπή email σε pdf
Sub SaveAsPDFfile()
'UpdatebyExtendoffice
Dim MyOlNamespace As NameSpace
Dim MySelectedItem As MailItem
Dim Response As String
Dim FSO As Object, TmpFolder As Object
Dim tmpFileName As String
Dim wrdApp As Object
Dim wrdDoc As Object
Dim bStarted As Boolean
Dim dlgSaveAs As FileDialog
Dim fdfs As FileDialogFilters
Dim fdf As FileDialogFilter
Dim i As Integer
Dim WshShell As Object
Dim SpecialPath As String
Dim msgFileName As String
Dim strCurrentFile As String
Dim strName As String
Dim oRegEx As Object
Dim intPos As Long
Set MyOlNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set MySelectedItem = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
tmpFileName = FSO.GetSpecialFolder(2)
strName = "email_temp.mht"
tmpFileName = tmpFileName & "\" & strName
MySelectedItem.SaveAs tmpFileName, 10
On Error Resume Next
Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
If Err Then
Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
bStarted = True
End If
On Error GoTo 0
Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(FileName:=tmpFileName, Visible:=False, Format:=7)
Set dlgSaveAs = wrdApp.FileDialog(msoFileDialogSaveAs)
Set fdfs = dlgSaveAs.Filters
i = 0
For Each fdf In fdfs
i = i + 1
If InStr(1, fdf.Extensions, "pdf", vbTextCompare) > 0 Then
Exit For
End If
Next fdf
dlgSaveAs.FilterIndex = i
Set WshShell = CreateObject("WScript.Shell")
SpecialPath = WshShell.SpecialFolders(16)
msgFileName = MySelectedItem.Subject
Set oRegEx = CreateObject("vbscript.regexp")
oRegEx.Global = True
oRegEx.Pattern = "[\/:*?""<>|]"
msgFileName = Trim(oRegEx.Replace(msgFileName, ""))
dlgSaveAs.InitialFileName = SpecialPath & "\" & msgFileName
If dlgSaveAs.Show = -1 Then
strCurrentFile = dlgSaveAs.SelectedItems(1)
If Right(strCurrentFile, 4) <> ".pdf" Then
Response = MsgBox("Sorry, only saving in the pdf-format is supported." & _
vbNewLine & vbNewLine & "Save as pdf instead?", vbInformation + vbOKCancel)
If Response = vbCancel Then
wrdDoc.Close 0
If bStarted Then wrdApp.Quit
Exit Sub
ElseIf Response = vbOK Then
intPos = InStrRev(strCurrentFile, ".")
If intPos > 0 Then
strCurrentFile = Left(strCurrentFile, intPos - 1)
End If
strCurrentFile = strCurrentFile & ".pdf"
End If
End If
wrdApp.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
strCurrentFile, _
ExportFormat:=17, _
OpenAfterExport:=False, _
OptimizeFor:=0, _
Range:=0, _
From:=0, _
To:=0, _
Item:=0, _
IncludeDocProps:=True, _
KeepIRM:=True, _
CreateBookmarks:=0, _
DocStructureTags:=True, _
BitmapMissingFonts:=True, _
UseISO19005_1:=False
End If
Set dlgSaveAs = Nothing
wrdDoc.Close
If bStarted Then wrdApp.Quit
Set MyOlNamespace = Nothing
Set MySelectedItem = Nothing
Set wrdDoc = Nothing
Set wrdApp = Nothing
Set oRegEx = Nothing
End Sub
3. Τύπος F5 πλήκτρο για να ενεργοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αρχείου, επιλέξτε ένα φάκελο για να τοποθετήσετε το αρχείο και να του δώσετε ένα όνομα.
4. κλικ Save.
Άκρο: Εάν ο κώδικας δεν μπορεί να εκτελεστεί, μπορείτε να προσπαθήσετε να μεταβείτε στο Κέντρο αξιοπιστίας για να ελέγξετε την επιλογή Ενεργοποίηση όλων των μακροεντολών στην ενότητα Ρυθμίσεις μακροεντολών.
Μετατροπή μαζικών email σε διαχωρισμένα αρχεία PDF με το βοηθητικό πρόγραμμα Save as File
Με τις παραπάνω μεθόδους, μπορείτε να αποθηκεύσετε μόνο ένα μήνυμα ως αρχείο PDF κάθε φορά, εάν θέλετε να μετατρέψετε ομαδικά πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ξεχωριστά αρχεία PDF, μπορείτε να δοκιμάσετε Kutools για το Outlook'S Μαζική αποθήκευση χρησιμότητα.
Kutools for Outlook, Περιλαμβάνει ισχυρές δυνατότητες και εργαλεία για το Microsoft Outlook 2016, 2013, 2010 και Office 365. |
||
Δωρεάν εγκατάσταση Kutools για Outlook και, στη συνέχεια, κάντε τα παρακάτω βήματα:
1. Επιλέξτε τα email που θέλετε να μετατρέψετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Kutools > Bulk Save.
2. Στο Save message as other files διαλόγου, επιλέξτε μια διαδρομή για να εντοπίσετε το αρχείο και ελέγξτε PDF επιλογή μορφής, μπορείτε να ελέγξετε τις επιλογές σχετικά με την αποθήκευση περιεχομένου στη δεξιά ενότητα.
3. κλικ Ok.
Τώρα τα email έχουν μετατραπεί σε αρχεία PDF.
Save as File
Τα καλύτερα εργαλεία παραγωγικότητας γραφείου
Kutools για το Outlook - Πάνω από 100 ισχυρές δυνατότητες για υπερφόρτιση του Outlook σας
🤖 Βοηθός αλληλογραφίας AI: Άμεσα επαγγελματικά email με μαγεία AI -- με ένα κλικ για ιδιοφυείς απαντήσεις, τέλειος τόνος, πολυγλωσσική γνώση. Μεταμορφώστε τα email χωρίς κόπο! ...
📧 Αυτοματοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Εκτός γραφείου (Διαθέσιμο για POP και IMAP) / Προγραμματισμός αποστολής email / Αυτόματο CC/BCC βάσει κανόνων κατά την αποστολή email / Αυτόματη προώθηση (Σύνθετοι κανόνες) / Αυτόματη προσθήκη χαιρετισμού / Διαχωρίστε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πολλών παραληπτών σε μεμονωμένα μηνύματα ...
📨 Διαχείριση e-mail: Εύκολη ανάκληση email / Αποκλεισμός απάτης email από υποκείμενα και άλλους / Διαγραφή διπλότυπων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου / Προχωρημένη Αναζήτηση / Ενοποίηση φακέλων ...
📁 Συνημμένα Pro: Μαζική αποθήκευση / Αποσύνδεση παρτίδας / Συμπίεση παρτίδας / Αυτόματη αποθήκευση / Αυτόματη απόσπαση / Αυτόματη συμπίεση ...
🌟 Διασύνδεση Magic: 😊Περισσότερα όμορφα και δροσερά emojis / Ενισχύστε την παραγωγικότητά σας στο Outlook με προβολές με καρτέλες / Ελαχιστοποιήστε το Outlook αντί να κλείσετε ...
???? Με ένα κλικ Wonders: Απάντηση σε όλους με εισερχόμενα συνημμένα / Email κατά του phishing / 🕘Εμφάνιση ζώνης ώρας αποστολέα ...
👩🏼🤝👩🏻 Επαφές & Ημερολόγιο: Μαζική προσθήκη επαφών από επιλεγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου / Διαχωρίστε μια ομάδα επαφής σε μεμονωμένες ομάδες / Κατάργηση υπενθυμίσεων γενεθλίων ...
Διανεμήθηκαν παραπάνω από 100 Χαρακτηριστικά Περιμένετε την εξερεύνηση σας! Κάντε κλικ εδώ για να ανακαλύψετε περισσότερα.