Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για εξαγωγή της καθολικής λίστας διευθύνσεων σε ένα αρχείο CSV στο Outlook.

1. Μεταβείτε στην προβολή επαφών και δημιουργήστε έναν νέο φάκελο επαφών με δεξί κλικ στον προεπιλεγμένο φάκελο επαφών και επιλέγοντας Νέος φάκελος από το μενού με δεξί κλικ. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

2. Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία νέου φακέλου ανοίγματος, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο φάκελο στο Όνοματεπώνυμο και κάντε κλικ στο OK κουμπί. Δείτε το παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης:
Note: Στην περίπτωσή μας, ονομάζουμε το νέο φάκελο ως Προσωρινός.

3. Επαναλάβετε πάνω από το Βήμα 1 και το Βήμα 2 για να δημιουργήσετε έναν άλλο νέο φάκελο επαφής και να ονομαστείτε ως GAL.

4. Μεταβείτε στον προεπιλεγμένο φάκελο επαφών, επιλέξτε όλες τις επαφές σε αυτόν και σύρετε στο νέο Προσωρινός φάκελο.
Note: Για να επιλέξετε όλες τις επαφές σε ένα φάκελο επαφών, επιλέξτε πρώτα μία επαφή στο φάκελο και, στη συνέχεια, πατήστε το Ctrl + A ταυτόχρονα.

Και τώρα ο προεπιλεγμένος φάκελος επαφών είναι κενός.

5. Κλίκ Αρχική > Βιβλίο διευθύνσεων.

6. Στο εναρκτήριο βιβλίο διευθύνσεων, παρακαλώ:
(1) Προσδιορίστε το Συνολική λίστα διευθύνσεων από το Βιβλίο διευθύνσεων αναπτυσσόμενη λίστα
(2) Κρατώντας το αλλαγή και κάντε κλικ στην πρώτη επαφή και στην τελευταία για να επιλέξετε όλες τις επαφές, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Προσθήκη στις Επαφές από το μενού δεξιού κλικ.

Τώρα όλες οι επαφές στη λίστα καθολικών διευθύνσεων προστίθενται στον προεπιλεγμένο φάκελο επαφών. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Βιβλίο διευθύνσεων.

7. Μεταβείτε στον προεπιλεγμένο φάκελο επαφών, επιλέξτε όλες τις επαφές σε αυτόν και σύρετε στο νέο GAL φάκελο.

8. Κλίκ φιλέτο > Άνοιγμα & Εξαγωγή > Εισαγωγή / Εξαγωγή or φιλέτο > Ανοικτό > εισαγωγή.

9. Στον Οδηγό εισαγωγής και εξαγωγής, κάντε κλικ για να επιλέξετε το Εξαγωγή σε αρχείο και κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.

10. Στο πρώτο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή σε αρχείο, κάντε κλικ για να επιλέξετε το Τιμές διαχωρισμένες με κόμματα και κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.

11. Στο δεύτερο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή σε αρχείο, κάντε κλικ για να επιλέξετε το GAL φάκελο και κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.

12. Στο τρίτο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή σε αρχείο, παρακαλούμε (δείτε το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης):

(1) Κάντε κλικ στο Αναζήτηση κουμπί;
(2) Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση, καθορίστε ένα φάκελο προορισμού για να αποθηκεύσετε το αρχείο CSV, ονομάστε το αρχείο CSV στο Όνομα αρχείου και κάντε κλικ στο OK κουμπί;
(3) Κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.

13. Στο τελευταίο πλαίσιο διαλόγου Εξαγωγή σε αρχείο, κάντε κλικ στο φινίρισμα κουμπί.

Μέχρι στιγμής έχουμε εξάγει όλες τις επαφές στη λίστα καθολικών διευθύνσεων στο Outlook σε ένα μεμονωμένο αρχείο CSV.

:
(1) Μην ξεχάσετε να επαναφέρετε τις αρχικές επαφές στον προεπιλεγμένο φάκελο επαφών: μεταβείτε στο Προσωρινός φάκελο, επιλέξτε όλες τις επαφές και σύρετε στον προεπιλεγμένο φάκελο επαφών.
(2) Διαγράψτε το Προσωρινός φάκελο όπως χρειάζεστε.

Επίδειξη: εξαγωγή GAL (Καθολική λίστα διευθύνσεων) σε αρχείο CSV στο Outlook

Προσθέστε εύκολα μέλη της ομάδας επαφών από αποστολείς ή παραλήπτες email στο Outlook

Κανονικά, μπορούμε να αντιγράψουμε έναν αποστολέα ή έναν παραλήπτη από ένα email και, στη συνέχεια, να τον προσθέσουμε ως μέλος της ομάδας επαφών με Προσθήκη μελών > Από το βιβλίο διευθύνσεωνκαι δεν φαίνεται να υπάρχει τρόπος να προσθέσετε μαζικά πολλούς αποστολείς ή παραλήπτες πολλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ομάδα επαφών. Όμως, με το εξαιρετικό Προσθήκη στις ομάδες δυνατότητα του Kutools για Outlook, μπορείτε εύκολα να προσθέσετε πολλούς αποστολείς ή παραλήπτες email σε ομάδες επαφών στο Outlook με μόνο μερικά κλικ.

Αυτή η μέθοδος θα εισαγάγει έναν κυκλικό τρόπο εξαγωγής της καθολικής λίστας διευθύνσεων σε αρχείο csv με μια νέα ομάδα επαφών στο Outlook.

1. Στην προβολή Άτομα (ή Επαφές), δημιουργήστε μια νέα ομάδα επαφών κάνοντας κλικ Αρχική > Νέα ομάδα επαφών.

2. Στο νέο παράθυρο ομάδας επαφών, ονομάστε τη νέα ομάδα επαφών ως Συνολική λίστα διευθύνσεων στο Όνοματεπώνυμο πλαίσιο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ομάδα επαφών > Προσθήκη μελών > Από το βιβλίο διευθύνσεων. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

3. Στο παράθυρο διαλόγου Select Members, ανοίξτε:
(1) Επιλέξτε το Συνολική λίστα διευθύνσεων από το Βιβλίο διευθύνσεων αναπτυσσόμενη λίστα
(2) Κρατώντας το αλλαγή και επιλέξτε όλες τις επαφές κάνοντας κλικ στην πρώτη επαφή και στην τελευταία.
(3) Κάντε κλικ στο Μέλη , και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK κουμπί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

Και τώρα όλες οι επαφές στη λίστα καθολικών διευθύνσεων έχουν προστεθεί ως μέλη της νέας ομάδας επαφών.

4. Επιστρέψτε στο παράθυρο της ομάδας επαφών και κάντε κλικ στο φιλέτο > Αποθήκευση ως.

5. Στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως, παρακαλούμε:
(1) Ανοίξτε το φάκελο προορισμού στον οποίο θα αποθηκεύσετε την ομάδα επαφών.
(2) Ονομάστε την ομάδα επαφών στο Όνομα αρχείου κουτί;
(3) Επιλέξτε το Μόνο κείμενο (* .txt) από το Αποθήκευση ως τύπου αναπτυσσόμενη λίστα
(4) Κάντε κλικ στο Αποθήκευση κουμπί.

6. Τώρα ανοίξτε το νέο αρχείο Txt, αντιγράψτε όλα τα δεδομένα σχετικά με τα μέλη της ομάδας επαφών από αυτό και επικολλήστε το σε ένα νέο βιβλίο εργασίας.

7. Αποθηκεύστε το νέο βιβλίο εργασίας ως αρχείο CSV κάνοντας κλικ φιλέτο > Αποθήκευση ως.

8. Στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως, παρακαλούμε:
(1) Ανοίξτε το φάκελο προορισμού στον οποίο θα αποθηκεύσετε το νέο αρχείο CSV.
(2) Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο αρχείο CSV στο Όνομα αρχείου κουτί;
(3) Επιλέξτε το CSV (οριοθετημένο με κόμματα) (* .csv) από το Αποθήκευση ως τύπου αναπτυσσόμενη λίστα
(4) Κάντε κλικ στο Αποθήκευση κουμπί.

Μέχρι στιγμής, έχετε ήδη αποθηκεύσει την καθολική λίστα διευθύνσεων ως αρχείο CSV.

Επίδειξη: Εξαγωγή GAL (καθολική λίστα διευθύνσεων) σε αρχείο CSV με την ομάδα επαφών στο Outlook

Εξαγωγή της καθολικής λίστας διευθύνσεων του Outlook (βιβλίο διευθύνσεων) στο Excel

Εκτύπωση καθολικής λίστας διευθύνσεων (βιβλίο διευθύνσεων) στο Outlook