Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μηνύματος αυτόματης απάντησης και να ορίσετε έναν κανόνα για αυτόματη απάντηση σε εξωτερικούς οργανισμούς στο Outlook.

1. Δημιουργήστε ένα νέο email, πληκτρολογήστε θέμα και συνθέστε μήνυμα όπως χρειάζεστε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αρχεία > Αποθήκευση ως.

2. Στο πλαίσιο διαλόγου "Αποθήκευση ως" ανοίγματος, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Όνομα αρχείου πλαίσιο, επιλέξτε το Πρότυπο Outlook (* .oft) από το Αποθήκευση ως τύπου αναπτυσσόμενη λίστα και κάντε κλικ στο Αποθήκευση κουμπί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

3. Κλείστε το email χωρίς αποθήκευση.

4. Μεταβείτε στο φάκελο αλληλογραφίας στον οποίο θα εφαρμόσετε τον κανόνα αυτόματης απάντησης και κάντε κλικ στο Αρχική > Κανόνες που > Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

5. Στο παράθυρο διαλόγου "Κανόνες και ειδοποιήσεις", κάντε κλικ Νέος κανόνας κουμπί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

6. Στο πρώτο πλαίσιο διαλόγου Οδηγός κανόνων, επιλέξτε το Εφαρμόστε τον κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω και κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

7. Στο δεύτερο παράθυρο διαλόγου Οδηγός κανόνων, κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί απευθείας χωρίς να ελέγξετε καμία επιλογή. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

8. Τώρα εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου προειδοποίησης Microsoft Outlook. Κάντε κλικ στο Ναι κουμπί για να προχωρήσετε.

9. Στο τρίτο παράθυρο διαλόγου Οδηγός κανόνων, επιλέξτε το απαντήστε χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κείμενο του ένα συγκεκριμένο πρότυπο. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

10. Τώρα στο επόμενο παράθυρο διαλόγου Επιλογή προτύπου απάντησης, επιλέξτε το Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων από την αναπτυσσόμενη λίστα Look In, επιλέξτε το πρότυπο μηνύματος που δημιουργήσατε στο Βήμα 2 και κάντε κλικ στο Ανοικτό κουμπί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

11. Τώρα επιστρέφετε στο τρίτο παράθυρο διαλόγου Οδηγός κανόνων, κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.

12. Στο τέταρτο παράθυρο διαλόγου Οδηγός κανόνων, επιλέξτε το εκτός από συγκεκριμένες λέξεις στη διεύθυνση του αποστολέα και κάντε κλικ στο κείμενο του συγκεκριμένες λέξεις. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

13. Στο πρώτο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση κειμένου, πληκτρολογήστε τον τομέα της εταιρείας / οργανισμού σας στο πρώτο πλαίσιο, κάντε κλικ στο Πρόσθεση και κάντε κλικ στο κουμπί OK κουμπί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

14. Τώρα κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί για να μπείτε στο τελευταίο παράθυρο διαλόγου Οδηγός κανόνων. Ονομάστε τον νέο κανόνα στο Βήμα 1 πλαίσιο, επιλέξτε τις επιλογές που χρειάζεστε στο Βήμα 2 και κάντε κλικ στο φινίρισμα κουμπί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

15. Κάντε κλικ στο OK κουμπί στο πλαίσιο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις.

Από τώρα και στο εξής, το Microsoft Outlook θα απαντά αυτόματα σε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εξωτερικούς οργανισμούς.

Αυτόματο Cc ή Bcc κάθε εξερχόμενα email σε καθορισμένους παραλήπτες (εγώ) στο Outlook

Παρέχεται από το Kutools για Outlook.

Ξεκινήστε εκτός γραφείου στο Outlook

Αυτόματη απάντηση μόνο σε έναν συγκεκριμένο τομέα στο Outlook

Αυτόματη απάντηση σε συγκεκριμένο αποστολέα (διεύθυνση email) στο Outlook