Πώς να μετατρέψετε τη λίστα διανομής σε μεμονωμένες επαφές στο Outlook;

Όταν λαμβάνετε μια λίστα διανομής που αποστέλλεται από άλλους, αφού αποθηκεύσετε τη λίστα διανομής στο φάκελο Επαφές, πώς μπορείτε να μετατρέψετε αυτήν την ομάδα επαφών σε μεμονωμένες επαφές στο Outlook; Στην πραγματικότητα, το Outlook δεν σας παρέχει καμία δυνατότητα για την επίλυση αυτού του προβλήματος. Αλλά υπάρχουν ακόμα μέθοδοι για αυτό. Δείτε το παρακάτω σεμινάριο.

Μετατροπή λίστας διανομής σε μεμονωμένες επαφές με επέκταση και αποθήκευση μία προς μία

Μετατροπή λίστας διανομής σε μεμονωμένες επαφές με εισαγωγή

Βήμα 1: Αποθηκεύστε τη λίστα διανομής ως αρχείο txt

Βήμα 2: Αποθηκεύστε το αρχείο txt ως αρχείο csv στο Excel

Βήμα 3: Βεβαιωθείτε ότι οι επαφές και οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαχωρίζονται με κόμματα

Βήμα 4: Εισαγάγετε το αρχείο CSV στο φάκελο επαφών του Outlook

Καρτέλα Office - Ενεργοποιήστε την επεξεργασία με καρτέλες και την περιήγηση στο Microsoft Office, κάνοντας την εργασία άνετη

Διαβάστε περισσότερα ...Κατεβάστε ...

Kutools for Outlook - Ενισχύστε το Outlook με 100+ προηγμένες δυνατότητες για ανώτερη απόδοση

Αυτοματοποιήστε την αποστολή email με Αυτόματο CC / BCC, Αυτόματη προώθηση με κανόνες? στείλετε Αυτόματη απάντηση (Εκτός γραφείου) χωρίς να απαιτείται διακομιστής ανταλλαγής...
Λάβετε υπενθυμίσεις όπως Προειδοποίηση BCC όταν απαντάτε σε όλους όσο βρίσκεστε στη λίστα BCC και Υπενθύμιση όταν λείπουν συνημμένα για ξεχασμένα συνημμένα...
Βελτιώστε την αποτελεσματικότητα του email με Απάντηση (Όλα) Με Συνημμένα, Αυτόματη προσθήκη χαιρετισμού ή ημερομηνίας και ώρας στην υπογραφή ή στο θέμα, Απάντηση σε πολλά email...
Βελτιώστε την αποστολή email με Ανάκληση email, Εργαλεία συνημμένου (Συμπίεση όλων, Αυτόματη αποθήκευση όλων...), Κατάργηση διπλότυπων, να Γρήγορη αναφορά...

Ενισχύστε το Outlook 2021 - 2010 ή το Outlook 365 με αυτές τις προηγμένες δυνατότητες. Απολαύστε μια ολοκληρωμένη δωρεάν δοκιμή 60 ημερών και αναβαθμίστε την εμπειρία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας!

Διαβάστε περισσότερα ...Κατεβάστε ...

Μετατροπή λίστας διανομής σε μεμονωμένες επαφές με επέκταση και αποθήκευση μία προς μία

Εάν δεν υπάρχουν πολλά μέλη στη λίστα διανομής, σας συνιστώ να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο για τη μετατροπή της λίστας διανομής σε μεμονωμένες επαφές στο Outlook.

1. Πρώτα, πρέπει να αποθηκεύσετε τη λίστα διανομής που αποστέλλεται από άλλους σύροντάς την στον φάκελο επαφών και, στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα email.

2. Στο παράθυρο Μήνυμα, κάντε κλικ στο Προς την κουμπί για να επιλέξετε τη λίστα διανομής που θέλετε να μετατρέψετε σε μεμονωμένες επαφές.

3. Όταν εμφανίζεται η λίστα διανομής στο Προς την πεδίο, κάντε κλικ στο κουμπί για να επεκτείνετε τη λίστα διανομής.

4. Στη συνέχεια ένα Ανάπτυξη λίστας εμφανίζεται το πλαίσιο προτροπής, κάντε κλικ στο OK κουμπί. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

5. Μετά την επέκταση της λίστας διανομής, επιλέξτε και κάντε δεξί κλικ στην πρώτη επαφή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Προσθήκη στις Επαφές του Outlook στο μενού με δεξί κλικ. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

6. Τώρα το Επικοινωνία εμφανίζεται το παράθυρο, κάντε κλικ στο Αποθήκευση & Κλείσιμο κουμπί για να το αποθηκεύσετε μετά την ολοκλήρωση της συμπλήρωσης όλων των πληροφοριών για αυτήν την επαφή.

7. Πρέπει να επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα 5 και 6 για να δημιουργήσετε νέες επαφές από τη λίστα διανομής έως ότου όλα τα μέλη αποθηκευτούν στο φάκελο επαφών σας.

8. Αφού αποθηκεύσετε όλες τις επαφές της λίστας διανομής, κλείστε το παράθυρο μηνύματος χωρίς αποστολή.

Μετατροπή λίστας διανομής σε μεμονωμένες επαφές με εισαγωγή

Εάν υπάρχουν πολλά μέλη στη λίστα διανομής, η ακόλουθη μέθοδος εισαγωγής θα σας κάνει καλό.

Βήμα 1: Αποθηκεύστε τη λίστα διανομής ως αρχείο txt

1. Αφού αποθηκεύσετε τη λίστα διανομής στο φάκελο "Επαφές", μεταβείτε στην προβολή "Επαφές" ή "Άτομα", επιλέξτε και ανοίξτε τη λίστα διανομής που θέλετε να μετατρέψετε σε μεμονωμένη επαφή.

2. κλικ Αρχεία (Office κουμπί στο Outlook 2007)> Αποθήκευση ως.

3. Στο Αποθήκευση ως πλαίσιο διαλόγου, πρέπει:

1). Επιλέγω Κείμενο μόνο στο Αποθήκευση ως τύπου αναπτυσσόμενη λίστα;

2). Επιλέξτε μια τοποθεσία για να αποθηκεύσετε το αρχείο κειμένου.

3). Ονομάστε το αρχείο στο Όνομα αρχείου κουτί;

4). Κάντε κλικ στο Αποθήκευση κουμπί.

Βήμα 2: Αποθηκεύστε το αρχείο txt ως αρχείο csv στο Excel

Τώρα πρέπει να αποθηκεύσετε το αρχείο txt ως αρχείο csv στο Excel. Κάντε τα εξής:

1. Ανοίξτε ένα βιβλίο εργασίας του Excel.

2. Στο φύλλο εργασίας του Excel, πληκτρολογήστε τη λέξη «Όνομα"Στο κελί A1 και στο κελί B1, πληκτρολογήστε"E-mail ". Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

3. Ανοίξτε το αρχείο txt που έχετε δημιουργήσει στο Βήμα 1, επιλέξτε τις γραμμές μόνο με τα ονόματα και τις διευθύνσεις email. Στη συνέχεια πατήστε Ctrl + C για να αντιγράψετε τα επιλεγμένα στοιχεία.

4. Επιστρέψτε στο φύλλο εργασίας, κάντε κλικ στο κελί A2 και, στη συνέχεια, πατήστε Ctrl + V για να επικολλήσετε τα επιλεγμένα στοιχεία στο φύλλο εργασίας.

5. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Αρχεία (Κουμπί γραφείου στο Outlook 2007)> Αποθήκευση ως στο Excel.

6. Στο Αποθήκευση ως πλαίσιο διαλόγου, πρέπει:

1). Επιλέξτε μια τοποθεσία για να αποθηκεύσετε το αρχείο CSV.

2). Ονομάστε το αρχείο στο Όνομα αρχείου κουτί;

3). Επιλέγω CSV (MS-DOS) από το Αποθήκευση ως τύπου αναπτυσσόμενη λίστα;

4). Κάντε κλικ στο Αποθήκευση κουμπί.

Βήμα 3: Βεβαιωθείτε ότι οι επαφές και οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαχωρίζονται με κόμματα

1. Ανοίξτε το αρχείο CSV στο Σημειωματάριο με δεξί κλικ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Άνοιγμα με > μπλοκ. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

2. Βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα και οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαχωρίζονται με κόμματα.

Notes:

1. Εάν διαχωρίζονται με κόμματα, κλείστε το παράθυρο Σημειωματάριο.

2. Εάν τα διαχωριστικά δεν είναι κόμματα, για παράδειγμα είναι η άνω τελεία, κάντε κλικ Αλλαγή > Αντικαταστήστε στο παράθυρο Σημειωματάριο. Στο Αντικαταστήστε στο παράθυρο διαλόγου, πληκτρολογήστε το ερωτηματικό (;) στο βρείτε αυτό πλαίσιο και πληκτρολογήστε κόμμα (,) στο Αντικατάσταση με , στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση όλων για να αντικαταστήσετε όλα τα ερωτηματικά με κόμματα. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης:

Βήμα 4: Εισαγάγετε το αρχείο CSV στο φάκελο επαφών του Outlook

Τώρα, μπορείτε να εισαγάγετε το αρχείο csv στο φάκελο επαφών του Outlook.

1. Ανοίξτε το Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής κουτί διαλόγου.

Στο Outlook 2007, κάντε κλικ Αρχεία > Εισαγωγές και Εξαγωγές;

Στο Outlook 2010, κάντε κλικ Αρχεία > Ανοικτό > εισαγωγή;

Στο Outlook 2013, κάντε κλικ Αρχεία > Οστυλό & εξαγωγή > Εισαγωγή / Εξαγωγή.

2. Στο Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής , κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο, στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.

3. Στο Εισαγωγή αρχείου , κάντε κλικ στην επιλογή Τιμή διαχωρισμένη με κόμμα (DOS), και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο κουμπί.

4. Στο επόμενο Εισαγωγή αρχείου πλαίσιο διαλόγου, κάντε κλικ στο Αναζήτηση κουμπί για να βρείτε και να ανοίξετε το αρχείο CSV που έχετε δημιουργήσει. στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.

Note: Οι τρεις επιλογές είναι προαιρετικές για τις δικές σας ανάγκες.

5. Στο επόμενο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε a Επικοινωνία φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τις επαφές στο Επιλέξτε φάκελο προορισμού κουτί. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.