Αυτή η μέθοδος θα σας καθοδηγήσει να μετακινήσετε όλα τα μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν νέο φάκελο κατά μέγεθος και, στη συνέχεια, να αρχειοθετήσετε το νέο φάκελο χειροκίνητα στο Outlook. Κάντε τα εξής:

1. Στο Ταχυδρομείο θέα, (1) επιλέξτε το φάκελο αλληλογραφίας από τον οποίο θα αρχειοθετήσετε μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, (2) πληκτρολογήστε την εντολή ερωτήματος μέγεθος:> 5KB στο Άμεση αναζήτηση κουτί, και (3) κλικ Αναζήτηση > Τρέχων φάκελος (ή άλλο εύρος αναζήτησης όπως χρειάζεστε). Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

Note: Στην εντολή ερωτήματος μέγεθος:> 5KB, 5KB είναι το καθορισμένο μέγεθος από το οποίο θα αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μπορείτε να το αλλάξετε όπως χρειάζεστε.

2. Επιλέξτε όλα τα αποτελέσματα αναζήτησης στη λίστα αλληλογραφίας, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε κίνηση > Άλλες φακέλου από το μενού περιβάλλοντος. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

Note: Μπορείτε εύκολα να επιλέξετε όλα τα αποτελέσματα αναζήτησης κάνοντας κλικ σε οποιοδήποτε αποτέλεσμα αναζήτησης και, στη συνέχεια, πατώντας Ctrl + A ταυτόχρονα.

3. Τώρα καθορίστε το φάκελο προορισμού στον οποίο θα μεταφέρετε τα email ως εξής: (1) στο παράθυρο διαλόγου Μετακίνηση στοιχείων, κάντε κλικ Νέα κουμπί, (2) στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέου φακέλου, ονομάστε τον νέο φάκελο, (3) καθορίστε πού θα τοποθετήσετε το νέο φάκελο και (4) κάντε κλικ στο κουμπί OK κουμπί δύο φορές για να κλείσετε δύο παράθυρα διαλόγου. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

4. Τώρα όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεγαλύτερα από το καθορισμένο μέγεθος μετακινούνται από το καθορισμένο πεδίο αναζήτησης στον νέο φάκελο. Προχωρήστε για να κάνετε κλικ Αρχεία > Πληροφορίες > Εργαλεία > Καθαρίστε παλιά αντικείμενα (Ή Αρχεία > Πληροφορίες > Εργαλεία καθαρισμού > Αρχείο).

 

5. Στο πλαίσιο διαλόγου Αρχειοθέτηση, διαμορφώστε τις ρυθμίσεις αρχειοθέτησης όπως φαίνεται στο δεξί στιγμιότυπο οθόνης:
(1) Ελέγξτε το Αρχειοθετήστε αυτόν το φάκελο και όλους τους υποφακέλους επιλογή;
(2) Επιλέξτε το νέο φάκελο στον οποίο μετακινήσατε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο παρακάτω πλαίσιο λίστας.
(3) Τύπος Αύριο στο Αρχειοθετήστε αντικείμενα σε παλαιότερα από κουτί;
(4) Κάντε κλικ στο Αναζήτηση κουμπί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

 

6. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείων δεδομένων του Outlook, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο αρχείο αρχείων PST στο Όνομα αρχείου και κάντε κλικ στο OK κουμπί. Δείτε παρακάτω το στιγμιότυπο οθόνης:

7. Τώρα επιστρέφετε στο παράθυρο διαλόγου Αρχείο, κάντε κλικ στο OK κουμπί. Και μετά κάντε κλικ στο Ναι κουμπί στο αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου Microsoft Outlook. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

Μέχρι στιγμής, έχετε ήδη αρχειοθετήσει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το καθορισμένο μέγεθος στο Outlook.

Ορίστε τις ρυθμίσεις AutoArchive για όλους τους φακέλους στο Outlook

(Αυτόματη) αρχειοθέτηση ολοκληρωμένων εργασιών μόνο στο Outlook

Αρχειοθετήστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά έτος / μήνα / ημερομηνία στο Outlook